"Data-yashareDescription =" Втрата документів завжди викликає паніку в бухгалтерських рядах. Така реакція цілком з'ясовна. Відсутність необхідної документації все одно спливе при податковій перевірці і тоді компанії загрожують штрафи та інші санкції. Що робити, якщо загубилися документи? "Data-yashareTheme =" counter ">
Втрата документів завжди викликає паніку в бухгалтерських рядах. Така реакція цілком з'ясовна. Відсутність необхідної документації все одно спливе при податковій перевірці і тоді компанії загрожують штрафи та інші санкції. Що робити, якщо загубилися документи?
Якщо в компанії є автопарк, що складається хоча б з однієї машини, то оформлення подорожніх листів - це звичайна практика. Подорожні листи - первинний бухгалтерський документ. Їх необхідно оформляти, щоб довести цільове витрачання коштів на паливно-мастильні матеріали. Крім оформлення, для подорожніх листів обов'язкова реєстрація. Подорожні листи потрібно реєструвати в спеціальному журналі. Цей журнал подорожніх листів, також як і самі путівки, необхідно зберігати протягом 5 років.
У дорожніх листах зберігається важлива для бухгалтера інформація. У цьому документі обов'язкове для заповнення графа «Показання спідометра». Вона розділена на дві частини, в які заносяться показання спідометра на початок поїздки і після її закінчення. Таким чином, можна обчислити, скільки кілометрів пройшла машина під час поїздки. Помноживши цю цифру на норму витрати палива по цьому автомобілю, ми отримуємо кількість бензину витраченого на цю конкретну поїздку. Інформація з графи «Мета поїздки» підтверджує, що бензин був витрачений не на особисті потреби, а на благо компанії. Виходячи з цього, можна проводити списання грошових коштів, витрачених на покупку бензину на цю конкретну поїздку.
Навмисно не придумаєш
Оформлення подорожніх листів справа трудомістка. У ньому беруть участь кілька осіб - і диспетчер, і водій, і механік, і начальник. А заповнювати папірці від руки вже мало кому хочеться. Іноді для того щоб оформити путівку водієві доводиться спеціально заїжджати в автопарк - на цьому компанія втрачає і час, і паливо.
Випадок з практики
Серед робочого дня лунає дзвінок в бухгалтерію. Співробітниця з автопарку крізь сльози розповідає про те, що загубився журнал подорожніх листів. Все обшукали, але не можуть знайти. В обід на кшталт лежав під горою заявок на столі, а до вечора - його вже немає.
Приємного в таку подію мало. Відразу зрозуміло, як налагоджене управління автопарком, якщо журнал «загинув» під гнітом заявок. Заявка на подачу машини повинна оброблятися і розподілятися в короткий час. Адже поки вона лежить на столі - водій «нудьгує» в курилці, а співробітник іншого відділу терпляче чекає машину. Відновити журнал подорожніх листів можна. Звичайно, на це буде потрібно і час, і сили - доведеться «підняти» все путівки за цей період і зареєструвати їх заново.
Якщо компанія користується порталом електронного управління корпоративним автопарком ID 20 - це в рази полегшує управління бізнес-процесами. Сучасна комплексна система в лічені секунди приймає і обробляє заявки. У ній легко оформляти шляхові листи і вести їх реєстрацію. Вся інформація зберігається на віддаленому захищеному сервері і їй нічого не загрожує. У будь-який момент всі дані можна роздрукувати на папір. ID 20 полегшує життя всім - водіям, диспетчеру, бухгалтерії, начальнику автопарку, фінансового, комерційного та навіть генеральному директору. Адже він перебуваючи в будь-якій точці світу і зайшовши на портал через Інтернет, може побачити - як йдуть справи в автопарку його компанії.
Від втрати документації не застрахована жодна компанія. Якщо у вас трапився такий інцидент - не слід панікувати. Грамотні і своєчасні дії допоможуть мінімізувати наслідки події. Будь-яка подія служить уроком і виявляє проблеми. Головне проаналізувати і зрозуміти, чому це сталося, а також зробити все, щоб з подібним не довелося зіткнутися в майбутньому.