Створенню файлу бази даних повинна передувати підготовча робота. Перше, що необхідно усвідомити розробнику, - це для яких цілей і завдань буде використовуватися створювана база даних, а також обсяг і тип даних, що розміщуються в ній.
На етапі визначення набору даних, призначених для зберігання в БД, слід визначити документальні джерела вихідної інформаціі˸ накази, нормативні документи, листи, розпорядження, картки обліку тощо Будь-які дані, що вносяться до БД, повинні мати документальне підтвердження.
Документальні джерела первинної інформації визначають в значній мірі властивості реквізитів таблиць бази даних. Характер надходження документів, їх структура впливають на розподіл даних за різними таблицями БД.
У таблиці бази даних повинна бути додана довідкова інформація, що полегшує роботу користувача з базою.
Для визначеності будемо вважати надалі, що перед нами стоїть завдання по розробці бази даних для обліку даних співробітників підрозділів ОВС''Кадри''.
База даних повинна дозволяти введення і коригування інформації за штатним розкладом, даних про співробітників і складі їх сімей, отримувати довідкову інформацію виходячи з умов пошуку і видавати на друк або екран різні звіти.
У ряді випадків реквізити записів можуть приймати тільки певні значення із заданого списку, наприклад звання. Для таких реквізитів зазвичай створюються спеціальні таблиці-словники. Таблиця-словник має два столбца˸ код (ключове поле) і найменування. Сучасні версії Microsoft Office Access дозволяють створювати словники, безпосередньо пов'язані з полями таблиць (поле зі списком). Для зв'язку даних зі словником в основній таблиці вводять числові поля, що містять код словникового реквізиту. Це дозволяє також зменшити обсяг основної таблиці.
Основна таблиця зв'язується з додатковими таблицями зазвичай за допомогою числових полів.
Після визначення кількості таблиць і їх реквізитів необхідно вибрати типи даних для кожного реквізиту. Microsoft Office Access допускає такі типи данних˸
Лічильник. Зберігає унікальне число, що генерується програмою автоматично. При додаванні в таблицю нового запису значення в даному полі збільшується на одиницю. При видаленні записів лічильник продовжує нумерацію так, що числа не повторюються.
Текстовий. Текстові поля (числа, букви, знаки пунктуації та символи не більше 255) для всіх записів мають одну довжину, що задається користувачем. За замовчуванням створюється поле дліноі̌ 255 символів.