- Козлов Михайло | начальник юридичного відділу ЗАТ «Связьстродеталь», член Асоціації юристів Росії
Л юбая організація-роботодавець у процесі здійснення своєї основної діяльності регулярно стикається з ситуаціями, коли її працівники (включаючи керівників різного рівня) з тих чи інших причин тимчасово відсутні, при цьому необхідно забезпечити виконання покладеної на них трудової функції.
Аналіз положень ТК РФ дозволяє виділити такі законні підстави відсутності працівника, як тимчасова непрацездатність, виконання державних або громадських обов'язків, навчання і, звичайно, відпустку.
Розглянемо, яким чином і на кого покласти виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника, як правильно цей факт задокументувати.
Існує кілька способів вирішення проблеми заміщення працівника організації, що знаходиться у відпустці:
- укладення строкового трудового договору з фахівцем з боку на час виконання обов'язків відсутнього працівника (ст. 59 ТК РФ);
- внутрішнє і зовнішнє сумісництво (ст. 60.1 ТК РФ);
- суміщення професій (посад), розширення зон обслуговування і збільшення обсягу робіт (ст. 60.2 ТК РФ);
- тимчасове переведення на іншу роботу (як за угодою сторін, так і без згоди працівника) і переміщення (ст. 72.1 і 72.2 ТК РФ).
Розглянемо їх у тій послідовності, в якій вони наведені в ТК РФ.
Строковий трудовий договір
Найчастіше трудовий договір укладається на невизначений термін. Однак в ряді випадків з працівником може бути укладений і строковий трудовий договір. Нагадаємо, що строковий трудовий договір в обов'язковому порядку укладається, коли трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк з урахуванням характеру майбутньої роботи або умов її виконання. Такий договір укладається, наприклад, на час виконання обов'язків відсутнього працівника, за яким відповідно до трудового законодавства і іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права, колективним договором, угодами, локальними нормативними актами, трудовим договором зберігається місце роботи (абз. 1 ч . 1 ст. 59 ТК РФ).
Строковий трудовий договір може бути укладений на строк не більше п'яти років, якщо інший термін не встановлено законодавством (п. 2 ч. 1 ст. 58 ТК РФ). Оскільки тривалість відпустки (навіть з урахуванням щорічної додаткової оплачуваної відпустки за роботу в умовах, що відхиляються від нормальних) найчастіше не перевищує декількох тижнів, на тимчасового працівника, з яким трудовий договір укладено з даного основи, поширюються положення гл. 45 ( «Особливості регулювання праці працівників, які уклали трудовий договір на строк до двох місяців») ТК РФ, включаючи заборону на випробування при прийомі на роботу, надання відпустки або виплату компенсації при звільненні з розрахунку два робочих дні за місяць роботи, особливий порядок розірвання трудового договору і т.д.
Обов'язковими умовами строкового трудового договору є термін його дії і обставини (причини), які послужили підставою для його укладення (ст. 57 ТК РФ). Ці умови можуть бути сформульовані так: «Договір укладається на термін 28 календарних днів для виконання обов'язків відсутнього працівника - начальника ВТК Петрова А.Б.». Якщо в трудовому договорі не обговорений термін його дії, то договір вважається укладеним на невизначений строк (ч. 3 ст. 58 ТК РФ).
Зазвичай строковий трудовий договір припиняється з закінченням терміну його дії. Специфікою договору, укладеного на час відпочинку працівника, є те, що закінчення терміну його дії визначається не конкретною датою, а подією (повернення тимчасово відсутнього працівника).
Частина 1 ст. 79 ТК РФ вказує на відсутність необхідності попереджати працівника про закінчення строку договору, укладеного на час виконання обов'язків відсутнього працівника. В інших випадках про припинення трудового договору у зв'язку із закінченням терміну його дії працівника має бути попереджено в письмовій формі не менш ніж за три календарні дні до звільнення.
