Що робити з архівом, якщо не зрозуміло що з ним робити. Застрелитися або повіситися? Ні те і не інше. Покрокова інструкція.
Поради компаніям, які хочуть привести архів в порядок, але не знають з чого почати.
Останнім часом нам часто задають питання з чого почати, якщо не зрозуміло що робити, а робити треба.
Проблема наступна: організація існує багато років. Архів лежить в складі. Що там і як там - питання риторичне. А хто б його знав. Що робити?
Рекомендуємо стандартну схему, яка дозволить зрозуміти, що до чого:
1. Визначтеся з тим що у Вас є в наявності!
Необхідно залізти і подивитися з чим Ви маєте справу.
Є кілька типів документів, які мають місце в будь-якій організації.
а) документи тимчасового терміну зберігання, як правило до 5 років (первинна бухгалтерська документація)
б) документи тривалого терміну зберігання (більше 10 років), наприклад документи по атестації персоналу, що зберігаються 15 років.
в) документи з особового складу (накази, особисті справи співробітників, картки за формою Т-2, трудові договори)
г) документи з нарахування заробітної плати (відомості, особові рахунки, розрахункові листки)
д) документи постійних термінів зберігання (накази по основній діяльності, установчі документи)
2. Необхідно знищити все зайве нафіг!
Потрібно провести експертизу цінності документів і списати все зайве.
Для проведення експертизи необхідно використовувати затверджені переліки, де чітко вказується який термін зберігання застосовується для кожного виду документів.
Для проведення процедури списання та знищення документів необхідно наступне:
Одне серйозне зауваження:
Екологічне законодавство РФ не дозволяє спалювати документи, а тому Ви повинні бути готові до того, що варіантів знищення кілька:
а) Запросити вантажників і потім дізнатися з газет, що хто - то знайшов ваші документи на пустирі
б) Здати в макулатуру. Шанси на знищення вище, ніж в разі а. Але вітром документи носить. Воно Вам треба?
в) Передати документи на знищення шляхом промислового спалювання.
В цьому випадку тонна паперу згорає за 2-3 години. Але ви нікому не кажіть про це. Ні ні. Страшна таємниця. Інакше штраф накладуть. Ну а довідка буде про те, що документи були подрібнені.
3. Провести експертизу того, що у Вас залишилося.
Буквально сьогодні в Томську, я проводив експертизу документів страхової компанії, за підсумками якої виявилося, що з 128 томів документів, які клієнт готовий був зберігати постійно, для постійного зберігання було виділено 18 справ, що практично в рази менше.
Чудеса в тому, що, найчастіше, співробітники організацій не зовсім поніают що таке фондова належність, що призводить з додатковим значних витрат замовника на зберігання.
Навіщо зберігати 75 років те, що потрібно зберігати 5 років? А адже ще й обробити, систематизувати і переплести треба. Це теж гроші, викинуті на вітер.
4. Провести науково - технічну обробку документів.
Це включає в себе:
а) розподіл документів за видами
б) систематизація документів усередині кожного виду за хронологією
в) формування справ до 250 аркушів в кожному томі
г) нумерація справ
д) складання внутрішніх описів (іноді простіше застрелитися :-))
е) заповнення листів - засвідчувач, титульних аркушів
ж) написання опису справ
з) проставлення архівних штампів.
Ну а далі, по уму, треба робити історичну довідку, де розписується історія фондоутворювача, історія перейменувань, зміна підпорядкованості, структура компанії і особливості формування документів.
5. Переплести все.
Залежно від регіону, де Ви перебуваєте, вимоги різні.
У випадку з повноцінним архівних палітуркою, товщина справи доходить до стандартних вимог. Не більше 4 см, не більше 250 аркушів у справі
6. Поставити на полицю.
Будь-яке грамотно вибудуване архівне сховище має серце.
Це серце - науково довідковий апарат.
Поставити документи на стелаж - це 30% успіху. Решта 70% - це точний опис того місця де знаходиться справа і що в цій справі знаходиться.
Потрібно врахувати, що справи в архіві проходять процедуру картонірованія. Іншими словами, поміщаються в коробки, короби, папки.
І САМА СТРАШНА ТАЄМНИЦЯ!
Відповідальний за архів повинен бути один. В рамках його компетенції повинна бути можливість контролювати терміни та якість переданих документів в архів лінійними керівниками і їх підлеглими.
Саме з цього я рекомендую виводити керівника архівних сектором в пряме підпорядкування генеральному директору, тому що тільки в цьому випадку у нього буде достатньо повноважень для своєчасного контролю за обігом документів в компанії.