Грамотно складений шляховий лист підтвердить витрати на ПММ
Коли шляховий лист буде потрібно
При цьому витрати повинні бути обгрунтованими. А подорожні листи якраз і підтвердять, що автомобіль використовувався в службових цілях, а не для особистих поїздок працівників.
Подорожні листи потрібні як професійним перевізникам, так і іншим компаніям, що використовують в роботі автомобілі.
На думку податківців, шляхові листи необхідні і в разі, коли поїздки відбуваються на орендованому авто. А ось суди, як правило, дотримуються іншої думки, особливо якщо мова йде про оренду транспорту з екіпажем. Вони посилаються на постанову Держкомстату Росії від 28.11.97 № 78 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку роботи будівельних машин і механізмів, робіт в автомобільному транспорті». У ньому сказано, що шляховий лист є первинним документом з обліку роботи автомобіля, на підставі якого нараховується зарплата водієві. У разі оренди транспорту з екіпажем машину водить співробітник орендодавця і орендар зарплату йому не виплачує. Тому і оформляти шляхові листи орендарю необов'язково.
А от у випадку, коли для перевезення вантажу була найнята стороння компанія, заповнювати дорожній лист повинні не ви, а ця компанія. Причому в одному примірнику, який залишиться у неї. Незважаючи на це, ви зможете врахувати у витратах перераховані перевізнику вартість транспортних послуг і суму витрат на бензин (якщо це передбачено). З документів у вас повинні бути договір, на підставі якого перевозився вантаж, акт наданих послуг і платіжка або касовий чек.
Як часто потрібно виписувати дорожній лист.
Які обов'язкові реквізити повинен містити шляховий лист
Транспортні компанії зобов'язані застосовувати уніфіковану форму подорожнього листа, затверджену постановою № 78. Решта організації можуть розробити власну, більш зручну форму подорожнього листа.
У дорожньому листі потрібно вказати термін його дії, відомості про водія, його медичний огляд, власника автомобіля, сам автомобіль і маршрут руху.
Розроблену форму потрібно затвердити як додаток до облікової політики.
На додаток до цих реквізитів ви можете внести в форму інші реквізити, що враховують особливість вашої діяльності.
Подорожній лист оформляється на кожний транспортний засіб. Тому якщо ви використовуєте кілька автомобілів, то вам доведеться скласти кілька подорожніх листів. Кілька подорожніх листів знадобляться і в разі, коли протягом строку дії листів один автомобіль водять відразу кілька водіїв. На кожного водія оформляють свій шляховий лист. Але можна поступити інакше. Розробіть форму подорожнього листа, в яку можна було вписати дані відразу декількох водіїв. Тоді достатньо заповнити один шляховий лист.
Серед обов'язкових реквізитів немає відомостей про маршрут руху автомобіля. Проте рекомендується включити їх в розроблювану форму подорожнього листа. Оскільки саме ця інформація допоможе вам довести, що машина використовувалася в службових цілях, а витрати на купівлю ПММ обгрунтовані.
Хочете поповнити знання в бухгалтерському обліку? Приходьте на безкоштовний онлайн-тренінг «Стати бухгалтером за 10 днів» Детальніше тут