Тема узгоджується з найменуванням виду документа. Тема може відповідати на питання:
- про що (про кого), наприклад: Наказ про створення атестаційної комісії;
- чого (кого), наприклад: Посадова інструкція секретаря - референта.
Тема складається тим, хто готував документ. Він розміщується посередині або в лівому верхньому кутку документа над текстом під основними реквізитами бланка. Тема друкується без лапок і не підкреслюється.
До тексту документів, оформлених на бланках формату А5, заголовок годі й составлять. Текст документа складають російською або національною мовою відповідно до законодавства РФ і суб'єктів РФ про державні мови.
Тексти документів пишуть тільки російською мовою при направленні їх:
- в федеральні органи державної влади, органи державної влади суб'єктів РФ; - на підприємства, в організації та їх об'єднання, що не знаходяться у веденні даного суб'єкта РФ або розташовані на території інших суб'єктів РФ. Тексти документів оформляють у вигляді анкети, таблиці, пов'язаного тексту або у вигляді сполуки цих структур. Характеристики, виражені словесно, мають узгоджуватися з найменуваннями ознак. Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні бути узгоджені з заголовками. Якщо таблиця друкується понад одній сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані, і на наступних сторінках друкуються лише номери цих граф.
У документах, що встановлюють права і обов'язки організацій, їх структурних підрозділів (положення, інструкція), а також містять опис, оцінку фактів або висновки (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини ( "відділ здійснює функції" , "до складу об'єднання входять", "комісія встановила").
У листах використовують такі форми викладу:
- від першої особи множини ( "просимо направити", "направляємо на розгляд");
- від першої особи однини ( "вважаю за необхідне", прошу виділити ");
- від третьої особи однини.
Узгодження документа оформляється візою, що включає підпис і посаду візує документ, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) і дату підписання.
Окремі службові документи мають додатки. Такими додатками можуть стати будь-які документи, що направляються з супровідним листом, що пояснюють причину їх відправки. До нормативних або розпорядчих документів як додаток даються документи, які ними або затверджені, або вводяться в дію.
Встановлено порядок оформлення додатків. Відмітка про наявність додатків оформляється слід чином: слово "Додаток" пишеться з великої літери прямо від поля завжди в однині, після нього ставиться двокрапка і зазначається кількість аркушів та примірників. Якщо додатки в тексті не названі, їх найменування дається в позначці про додатки із зазначенням кількості аркушів і примірників в кожному додатку. При наявності декількох додатків їх нумерують. Між назвами додатків робиться 1,5-2 міжрядкових інтервалу, а якщо назва програми займає кілька рядків, то воно друкується через один міжрядковий інтервал. Самі документи - додатки до розпорядчих документів мають у правому верхньому кутку позначку із зазначенням, додатком до якого документу вони є. Відмітка проставляється на першому аркуші, включає вид розпорядчого документа, його дату і реєстраційний номер. Допускається вираз "Додаток №" друкувати великими літерами, а також центрировать цей вислів, найменування документа, його дату і реєстраційний номер щодо самої довжини рядка.
Офіційно-діловий стиль - це стиль документів: міжнародних договорів, державних актів, юридичних законів, постанов, статутів, інструкцій, службового листування, ділових паперів і т.д. Незважаючи на відмінності в змісті і різноманітність жанрів, офіційно-діловий стиль в цілому характеризується рядом спільних рис.
До них відносяться:
1) стислість, компактність викладу, економне використання мовних засобів;
2) стандартне розташування матеріалу, нерідка обов'язковість форми (посвідчення особи, різного роду дипломи, свідоцтва про народження та шлюб, грошові документи і т.д.), вживання властивих цьому стилю кліше;
3) широке використання термінології, номенклатурних найменувань (юридичних, дипломатичних, військових, адміністративних та ін.), Наявність особливого запасу лексики і фразеології (офіційної, канцелярської), включення в текст складноскорочених слів, абревіатур;
4) часте вживання віддієслівних іменників, отименних прийменників (на підставі, в відношенні, відповідно до, у справі, в силу, з метою, за рахунок, по лінії та ін.), Складних спілок (внаслідок того що, з огляду на те що, в зв'язку з тим що, в силу того що і ін.).
5) розповідний характер викладу, використання номінативних речень із перерахуванням;
6) прямий порядок слів у реченні як переважний принцип його конструювання;
7) тенденція до вживання складних речень, що відображають логічне підпорядкування одних фактів іншим;
8) майже повна відсутність емоційно-експресивних мовних засобів;
9) слабка індивідуалізація стилю.