Сховище є головною частиною будь-якої сучасної організації.
Сховище є навіть на тих підприємствах господарської діяльності, які не займаються виробництвом або перепродажем, повинні мати склад: потрібно десь зберігати, наприклад, запчастини та вироби до оргтехніки, канцелярські товари та офісне приладдя, паливо та інше.
Облік на складі є попередником бухгалтерського обліку. Але облік на складі має відмінності з бухгалтерським обліком в тому, що він має на увазі кілька видів обліку: фінансовий, оперативний і складської. Якщо продукція, що зберігається в сховищі, перепродується, то обов'язково повинен вестися її облік.
Незважаючи на те, в різних сховищах лежить різна продукція, функціонал сховищ є приблизно однаковим.
Основні функції можна виділити як:
- тимчасове розташування і зберігання товарно-матеріальних цінностей;
- перетворення товарно-матеріальних потоків;
- забезпечення логістичного сервісу.
Різні форми ведення обліку на складі
Існують кілька різних форм ведення обліку на складі, основні з них:
- Підрахунок продукції за сортом. Цей вид підрахунку використовується в сховищах, в разі, коли продукція характеризується тільки по сорту і за назвою. Цей вид підрахунку включає в себе кількісно-сумовий і сальдові форми розрахунку.
- Розрахунок по залишкам відрізняється від розрахунку за кількістю і сумою тим, що при ньому в сховищах проводиться тільки облік за кількістю і за видами цінностей, а в бухгалтерії ведеться тільки сумовий облік в грошовому вираженні.
- Вид розрахунку по партіях. При вигляді розрахунку по партіях, розрахунок в сховище ведеться так само, як і при розрахунку продукції за сортом, але сам розрахунок робиться індивідуально по кожній прийшла партії продукції. Використання даного виду розрахунку має здійснюватися одночасно, як і в сховище, так і в бухгалтерії, інакше можуть виникнути розбіжності в цифрах між урахуванням в сховище і обліком у бухгалтерії. Партійний вид розрахунку є найзручнішим видом, тому що це дозволяє відразу бачити витрата по даному виду продукції без проведення інвентаризації.
В даний час існує безліч спеціальних програм по веденню розрахунків в сховище, що безсумнівно спрощує роботу уповноважених осіб. Тому в багатьох організаціях такий вид розрахунку товарів в сховище ведеться електронно.