Виплата заробітної плати працівникам пов'язана зі складанням розрахункової відомості. Папір потрібно для встановлення суми виплати на кожного фахівця підприємства. До її складу входить інформація про всі нарахування та утримання із зарплати працівника. Щоб скласти документ правильно, необхідно врахувати всі нюанси виконання процесу.
Навіщо заповнювати відомість
Чинне законодавство зобов'язує підприємця заповнювати документ. У відомості фіксуються всі нарахування та утримання із заробітної плати спеціаліста. Папір дозволяє дізнатися не тільки загальні відомості про оклад, а й вивчити реальну суму, яка повинна бути видана фахівця. Без заповнення відомості здійснити нарахування грошових коштів робітникам не вдасться.
склад документа
Форма документа уніфікована для всіх підприємств. Однак реквізити у відомості можуть розміщуватися по-різному. На вигляд паперу впливає діяльність, яку виконує організація, і спосіб обробки інформації.
Якщо повинна бути заповнена розрахункова відомість Т-51, скачати бланк в excel можна за посиланням. До складу паперу входить 2 типу листів. Обсяг документа може бути збільшений.
На сторінці 1 відомості повинні бути присутніми:
- повна назва організації;
- код компанії і структурного підрозділу;
- період, за який проводиться нарахування;
- інформація про кількість грошей, які потрібно видати всім співробітникам підприємства;
- дата.
Якщо код структурного підрозділу відсутня, його можна не вказувати. У табличній частині документа міститься інформація про всі нарахування та утримання.
Відомості формуються на підставі первинних даних.
Щоб заповнити документ, потрібно врахувати:
- індивідуальні умови оплати праці кожного фахівця підприємства;
- наявність лікарняних листів;
- інформацію про кількість відпрацьованого часу;
- відомості про відпустки;
- іншу документацію і події, які впливають на розмір заробітної плати.
У документі можуть бути присутнім тільки графи, які відповідають законодавчо закріпленої формі документа. У розрахункової відомості їх всього 18.
Умовно графи поділяють по блокам:
- Дані про співробітника.
- Відомості, що впливають на розмір нарахувань.
- Дані про причини і величиною утримань.
- Розмір заборгованості.
- Підсумкова сума.
Підписання відомості знаходиться в числі повноважень головного бухгалтера. Гроші по документу не видаються. З цієї причини він не потребує наявності підпису головного посадової особи підприємства.
Якщо до складу табличній частині входить більше одного аркуша, вони в обов'язковому порядку повинні бути пронумеровані. Інформацію про загальну кількість сторінок слід вказувати на титульному аркуші. Документ потрібно для твору розрахунку заробітної плати. Відмітки про отримання виплати співробітником в папері не ставляться.
особливості заповнення
Заповненням відомості займається бухгалтерія. Папір має бути складання в 1 примірнику. Документ можна заповнити вручну або скласти на комп'ютері. Використання програми 1С: Зарплата і кадри спростить процедуру. Якщо потрібна розрахункова відомість по зарплаті, зразок заповнення Т-51 полегшить процедуру складання. (Завантажити зразок)
Якщо в процесі заповнення відомості була допущена помилка, складати документ спочатку не буде потрібно. Для виправлення потрібно закреслити помилкові дані косою рисою, а поруч вказати правильну інформацію. Біля неї потрібно проставити дату коригування.
Якщо виправлень занадто багато, папір буде потрібно скласти заново.
Заповнення в програмі 1С: Зарплата і кадри
Якщо фахівець, який займається складанням документа, вирішить виконати процедуру в програмі 1С: Зарплата і кадри, йому буде потрібно дотримуватися певної послідовності при введенні даних. Інформацію потрібно розділити на вихідну і поточну.
Вихідні дані - це стан системи до початку розрахунків. Зазвичай програму 1С: Зарплата і кадри починають використовувати не з початку звітного року. До моменту застосування нововведення вже є перелік відомостей, які потрібно ввести для продовження розрахунків.
Поточні дані показують ситуацію на підприємстві в даний момент. Відомості використовуються для подальшої взаємодії з програмою. Вводити поточні дані потрібно кожен раз перед складанням документа. Результати виконання операції може уявити як в вигляді розрахункової відомості, так і у вигляді розрахунково-платіжної. Щоб скласти необхідний документ, потрібно ввести дані, в меню вибрати пункт «Звіти», а потім клікнути по потрібного типу. Програма представить відомості в потрібній формі.
Якщо підприємство перестало видавати співробітникам зарплату через касу, документ повинен бути заповнений в електронному вигляді.
період зберігання
Папір повинна зберігатися в архіві підприємства 5 років. Відомість складається як при видачі грошових коштів готівкою, так і при перерахуванні платежу на карту працівника організації.
Процедура закриття відомості
Документ повинен бути закритий протягом 5 днів з моменту складання. Операція повинна бути виконана, навіть якщо не всі співробітники встигли отримати заробітну плату. Дія виконується в наступному порядки:
- Проводиться перевірка списку робочих. Якщо фахівець з яких-небудь причин не встиг отримати грошові кошти, навпаки його імені в табличній частині ставиться позначка «депоновано».
- Виконується підрахунок коштів, отриманих працівниками, грошей, що залишилися на рахунку підприємства.
- Підсумкова сума вказується на останньому аркуші.
- Коли підрахунки завершено, людина, що виконував дію, повинен залишити підпис на документі.
- Здійснюється виписка касового ордера. У ньому вказує сума, яка була отримана працівниками підприємства.
- У відомості проставляється номер ордера.
Заповнений і закритий документ повинен бути зафіксований в Журналі реєстрації платіжних відомостей.
Розрахункова відомість: чи обов'язково заповнювати
Документ повинен обов'язково бути присутнім в бухгалтерії підприємства.
Форма Т-51 необхідна для нарахування заробітної плати. Якщо папір буде відсутній, компанія не зможе вчасно нарахувати заробітну плату робітникам, а значить, порушить чинне законодавство.
Зараз компанії вважають за краще оплачувати працю працівників за допомогою переказу грошових коштів на банківську карту. Дія дозволяє уникнути заповнення великої кількості документації. Однак бланк розрахункової відомості по нарахуванню заробітної плати в цей список не входить.
Якщо підприємство перестало видавати співробітникам зарплату через касу і перейшло на карткову систему, документ повинен бути заповнений в електронному вигляді.