Розрахунок чисельності персоналу (в питаннях і відповідях)
Розподіл обов'язків між працівниками та розробка посадових інструкцій - різні сторони однієї медалі. Часто виникають питання про кількість працівників на підприємстві. Адже немає однозначної відповіді на питання, що краще: щоб один працівник виконував обов'язки кількох, поєднуючи різні посади, або кілька працівників відповідали тільки за виконання своїх обов'язків, не виходячи за рамки посади. У будь-якому випадку на практиці ми стикаємося з різними ситуаціями ...
Скільки людей має бути в штаті, щоб роботу кадровика міг виконувати секретар? Скільки кадровиків має бути в організації зі штатом 100, 500 і більше 1000 чоловік? Регулюються чи законодавством ці питання?
На підставі пункту 3 статті 64 Господарського кодексу України (далі - ГК) підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.
При визначенні підприємством, установою, організацією (далі - підприємство) чисельності необхідних працівників або відповідних фахівців враховуються виробничий і технологічний цикли (де є виробництво), виконувані роботи або надані послуги з урахуванням перспектив розвитку підприємства, чисельність найманих працівників, а також цілі і завдання, стоять перед підприємством. Виходячи з цього, власник або уповноважений ним орган самостійно або спільно з відділом праці та заробітної плати (ОТиЗ), якщо такий є в організаційній структурі управління підприємством, розраховує необхідну кількість фахівців для ефективного і якісного виконання поставлених завдань. Багато підприємств, де немає ОТиЗ, досягають ефективної чисельності найманих працівників шляхом проб і помилок.
При визначенні кількості фахівців відділу кадрів (кадрової служби), слід також враховувати загальну чисельність працівників підприємства, кількість структурних підрозділів на підприємстві, обсяг робіт, виконуваних на персональних комп'ютерах (ПЕОМ), чисельність військовозобов'язаних і осіб допризовної молоді, а також інтенсивність руху кадрів.
Функції, права та обов'язки структурних підрозділів відповідно до пункту 2 статті 64 ГК підприємства визначаються положеннями про них, які затверджуються в порядку, визначеному статутом підприємства або іншими установчими документами. Крім структурних підрозділів, підприємство згідно з пунктом 4 статті 64 ГК має право створювати філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи. Такі відокремлені підрозділи не мають статусу юридичної особи і діють на підставі положення про них, затвердженого підприємством. Однак кадровий документообіг цих відокремлених підрозділів може здійснюватися через головний підрозділ, що обмовляється в положеннях про підрозділи.
При незначній чисельності найманих працівників (а іноді і при їх значній чисельності) власник або уповноважений ним орган може покласти на секретаря з його згоди виконання обов'язків з кадрового обліку та діловодства. При цьому враховується фактор доцільності та ефективності виконання такої роботи.
Секретарю, що виконує роботу кадрової служби, необхідно знати наступне.
Основними обов'язками працівників (додаток 1), зайнятих підбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів, є:
забезпечення підприємства кількісним і якісним складом керівників, фахівців, технічних службовців і працівників відповідних спеціальностей і кваліфікацій, їх ефективного використання;
забезпечення перепідготовки та підвищення кваліфікації керівників, фахівців, технічних службовців і працівників;
складання резерву кадрів;
організація періодичної атестації працівників;
оформлення прийому, переведення і звільнення працівників;
ведення обліку особового складу підприємства;
надання довідок про трудову діяльність, складання графіка і оформлення відпусток;
оформлення листків тимчасової непрацездатності;
збереження і заповнення трудових книжок працівників;
підготовка документів для призначення пенсії працівникам;
складання звітності з питань праці;
розробка режиму праці та відпочинку;
здійснення контролю за виконанням працівниками підрозділів наказів, розпоряджень з питань роботи з кадрами;
організація контролю за станом трудової дисципліни, розробка заходів щодо зниження втрат робочого часу і т. д.
Відповідальність за організацію підбору, розстановки, підвищення кваліфікації (перепідготовки) та обліку кадрів на підприємстві покладена на власника підприємства або уповноважений орган, який здійснює керівництво підприємством.
Нормативи чисельності працівників кадрових служб згідно з Наказом № 341 розроблені в залежності від трудомісткості типового складу виконуваних робіт і розраховані в залежності від факторів, що мають найбільший вплив на їх величину. Нормативна чисельність працівників, зайнятих добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів, розраховується у такій послідовності:
визначаються величини факторів, що впливають на чисельність працівників, зайнятих добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів;
визначаються величини поправочних коефіцієнтів, які застосовуються в розрахунку загальної нормативної чисельності;
розраховується загальна нормативна чисельність працівників, зайнятих добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів.