У деяких випадках строковий трудовий договір може перетворитися в укладений на невизначений термін. Це відбувається, якщо:
- жодна зі сторін не поставила вимогу про розірвання строкового трудового договору у зв'язку із закінченням терміну його дії і співробітник продовжує роботу після закінчення терміну дії договору (ч. 4 ст. 58 ТК РФ),
- роботодавець не попередив співробітника про закінчення терміну трудового договору не менш ніж за три дні до настання зазначеної обставини, а фактичні відносини тривають після закінчення терміну (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
На практиці розглянутий спосіб заміщення працівника, який перебуває у відпустці, застосовується рідко. Як правило, його використовують в ситуаціях, коли роботодавцю необхідно забезпечити виконання роботи, яка потребує спеціальної кваліфікації, термінової роботи і в інших подібних випадках.
сумісництво
Для виконання обов'язків відсутнього працівника можна прийняти фахівця на умовах сумісництва (ст. 60.1 ТК РФ).
Під сумісництвом розуміється виконання працівником іншої регулярної оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час (ст. 282 ТК РФ). Зверніть увагу, що сумісництво - це виконання роботи саме у вільний від основної роботи час, а поєднання - виконання поряд (одночасно) з основною роботою додаткової роботи за іншою професією (посадою).
Сумісництво може бути внутрішнім (у того ж роботодавця) і зовнішнім (в іншого роботодавця). Особливості регулювання праці осіб, які працюють за сумісництвом (включаючи питання оплати праці, надання відпусток, припинення трудового договору тощо), встановлені гл. 44 ТК РФ.
З працівником-сумісником необхідно укласти трудовий договір. У ньому обов'язково має бути сказано, що робота є сумісництвом (ч. 4 ст. 282 ТК РФ), а якщо він є строковим (що цілком ймовірно в разі заміщення відсутнього працівника), то і термін його дії.
Деякі особливості роботи за сумісництвом встановлені і для керівника організації. За загальним правилом він може працювати за сумісництвом у іншого роботодавця після отримання дозволу (ст. 276 ТК РФ):
- уповноваженого органу юридичної особи;
- власника майна організації за основним місцем роботи;
- уповноваженого власником особи (органу).
- кредитні організації;
- страхові організації;
- організації, що займаються лізинговою діяльністю;
- організації - афілійовані особи по відношенню компанії, в якій працює керівник (головний бухгалтер, керівник філії).
Суміщення професій (посад)
Відповідно до положень ст. 60.2 ТК РФ для виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника, поряд з роботою, визначеної трудовим договором, працівнику протягом встановленої тривалості робочого дня (зміни) може бути доручена додаткова робота як з іншої (суміщення професій / посад), так і за такою ж професії ( посади) за додаткову плату (розширення зон обслуговування, збільшення обсягу робіт).
Виконання додаткової роботи може бути покладено на працівника тільки з його згоди. Сторони також мають узгодити (ст. 60.2 і 151 ТК РФ):
Для оформлення взаємовідносин сторін по розглянутій підставі можна укласти письмову угоду, в яке потрібно включити всі необхідні умови, а також видати відповідний наказ. Проте, з формальної точки зору досить буде лише наказу по організації, що містить обов'язкові умови, з відміткою працівника про згоду. Наведемо приклади обох документів.
Тимчасове переведення і переміщення
Відповідно до ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ працівник може бути тимчасово переведений на іншу роботу у того ж роботодавця на строк до одного року, а в разі, коли такий переклад здійснюється для заміщення тимчасово відсутнього працівника, за яким відповідно до закону зберігається місце роботи, - до виходу цього працівника на роботу.
Під перекладом слід розуміти постійне або тимчасове зміна трудової функції працівника та (або) структурного підрозділу, в якому працює працівник, при продовженні роботи у того ж роботодавця, а також переведення на роботу в іншу місцевість разом з роботодавцем (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ).
