Шлях узгодження документів
Співробітник готує документ. Якщо цей документ - відповідь, то узгодження проекту документа потрібно здійснювати з тими відділами, які вказані в резолюції. Можна додати інші відділи, якщо виникла необхідність в ході підготовки проекту.
Якщо ваша організація-ініціатор документа, то рішення, хто буде його погоджувати, приймає співробітник і начальник його відділу. Рішення приймається на підставі інструкції з діловодства організації, де повинні бути прописані основні моменти узгодження документів.
Головні правила узгодження документів:
- Документ візує начальник підрозділу, який підготував документ.
- Заступник керівника організації, що курирує даний відділ.
- Якщо документ стосується фінансових питань, то візує його головний бухгалтер.
- Якщо потрібно правова оцінка, то узгоджуємо документ з юридичним відділом
- Останнім документ візує начальник служби діловодства. Він перевіряє орфографію, стилістику, оформлення документа і наявність всіх віз.
- Відповідальність за своєчасне направлення документа на узгодження несе виконавець.
Найдовший шлях узгодження проходять розпорядчі документи, договори, угоди, державні контракти. Для листів зазвичай досить начальника відділу та курирує заступника. Листи, що відправляються в зовнішні організації краще узгоджувати зі службою діловодства.
Види узгодження документів
Внутрішнє узгодження. Тобто документ узгоджується всередині організації. На документі оформляється віза узгодження на останньому аркуші 2-го примірника, якщо документ іде з організації і зі зворотного боку 1-го. якщо залишається. До розпорядчих документів додається лист погодження.
Начальник фінансового відділу
підпис А. Г. Резнікова
Генеральний директор ТОВ «Свобода»
підпис C. А. Красавін
наказом ВАТ «Радість»
На внутрішніх документах теж можна використовувати гриф узгодження. На практиці це зустрічається на доповідних і службових записках.
Терміни узгодження документів
Документи узгоджується від 1 до 5 робочих днів. Це залежить від виду документа і це потрібно прописати в інструкції з діловодства щоб уникнути конфліктних ситуацій.
На практиці документи з позначкою «Терміново». «Негайно» візуються в день принесення документа на узгодження, термін візування наказів по основній діяльності - не більше 5 робочих днів, з особового складу - не більше 2-х робочих днів. Решта документів узгоджуються протягом 3-х робочих днів.
Якщо у кого-небудь з візують є зауваження до документа, то він погоджує документ з відміткою «зауваження додаються».
Начальник відділу інформатизації
підпис Р. С. Баків
Порядок узгодження документів визначається всередині організації. Можна ходити з одним проектом документа від візує до візира. Можна надрукувати більше однієї копій, «дати почитати» паралельно декільком погоджує, а потім принести завізувати оригінал. Можна скористатися системою електронного документообігу і відправити документ на узгодження в електронному вигляді. Виберете свій найбільш дієвий шлях.