Ознака фіскального режиму
Це останній із зазначених в Положенні обов'язкових реквізитів касового чека. Він найважливіший для платника податків-покупця.
Касові чеки, контрольні стрічки та інші документи, передбачені технічними вимогами і друкуються за допомогою ККМ у фіскальному режимі, повинні мати розпізнавальний ознака такого режиму (п. 5 Положення).
Звернемося до основних визначень.
Переведемо фрази із зазначених документів на зрозумілу мову.
В даний час всі використовувані на території Росії касові апарати повинні мати спеціальний пристрій - фіскальну пам'ять (ФП). Коли організація або підприємець купує нову ККТ, в ній спочатку встановлений нефіскальний режим і ФП не заповнюється. При цьому на чеках деяких моделей так і написано: «нефіскальних». Машину можна вивчати, тренуватися на ній скільки завгодно. Заборонено тільки здійснювати реальні розрахунки з покупцями з видачею касових чеків. Але коли ККТ приносять на реєстрацію в податкову інспекцію, там апарат переводять в ФІСКАЛЬНИЙ режим. Після цього на кожному касовому чеку буде красуватися ознака фіскального режиму (зрозуміло, ми не розглядаємо випадки хитромудрої підробки такої ознаки). Біда в тому, що покупець може не помітити його, оскільки у різних моделей ККТ ознака фіскального режиму відбивається по-різному.
Дізнатися ця ознака можна лише з керівництва по експлуатації конкретного апарату. Це, наприклад, особливий шрифт, особливий графічний знак, словосполучення на кшталт «ФІСКАЛЬНИЙ ДОКУМЕНТ», «ФІСКАЛЬНИЙ ЧЕК» або «ККМ з ФП», слово «ФІСКАЛЬНИЙ», його частина «ФИСК», дві або одна буква (наприклад, ФП, ФР або Ф), поєднання перерахованих факторів. Іноді слова або букви розміщуються на сірій або чорній смузі, друкуються курсивом і т.д. Але можуть бути і інші ознаки фіскального режиму. Наприклад, надзвичайно поширене наявність рядка «* ПФП *». При цьому ПФП розшифровується як ознака (або показник) фінансової пам'яті, а число найчастіше відображає реєстраційний номер ККТ в податковій інспекції.
Ця абревіатура зустрічається на багатьох касових чеках. Справа в тому, що лише трохи більше п'яти років не продовжуються терміни перебування в Держреєстрі моделей ККМ, в яких не реалізована можливість функціонування Еклз. Проте до цих пір деякі підприємства на законних підставах використовують апарати, в яких Еклз поставити не можна. І вони мають право це робити до закінчення нормативного терміну нарахування амортизації.
До тих пір, поки Еклз є не на всіх ККМ, реквізити чека, пов'язані з Еклз, не будуть визнані обов'язковими. Разом з тим, якщо на ККМ передбачена Еклз, на касовому чеку це повинно відображатися в обов'язковому порядку.
Еклз розшифровується як електронна касова стрічка, захищена. По суті, це невеликий електронний блок, який є хитромудрим дублером і контролером фіскальної пам'яті.
Якщо на ККМ встановлена Еклз, на касовому чеку повинні бути дві додаткових рядки: на одній - абревіатура Еклз з реєстраційним номером Еклз (десятизначні число з провідними нулями), на інший - номер і значення КПК, розділені символом #. Причому номер - восьмизначних число з провідними нулями, значення - шестизначне число з провідними нулями.
Краще бути обачним
Тепер прийшов час розібратися, в яких випадках реквізити касового чека особливо важливі для покупця. По-перше, при відшкодуванні витрачених сум відрядженим працівникам (подотчетнік). В цьому випадку касовий чек є найважливішим документом для визнання витрат подотчетнік самою організацією і визнання їх в подальшому в цілях оподаткування. Організація повинна ретельно звіряти дані касового чека з даними авансового звіту та інших документів на відрядження. Принаймні суму і дату завжди можна звірити.
По-друге, визнання з метою оподаткування витрат тими платниками податків, які застосовують касовий метод (витрати враховуються в міру оплати). А таких платників податків абсолютна більшість. До них відносяться всі підприємці, організації, які застосовують «спрощенку», організації, які сплачують ЕСХН, організації, які застосовують касовий метод з метою глави 25 НК РФ.
Але хіба платник податків-покупець може відповідати за своїх постачальників? Звичайно, ні. Про це свідчить арбітражна практика аж до рішень вищих судових інстанцій. У той же час суди вказують, що платник податків повинен діяти обачно при виборі постачальників, і інспекція має право доводити в цьому плані провину платника податків.
Ми згадували, що відсутність на касовому чеку ознаки фіскального режиму або реквізитів Еклз (для тих апаратів, де є Еклз) трактується як незастосування ККТ з усіма витікаючими наслідками. На продавця можуть накласти штраф за ст. 14.5 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення, а у покупця - не визнати витрата за таким чеком.
Тим часом існують арбітражні рішення і з протилежною позицією.
Розшифруємо чеки разом
Тепер ми володіємо достатньою інформацією, щоб спробувати розшифрувати, що позначають числа на випадково обраних касових чеках (ми взяли реальні московські чеки, але тільки змінили назви фірм, ІПН та інші індивідуальні номери). Зліва наведені зразки чеків, а праворуч - розшифровка їх реквізитів. Припустимо, ваш подотчетнік доклав їх до авансового звіту після відрядження в Москву.
Як бачимо, чеки мають всі головні обов'язкові реквізити, передбачені Положенням (найменування власника ККМ, ІПН, заводський №, дата і час, номер чека, сума, фіскальний ознака), тому їх в принципі можна прийняти у подотчетнік, якщо ви йому довіряєте. Але все-таки краще виявляти більшу обачність і намагатися перевірити з незалежних каналах ІПН (зокрема, реєстрацію платника податків і дискваліфікацію керівної ланки контрагента можна перевірити на сайті ФНС Росії www.nalog.ru) і реєстрацію власників ККМ.
Найбільші сумніви викликає останній чек. Він роздрукований без реквізитів Еклз. Але, напевно, чеки саме такого виду в даний час найпоширеніші. І в даному випадку, ймовірно, застосовувалася дозволена ККМ з числа не обладнаних Еклз. Ознака фіскального режиму є. Номер чека розташований в місці, де може розташовуватися і код товару, і кількість, і ідентифікатор касира. Але все-таки це саме номер чека.
На всіх трьох чеках відсутній такий необхідний для сфери торгівлі та сфери послуг реквізит, як найменування товару або послуги. З метою визнання витрат за цими чеками в цілях оподаткування бажано, щоб подотчетнік вимагав у продавців товарні чеки з усіма додатковими реквізитами і підписами.
З даних чеків не ясно, чи входить в суму ПДВ. Нагадаємо, що для сторонньої організації ваш подотчетнік є «населенням» до тих пір, поки не представить довіреність від організації або підприємця. Населенню рахунки-фактури платники ПДВ видавати не зобов'язані. Якщо ваша організація є платником ПДВ і бажає приймати ПДВ до відрахування без суперечок з податківцями, необхідно забезпечувати підзвітників дорученнями від імені організації. Тоді підзвітній разом з касовими чеками видаватимуть не товарні чеки, а накладні на вашу організацію з виділенням ПДВ і необхідні для вирахування рахунки-фактури.