Показники діяльності підприємства дозволяють не тільки її контролювати і оцінювати. Вони лежать в основі планування і делегування відповідальності як в окремих підрозділів, так і всього підприємства. Показники, об'єднані в систему, використовуються і в якості інструменту, що допомагає приймати управлінські рішення і управляти підприємством.
Показники є вихідними величинами (наприклад, ціна або кількість штук), похідними (суми, різниці) або відносними (кількість / період). Їх необхідно розуміти як арифметичне технічний засіб, який служить кількісним виразом інформації для різних ситуацій, пов'язаних з прийняттям рішень.
Базовим принципом формування показників є стиснення окремих інформаційних даних для відображення ситуацій і взаємозв'язків за допомогою певної вимірюваної величини. З цим однак пов'язана небезпека, що при сильному стисненні інформації в одному показнику можуть бути загублені важливі деталі описуваної ситуації, а тим самим втрачається можливість відповісти на питання про причини зміни цього показника.
Уникнути цієї небезпеки можна за допомогою арифметичного технічного поділу, заміщення або розширення окремого одиничного показника.
Під терміном «арифметична технічне розподіл» слід розуміти розкладання чисельника і / або знаменника дробу на окремі складові або подвелічіни наприклад, членування показника «оборот / рік» на показники «оборот продукту А / рік» або «оборот продукту А / місяць»).
При заміщенні чисельник і / або знаменник замінюються іншими величинами (наприклад, «обсяг збуту х ціна» замість «оборот»).
При розширенні вихідний показник в чисельнику і / або знаменнику використовується в декількох математичних процедурах однаковою величиною. Наприклад, в результаті дісагрегаціі показника «прибуток / сукупний капітал» фактором «оборот» отримуємо показники «прибуток / оборот» (рентабельність обороту) і «оборот / сукупний капітал» (оборотність капіталу).
За допомогою цих трьох дій - поділ, заміщення, розширення - вихідний або ключовий показник може бути розкладений на два або кілька показників. Таким чином, виникає ієрархічна система показників.
Математичні зв'язку показників в такий арифметичної системі легко охоплюються і відображаються за допомогою комп'ютерних програм обробки інформації.
Ознаки формування системи
Показники, які описують різні логічні взаємозв'язки, не представляється можливим об'єднати за допомогою математичних дій. Проте і в цьому випадку можлива побудова системи показників. Різні показники, які пов'язані між собою з об'єктивно-логічної точки зору, відносять до певної сфери показників (наприклад, показники ліквідності) і розглядають кожен показник окремо.
При створенні системи показників необхідно враховувати наступні ознаки її формування:
- показники повинні бути величинами, що відображають кількісні характеристики, тобто вони повинні бути однозначно вимірюваними в грошових або кількісних одиницях;
На практиці виявлені три напрямки використання показників: показники як інструмент, що допомагає приймати управлінські рішення, як інструмент управління підприємством і як інструмент контролю. Ці напрямки доповнюються функцією раннього розпізнавання ризиків і загроз діяльності підприємства.
Функцію підтримки при прийнятті рішень показники виконують завдяки відбору і обробки інформації, релевантної для прийняття того чи іншого рішення.
Функція показників як інструменту управління підприємством обумовлює вказівку певних цільових величин у формі конкретних планових величин (показників), які або задаються керівними працівниками самостійно, або встановлюються ними спільно з підлеглими інстанціями. Така інформація, що зв'язує показники і бюджетні величини, може сприяти координації діяльності різних сфер підприємства.
Контролююча функція показників (системи показників) виконується шляхом здійснення порівняльних розрахунків, в яких дійсно досягнуті показники протиставляються відповідним плановим величинам.
Якщо порівняльний розрахунок стосується одного і того ж об'єкта (наприклад, виручки від обороту), але різних часових періодів, то говорять про порівняння в тимчасовому аспекті.
Розрахунок, зроблений з метою контролю в рамках одного періоду, але відноситься до різних предметів (продуктів), називають порівнянням об'єктів.
Для раннього розпізнавання за допомогою показників центральне значення має порівняння відповідних величин в тимчасовому аспекті. В рамках систем показників, побудованих за принципом піраміди, більше можливостей ідентифікувати шанси і ризики вже в нижній частині піраміди, тобто на рівні тих величин, ступінь об'єднання різних даних в яких незначна.
Як важлива форма раннього виявлення можуть розглядатися і приблизні розрахунки кінцевого результату. У цьому випадку порівняння «заданий - факт» розширюється порівнянням «заданий - буде». У той час як порівняння «заданий - факт» містять пояснення вже відбулися подій або їх результатів, приблизні розрахунки можливих фактичних показників на кінець певного періоду або проекту дозволяють заздалегідь розпізнати намічені відхилення (показники «буде»), які в іншому випадку можуть чітко проявитися тільки значно пізніше (наприклад, в кінці періоду або проекту) в порівняннях «заданий - факт».
Приблизні розрахунки кінцевого результату і з'ясування тенденцій розвитку показників протягом багатьох періодів планування надають хороші можливості для раннього розпізнавання. Сучасні концепції контролінгу інтегрували цю форму раннього розпізнавання в системи планування та звітності. Однак часовий інтервал, в рамках якого приблизні розрахунки кінцевого результату можуть служити базою для раннього розпізнавання, залежить від масштабів планування і галузі.
Практика показує, що для спрощення і максимальної фокусування кількість вимірюваних величин по кожній стратегічній меті не повинно перевищувати ТРИ. Якщо ж виникає необхідність в більшій кількості вимірюваних величин, то доцільним може бути «розщеплення» однієї мети на дві або кілька.
Інструкція
Як свідчить досвід, для стратегічних цілей частіше підбирають дуже багато, ніж занадто мало вимірюваних величин. Тому корисно для визначення вимірюваних величин використовувати деякі принципи і правила - відправні точки (табл. 1).
Таблиця 1. Відправні точки для визначення вимірюваних величин