Ось і закінчилася дослідна експлуатація системи DIRECTUM ... Користувачі зріднилися з системою, і спритно відправляють документи по налаштованим типовим маршрутами. Здавалося б, можна, нарешті, розслабитися, але робити це поки рано. Спочатку дайте відповідь для себе на питання «А ви актуалізували інструкції?», І якщо відповідь негативна, то цей матеріал виявиться для вас корисним.
Зараз я не буду розглядати питання про те, що необхідно і далі розвивати систему, підключати нові процеси. У цьому матеріалі я хочу нагадати вам про те, що при зміні процесів необхідно актуалізувати відповідні нормативні документи підприємства (положення, інструкції).
Розглянемо на прикладі діловодства. Після завершення робіт з впровадження системи необхідно актуалізувати наступні нормативні документи підприємства:
- становище / інструкцію з діловодства;
- посадові інструкції працівників;
- положення по підрозділах.
У положення з діловодства (інструкцію з діловодства) потрібно внести наступні зміни:
1) В розділ з термінами і визначеннями потрібно додати терміни системи DIRECTUM, наприклад, РКК, ЕЦП і дати визначення самої системи електронного документообігу. При необхідності потрібно скорегувати визначення, які змінилися в зв'язку з впровадженням системи DIRECTUM.
2) В розділі по реєстрації документів потрібно вказати, що реєстрація проводиться в модулі «Канцелярія». Можна додати скріншоти РКК і посилання на відповідні інструкції по реєстрації документів в DIRECTUM.
3) У розділах по створенню і узгодження певних видів документів (листи, накази, положення і т.д.) потрібно вказати, яким чином і де створюються документи, додати посилання на відповідні інструкції по роботі з документами в системі DIRECTUM.
4) У додатках до Положення потрібно замінити ті форми журналів, звітів, актів і т.д. які змінилися в зв'язку з впровадженням системи DIRECTUM.
У посадових інструкціях працівників і в положеннях по підрозділам потрібно відобразити ті функції, права та обов'язки, які додалися або змінилися після впровадження системи DIRECTUM.
Звичайно, актуалізація інструкцій стосується всіх процесів, що автоматизуються. Перевірено на власному досвіді - актуальні за змістом документи дійсно корисні в роботі, так як допомагають навіть но прийшли співробітникам швидко включитися в роботу. Не забувайте підтримувати документи в актуальному стані, і користувачі скажуть вам за це «спасибі».