Неправильно оформлені бланки атестатів вважаються зіпсованими і підлягають заміні. Зіпсовані бланки атестатів знищуються в установленому порядку.
У разі втрати документа про освіту загальноосвітнім закладом видається дублікат.
Дублікат атестата про основну загальну освіту реєструється у книзі для обліку і записи виданих атестатів про повну загальну середню (повну) загальну освіту, золотих і срібних медалей.
Видача дублікатів незалежно від часу закінчення загальноосвітнього закладу здійснюється на підставі книг для обліку і записи документів про освіту або відповідно до архівними даними.
Дублікати видаються на бланках встановленого зразка, на яких в правому верхньому кутку вказується "Дублікат замість оригіналу № .... ".
Видача дубліката документа про освіту проводиться з дотриманням наступного порядку:
- втратив документ про освіту подає про це письмову заяву до загальноосвітньої установи, видавало йому документ про освіту, з викладенням обставин втрати документів і прилученням наявних документів, що підтверджують втрату;
- дублікат атестата про основну загальну освіту видається протягом місяця;
- дублікат атестата про повну загальну середню (повну) загальну освіту після закінчення місяця;
- при видачі дубліката в графі "Розписка в отриманні" записується, що дублікат видано замість загубленого оригіналу із зазначенням його номера і дати видачі;
- дублікат підписується керівником загальноосвітнього закладу, заступником керівника з навчально-виховної роботи і вчителями (не менше трьох).
Дублікати документів про освіту видаються на бланках зразка, що діє в період видачі.
У разі реорганізації загальноосвітнього закладу видача дублікатів документів про освіту здійснюється за рекомендацією районного органу управління освітою загальноосвітнім закладом - правонаступником реорганізованого установи, в якому зберігається архів реорганізованого загальноосвітнього закладу; документ повинен бути підписаний керівником, його заступником з навчально-виховної роботи, трьома членами педагогічної ради загальноосвітнього закладу і скріплений печаткою загальноосвітнього закладу.
У разі ліквідації загальноосвітнього закладу видача дублікатів здійснюється районним органом управління освітою за архівними даними і скріплюється печаткою відповідного органу управління освітою.
Дублікат атестата про освіту видається заявнику без додатка (вкладиша) до нього за відсутності особової справи учня, протоколів екзаменаційної комісії та книг для обліку і записи документів про освіту після встановлення факту закінчення загальноосвітнього закладу.
Факт закінчення загальноосвітнього закладу встановлюється на підставі одного з таких даних:
- письмових свідоцтв про закінчення загальноосвітнього закладу не менше трьох вчителів, які викладали в випускному класі, керівника або його заступника з навчально-виховної роботи;
- копії атестату про освіту, завіреної в установленому порядку;
- інших документів, що засвідчують закінчення загальноосвітнього закладу (протоколу педагогічної ради, наказів керівника загальноосвітнього закладу про зарахування до загальноосвітньої установи, перекладі з класу в клас, закінчення загальноосвітнього закладу та ін.).