На підставі Нормативу (додаток 2) при загальній чисельності найманих працівників підприємства 100 осіб і при кількості 20 структурних підрозділів чисельність кадрових працівників складає 0,9 чол. якщо найманих працівників 200 чол. - кадрових працівників - 1,3 чол. при 500 - відповідно - 2,3. При чисельності найманих працівників 1000 чоловік і при кількості 20 структурних підрозділів підприємству необхідно 3,4 одиниці кадрових працівників.
Витяг з Загальної частини Міжгалузевих нормативів чисельності працівників, зайнятих підбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів
Приклади РОЗРАХУНКУ
нормативної чисельності працівників, зайнятих підбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів
Розрахувати нормативну чисельність працівників, зайнятих добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів за наступними вихідними даними:
Загальна чисельність працівників на підприємстві, Рз = 1500 чол.
Кількість структурних підрозділів на підприємстві, N = 19 од.
Питома вага робіт, що виконуються на ПЕОМ, - 25%
Питома вага чисельності військовозобов'язаних до загальної чисельності працівників - 6%
Інтенсивність руху кадрів - 26%
Загальна нормативна чисельність працівників (Нз), зайнятих підбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів, визначається за формулою:
Визначається нормативна чисельність працівників, зайнятих добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів (Н) по карті 16, лист 1 Нормативу *.
Визначається поправочний коефіцієнт (Кк), який враховує питому обсяг робіт, що виконуються на ПЕОМ. За умови, що на ПЕОМ виконується 25%, то Кк = 1,0 (карта 16, лист 2 Нормативу).
Визначається поправочний коефіцієнт Кк. який враховує питому обсяг робіт, пов'язаний з військовозобов'язаними на підприємстві. За умови, що питома обсяг чисельності військовозобов'язаних до загальної чисельності працівників становить 6%, то Кв = 0,95 (карта 16, лист 3 Нормативу).
Визначається поправочний коефіцієнт К1. який враховує інтенсивність руху кадрів. За умови, що питома обсяг чисельності прийнятих (звільнених) громадян до загальної чисельності працюючих на підприємстві становить 26%, то К1 = 1,05 (карта 16, лист 3 Нормативу).
Таким чином, загальний норматив чисельності працівників, зайнятих підбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів, становить:
Нч = 4,3 х 1,0 х 0,95 х 1,05 = 4,28 чол.
Приймається 4 людини
____________
* «Нормативна частина» Міжгалузевих нормативів чисельності працівників, зайнятих підбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів, складається з нормативів (Норм часу) із зазначенням їх найменування, номера карти, номери листа і загальної кількості аркушів нормативу (прим. Ред .).
Чисельність працівників канцелярії підприємства визначається з урахуванням документообігу і завантаженості на одного виконавця, а також з урахуванням інтенсивності праці. На підставі пункту 3 статті 64 ГК підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.
Звичайно, за 12 років роботи документообіг підприємства значно збільшився і додалася додаткова робота на оргтехніці, яка раніше не виконувалася, та й самої оргтехніки не було в канцелярії підприємства, значить, розширилося коло виконання обов'язків виконавця.
На підставі статті 32 КЗпП України у зв'язку зі змінами в організації виробництва і праці допускається зміна істотних умов праці при продовженні роботи за тією ж спеціальністю, кваліфікацією чи посадою. Про зміну істотних умов праці - систем та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, встановлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад та ін. - працівник повинен бути повідомлений не пізніше, ніж за два місяці. В даному випадку працівниця виконує не тільки обов'язки завідувача канцелярією, а й обов'язки секретаря, про що необхідно було раніше отримати її згоду (така згода була одержана, т. К. Отримує доплату в розмірі 0,5 ставки).
Вас может зацікавити
Щомісяця в Журналі «Діловодство та документообіг»: організація діловодства в установах и підпріємствах різніх форм власності за та уровня підпорядкування согласно з новімі правилами й Вимогами, архівна справа, кадрове діловодство на прікладі конкретних виробничих СИТУАЦІЙ, юридична підтримка во время роботи з документами, основні вимоги до складання та оформлення службових документів. А також ВІДПОВІДІ кваліфікованіх спеціалістів на запитання чітачів, Підвищення уровня освіти, поради психолога-практика та ін.
Друкований журнал + електронна версія без Додатковий оплат.
Ваш гарантованого подарунок: Онлайн-посібник «Складення та оформлення службових документів» у 2-ох частин.