Для підготовки штатного розкладу зразок заповнення, застосовується спеціальна форма.
Немає жодного законодавчого акту, який би вимагав від роботодавця вести штатний розклад. Так, в ТК РФ, про нього тільки є згадка. Якщо ж дивитися на практику, розклад є часом одним з документів, який в першу чергу просять при перевірці представники трудових і податкових інспекцій. Його відсутність може розцінюватися як порушення законів про працю та його охороні з накладенням штрафу на посадову особу від 500 до 5000 рублів, а на організацію від 30-ти до 50-ти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Відмова підприємства, організації, компанії від штатного розкладу може спричинити, наприклад, труднощі довести роботодавцю в суді обґрунтованість звільнення того чи іншого працівника за скороченням штату.
Таким чином, з усього вищесказаного, роботодавцю, щоб уберегтися від санкцій, потрібно завести розклад штатний. Але в якій формі складати зразок штатного розкладу. роботодавець повинен вирішити самостійно.
Заповнимо зразок штатного розкладу. У ньому десять граф, але до них можна додавати нові. Виключення будь-якої графи не допускається. В крайньому випадку, якщо немає відомостей по графі, то її залишаємо порожній.
Почавши роботу над «штатний розпис зразок заповнення», спочатку слід зробити відмітку про найменування організації, підприємства, вказати код ОКПО, дату складання документа з номером. Найменування організації вкажіть або повне, або скорочене, на ваш вибір.
Найчастіше, заповнюючи зразок штатного розкладу, виникає плутанина в тому, яку дату потрібно вказувати в рядку «на період ____ з" ____ "______________ 200__». а також в графі «дата складання». Тут, в першому випадку, необхідно відобразити період, протягом якого затверджується розклад (один рік, два роки і так далі) і з якої дати починає діяти розклад. У другому випадку, необхідно вказати дату, коли розклад складено.
Штатний розклад зразок заповнення повинно затверджуватися наказом директора організації, підприємства, уповноваженою ним особою. Реквізити наказу має бути зазначено в рядку «затверджено: наказом організації від" ____ "______________ 200__ № __».
Для внесення змін до розкладу є два способи. Перший спосіб полягає в тому, що можна змінити саме розклад штатний. Новий розклад має бути затверджене наказом по основній діяльності. Другим способом, як правило, вносяться не суттєві зміни в розклад, але теж оформляються наказом.
Хто складає штатний розпис? Хто готує зразок штатного розкладу? Звідки можна взяти штатний розпис зразок заповнення. У цих питаннях до сих пір ясності немає. Скільки компаній і організацій, стільки й думок. Цю обов'язок в різних компаніях можуть виконувати ті чи інші підрозділи. Складаючи зразок штатного розкладу, необхідно виходити від чисельності персоналу в організації, компанії. Так, є великі організації з чисельністю понад 500 осіб, а є підприємства, в яких штатних співробітників налічується менше п'ятдесяти. Не варто забувати і про, індивідуальних підприємців, у яких теж є наймані робітники. У більшості малих підприємств і у підприємців, функції «штатний розпис зразок заповнення» виконують або співробітники бухгалтерії, самі підприємці і керівники. Але якщо є в організації відділ кадрів, то, відповідно, функцією штатного розкладу завідує він. А якщо дивитися на російське законодавство, то грунтуючись на Кваліфікаційний довідник посад, розклад штатний зобов'язаний складати економіст з праці, але посада така існує далеко не в кожній організації.
Варто зауважити, що формування штатного розкладу є складним процесом, який, може, складаються з декількох етапів. На допомогу в складанні штатного розкладу іноді залучаються економісти.