У ст. 136 Трудового кодексу РФ встановлено, що роботодавець при виплаті заробітної плати зобов'язаний повідомляти в письмовій формі кожного працівника:
- про складові частини заробітної плати, яка належить йому за відповідний період;
- про розміри інших сум, нарахованих працівнику, в тому числі грошової компенсації за порушення роботодавцем встановленого терміну відповідно виплати заробітної плати, оплати відпустки, виплат при звільненні та (або) інших виплат, що належать працівнику;
- про розміри і про підстави зроблених утримань;
- про загальну грошову суму, що підлягає виплаті.
Формою сповіщення працівника про належні йому нарахування є розрахунковий листок.
Положення ст. 136 Трудового кодексу РФ дозволяють зробити висновок про те, що оформлення та видача розрахункових листів є не правом, а обов'язком роботодавця.
Форма розрахункового листка ні Трудовим кодексом РФ, ні іншими нормативними актами РФ не встановлена.
Згідно з вимогами Трудового кодексу РФ форма розрахункового листка самостійно розробляється і затверджується роботодавцем.
При розробці форми розрахункового листка має враховуватися думка представницького органу організації (при його наявності).
Щоб не допустити конфліктів, розрахунковий листок у вигляді окремо оформленого письмового документа повинен видаватися працівникові особисто і під розпис. Відмітка про дату видачі працівникові розрахункового листка може проставлятися або у відповідному журналі, або на другому екземплярі розрахункового листка, який буде зберігатися у роботодавця.
Це призводить до необхідності оформити розрахунковий листок таким чином, щоб він одночасно містив все, встановлені Трудовим кодексом РФ відомості (розділи) (абз. 1 ст. 136 Трудового кодексу РФ). Зокрема, про розмір заробітної плати, про інші нарахування на користь працівника, про розміри і підстави утримань, про період, за який проводяться дані виплати і утримання, про підсумкової грошовій сумі, що підлягає виплаті. Необхідність включення в розрахунковий листок всіх вищеназваних розділів обумовлена тим, що його доцільно стверджувати один раз і на невизначений період часу. У ситуації, коли в окремо взятому періоді стосовно нарахувань працівника не виробляються утримання або працівникові не виробляються інші нарахування крім заробітної плати, відповідні розділи розрахункового листка залишаються незаповненими, в них проставляється прочерк.
Проставлення печатки на розрахунковому листку не є обов'язковим. Однак, розрахунковий листок доцільно підписувати особи, відповідальної за його складання.
Порядок видачі розрахункових листків в Трудовому кодексі РФ також не встановлено. Тому даний порядок також повинен бути самостійно розроблений роботодавцем і відображений в локальному нормативному акті, яким затверджується форма розрахункового листка. Зокрема, в локальному нормативному акті, повинні бути встановлені особа, яка стверджує і розробляє розрахунковий листок, періодичність видачі розрахункових листів, спосіб видачі (на паперовому носії, під розпис), повинні бути встановлені працівники, відповідальні за оформлення і видачу розрахункових листів, спосіб його зберігання, порядок знищення тощо.
Локальний нормативний акт, яким розроблено форму розрахункового листка, і порядок його застосування в організації затверджується наказом керівника організації або іншою уповноваженою особою. Форма даного наказу також не є уніфікованою і розробляється в організації самостійно. Титульний аркуш (або перший лист) локального нормативного акту, яким розроблено форму розрахункового листка, і порядок його застосування в організації, повинен містити позначку про його затвердження, дату, підпис керівника (уповноваженої особи) та печатка організації.
Періодичність видачі розрахункових листків Трудовим кодексом РФ не встановлена. Однак, слід врахувати, що в абз.1 ст. 136 Трудового кодексу РФ міститься обов'язок роботодавця при виплаті заробітної плати повідомляти в письмовій формі кожного працівника про її складові частини та ін. При цьому, в абз. 6 ст. 136 Трудового кодексу РФ міститься обов'язок роботодавця виплачувати заробітну плату не рідше ніж кожні півмісяця в день, встановлений правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором, трудовим договором. У зв'язку з цим, представляється правильним видавати працівникові розрахунковий листок при кожній виплаті заробітної плати, тобто не рідше, ніж кожні півмісяця. Інше може бути розцінено як порушення трудового законодавства і спричинити адміністративну відповідальність за ст. 5.27 КоАП РФ.