Не потребує згоди працівника його тимчасове переведення на не обумовлену трудовим договором роботу на термін до одного місяця для заміщення тимчасово відсутнього працівника, якщо необхідність такого заміщення викликана надзвичайними обставинами (катастрофи природного або техногенного характеру, виробничі аварії, нещасні випадки на виробництві, пожежі і т. д.) (ч. 2-3 ст. 72.2 ТК РФ). В цьому випадку роботодавцем видається тільки наказ про переведення працівника на іншу роботу за формою № Т-5 або № Т-5а.
На відміну від перекладу за угодою сторін, при «примусовому» перекладі оплата праці працівника провадиться по виконуваній роботі, але не нижче середнього заробітку за попередньою роботою. Крім того, переклад на роботу, що вимагає більш низької кваліфікації, допускається в ситуації, що розглядається тільки з письмової згоди працівника.
Що стосується переміщення, то під ним слід розуміти надання співробітнику іншого робочого місця у того ж роботодавця, переклад в інший структурний підрозділ, розташоване в тій же місцевості, доручення йому роботи на іншому механізмі або агрегаті, якщо це не тягне зміни певних сторонами умов трудового договору (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ). Отримувати згоду працівника на переміщення не потрібно. Для цілей заміщення відсутнього працівника переміщення оформляється в тому ж порядку, що і «примусовий» тимчасове переведення.
Якщо у відпустці керівник організації
Процедура покладання виконання на іншу особу обов'язків керівника на час його перебування у відпустці залежить від того, передбачена організаційною структурою посаду заступника керівника (заступників з різних питань) чи ні.
Якщо посаду заступника керівника в організації передбачена, то порядок делегування повноважень слід відобразити в локальних нормативних актах:
- в статуті організації;
- в положенні про одноосібному виконавчому органі (генерального директора, директора);
- в посадовій інструкції заступника і т.д.
Зробити це можна, наприклад, так:
«На час відсутності генерального директора (відпустка, хвороба і т.д.) його обов'язки виконує заступник, який діє на підставі довіреності, виданої в установленому порядку».
Крім того, відповідні положення можна включити також до трудових договорів з керівником і його заступником. На нашу думку, в даному випадку проводити доплату працівнику, заміщає керівника організації, немає ніякої необхідності, так як виконання обов'язків відсутнього керівника передбачено локальними нормативними актами.
У разі відсутності в організації такої посади, як заступник керівника, покладання обов'язків відсутнього керівника на одного з працівників провадиться способами і в порядку, розглянутими нами вище. При цьому найчастіше оформляється суміщення посад.
Довіреність для заступника
Локальні акти (накази, інструкції, положення і т.п.) регулюють відносини, що виникають всередині організації. Вони поширюють свою дію тільки на працівників конкретної компанії. Для інших осіб приписи зазначених актів юридичної сили не мають. Тому для представництва перед третіми особами на заступника керівника (незалежно від підстави виконання ним відповідних обов'язків) необхідно оформити довіреність - письмове уповноваження, яке видається однією особою іншій особі (п. 1 ст. 185 ЦК України). Відповідно до ч. 1 п. 5 ст. 185 ГК РФ довіреність від імені компанії (видається за підписом керівника або іншої особи, уповноваженої на це установчими документами, з прикладенням печатки цієї організації).
Автограф заступника на банківських документах
За загальним правилом право першого підпису належить керівнику юридичної особи (одноосібного виконавчого органу), а другого підпису - головному бухгалтеру. При цьому у відповідних полях картки із зразками підписів і відбитка печатки (форма по ОКУД № 0401026) можуть бути включені відомості і про інших осіб, наділених правом першого або другого підпису на підставі довіреності або розпорядчого акта компанії (ч. 3 п. 7.5, ч . 1 п. 7.6 Інструкції), а також зразки їх підписів. Таким чином, при наявності штатних заступників, чиї підписи внесені в картку, в разі підписання ними банківських документів, ніяких проблем виникнути не повинно.
А що робити, якщо заступника немає? В такому випадку можна надати право першого або другого підпису особам, не зазначених в картці, тимчасово. Для цього потрібно подати в банк тимчасову картку (п. 7.16 Інструкції).