Під завданням розуміється те, що потрібно виконати для досягнення мети - будь-яке завдання, доручення, справа - навіть при відсутності яких би то не було труднощів або перешкод у виконанні. Завдання відповідає на питання «як зробити?», Визначає «План робіт» для її вирішення. У співробітника, як правило, є багато завдань. Тому ми ділимо всі завдання співробітників на три види: завдання (зустрічі, заходи, доручення, наради і т. П.); ключові завдання, тобто дуже важливі завдання, яким можна присвоїти високий пріоритет. До них же відносяться завдання для досягнення поставлених цілей; віхи - завдання проектів з тривалістю, що дорівнює нулю.
Чим поняття «завдання» відрізняється від поняття «мета»?
Далеко не всі вміють ставити цілі, часто цілі плутають з завданнями, проектами і навпаки. Пропоную розібратися в цьому лише на перший погляд нескладному питанні. Можна перечитати тисячу визначень понять «завдання» і «мета» і в підсумку нічого не зрозуміти, якщо не користуватися однією банальною фразою: мета завжди знаходиться за межами діяльності. Все, що ми робимо, - це рішення певних завдань, а досягається результат - це і є мета.
Мета відповідає на питання «що зробити?» І визначає бажаний результат. А завдання відповідає на питання «як зробити?».
Якщо ми починаємо занадто конкретизувати мету, вона перетворюється в задачу. Якщо мета буде занадто загальна, вона буде просто ідеєю.
Менеджер з продажу вважає метою навчання в сфері продажів отримання нових знань з продажу та взаємодії з клієнтами. Чи є це метою? Ні! Ні і ще раз ні. Хоча ваші менеджери і отримують знання і ви в отримання цих знань вкладаєте кошти, в результаті всі отримані знання відкладаються в довгий ящик, і все тому, що менеджери ставлять собі за мету отримати від навчання знання, а не досягти мети, яку ставлять перед торговими представниками, - «збільшити обсяг продажів».
Виходячи з чого ставити завдання?
Ми з'ясували, що завдання - це всього лише один з кроків на шляху досягнення мети. Адже шляхів завжди як мінімум два. В даний час існує ряд методик для визна
поділу шляхів, тобто вибору способу досягнення мети, через логічні зв'язки. Одна з подібних ефективних методик - методика «інтелектуальних карт», придумана англійським психологом Тоні Бьюзеном. Метод Інтелектуальні карти (англ. Mind map) - спосіб зображення процесу загального системного мислення за допомогою схем. Також може розглядатися як зручна техніка вибору способу розв'язання або постановки завдання.
Інтелектуальні карти реалізуються у вигляді діаграми, на якій зображені слова, ідеї, завдання або інші поняття, пов'язані гілками, радіально відходять від центрального поняття, або цілі.
В основі цієї техніки лежить принцип «радіального мислення», тобто асоціативного мислення, опорною точкою якого є центральний образ.
Перед ким ставити завдання?
Повертаємося до питання, пов'язаного зі структурою вашої компанії, яка, сподіваюся, на цей момент у вас вже визначена і функціонує.
Дуже важливо ставити завдання перед керівником підрозділу або відділу таким чином, щоб він міг поставити ці завдання перед своїми підлеглими точно так же, з тими ж формулюваннями і зазначенням на певні подробиці, з якими задача була отримана від вас.
В якій формі ставити завдання?
Ми перейшли до письмовій формі формулювання всіх завдань з обов'язковим візуванням її боку усіх основних учасників. Це призводить до максимальної ефективності за рахунок того, що виконавці, ставлячи підпис, беруть на себе додаткову відповідальність, зникає варіативність виконання з тимчасового фактору.
Яким чином здійснювати управління процесом виконання завдань і здійснювати контроль?
Процедура управління залежить виключно від вас. Проводьте проміжне підбиття підсумків. Найбільш оптимальною формою постановки завдань і управління їх виконанням є наради або звітні зустрічі. При проведенні подібних заходів ми в тому числі здійснюємо проміжний контроль за дотриманням термінів і якості робіт, погоджуємо взаємодію співробітників одного або декількох підрозділів і, коли це необхідно, добиваємося колективного прийняття рішень, дозволяємо співробітникам самостійно відстежувати досягнення результатів. Вам набридли забуті доручення, втрачена інформація, гори паперів, зірвані терміни, низький рівень контролю? намагайтеся фіксувати завдання в спеціальних програмах для планування зайнятості і контролю виконання завдань.
Робота із завданнями дозволяє керівнику в режимі реального часу контролювати дії підлеглих, переглядати підготовлені в процесі виконання завдання документи, контролювати терміни виконання доручень. Підлеглі, в свою чергу, наочно бачать поставлену задачу, відстежують отримання нових і можуть більш раціонально планувати свій час, виходячи з розставлених керівником пріоритетів.
Розроблена компанією FTG програма KPI.BZ представляє собою унікальне поєднання функціональних характеристик і споживчих якостей, що роблять її незамінним інструментом оперативного управління компанією. Наявність такого інструменту є істотною підмогою для ефективного планування роботи, контролю виконання доручень організації будь-якого масштабу.
Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, простота програмної ідеології, закладеної в системі розробниками, роблять її впровадження і масштабування маловитратними і швидко окупаються. Останнє особливо важливо, тому що дозволяє зробити процес зміни усталених і часто малоефективних регламентів управління компанією незворотнім і мінімально болючим з точки зору зміни звичок роботи рядових виконавців.
Для менеджерів різного рівня система KPI.BZ дає колосальне вивільнення робочого часу, дозволяючи концентруватися не на рутині, пов'язаної з традиційними методами управління і моніторингу поточного стану справ, а на вирішенні стратегічних, дійсно важливих для компанії завдань.