Виробничі запаси являють собою знаходяться на складах споживачів засоби виробництва, призначені для виробничого споживання, але ще не вступили в технологічний процес. Завдання формування оптимального рівня запасів зазвичай займають одне з головних місць в системі управління матеріально-технічним забезпеченням великих компаній.
Стратегічні рішення в цій галузі дуже впливають на рішення таких питань, як визначення обсягу та термінів закупівель, організація руху товару (материалопотоков), розміри оборотних коштів і організація системи фінансування господарських підрозділів компанії. Відзначимо, що при прийнятті рішень про доставку, організації складування або проведенні закупівель матеріально-технічних ресурсів (МТР), що здійснюються різними службами компанії, важливо виходити з єдиного розуміння стратегії компанії, яка повинна включати в тому числі заходи щодо раціоналізації системи матеріальних запасів.
- відволікання власних і позикових фінансових коштів на формування оборотного капіталу, що по суті означає їх тимчасове омертвіння;
- оплата праці спеціального персоналу підрозділів, що займаються питаннями постачання і організації доставки матеріальних ресурсів.
Відсутність запасів може призвести до ще більших витрат (втрати від дефіциту запасів). До основних видів витрат, пов'язаних з відсутністю запасів, відносяться:
- втрати від простою виробництва (в тому числі втрати від затримки введення в експлуатацію виробничих об'єктів);
- додаткові витрати на закупівлю, включаючи доставку, дрібних партій за вищою ціною або використання більш дорогих видів транспорту (наприклад, авіації) для термінового задоволення потреби в МТР.
Таким чином, основна роль запасів матеріально-технічних ресурсів (МТР) проявляється в забезпеченні їх наявності як за асортиментом, так і за кількістю для виробничо-експлуатаційних потреб компанії і для непередбачених потреб. Для цього створюються цільові запаси наступних видів: технологічний, поточний, резервний або запас в очікуванні будь-яких подій. Для ефективного управління запасами МТР в даний час розроблено багато підходів, спрямованих на скорочення витрат по їх формуванню. У загальному випадку процес управління запасами полягає у вирішенні двох основних завдань: визначення розміру необхідного запасу МТР, т. Е. Норми запасу МТР в кожній ланці логістичного ланцюга, і створення системи контролю за фактичним розміром запасу і своєчасним його поповненням відповідно до встановленої нормою і потребами.
При визначенні норм запасів МТР використовують три групи методів:
- евристичні методи (дослідно-статистичні методи);
- методи техніко-економічних розрахунків;
Управління запасами, поряд з нормуванням, передбачає організацію контролю їх фактичного стану, т. Е. Вивчення і регулювання рівня запасів МТР з метою виявлення відхилень від норм запасів і прийняття оперативних заходів щодо їх ліквідації. Необхідність контролю стану запасів обумовлена підвищенням витрат у разі виходу фактичного розміру запасу за рамки, передбачені нормами. Контроль (моніторинг) за станом запасу може проводитися на основі даних обліку запасів, переписів МТР, інвентаризації або в міру необхідності. На практиці застосовуються різні методи контролю, але найбільш часто зустрічаються два методи, а решта є їх варіантами:
- система контролю за станом запасів з фіксованою періодичністю замовлення;
- система контролю за станом запасів з фіксованим розміром замовлення.
Порівняльні характеристики основних методів контролю наведені в табл.1.
Після вибору системи поповнення запасів визначається величина замовленої партії МТР, а також інтервал часу, через який повторюється замовлення. Наведемо основні параметри, необхідні для розрахунку поповнення запасів (табл. 2).
Для оцінки процесу управління запасами використовуються наступні критерії (в дужках вказані напрямки їх зміни з метою підвищення ефективності управління):
- норма страхового запасу по об'єктах управління запасами (зниження);
- норма готовності до постачання по об'єктах управління запасами (підвищення);
- сукупний обсяг запасів (зниження).
Для формалізації функцій та їх ролей в процесі управління запасами і більш повного їх уявлення розглянемо ключові рівні управління процесу з їх цілями і функціями (табл. 3).
Відзначимо, що на рівні підприємства запаси відносяться до числа об'єктів, що вимагають великих капіталовкладень, і тому являють собою один з факторів, що визначають політику підприємства і які впливають на рівень логістичного обслуговування в цілому. На якому рівні буде прийматися рішення про створення (або не утворення) запасів і ким буде здійснюватися процес управління запасами - основне завдання, яке необхідно вирішувати.
Таким чином, організація оптимальної системи розподілу МТР залежить від числа складів в логістичному каналі і їх спеціалізації. Складська система має суттєвий вплив на витрати в процесі доведення МТР до одержувачів, а через них - на кінцеву вартість одержуваних МТР.
Посилення централізації управління дозволяє поліпшити критеріальні оцінки системи складського господарства і є одним з істотних резервів підвищення ефективності системи управління. Управління запасами також тісно пов'язаний з організацією транспортних перевезень. Для цього необхідно вирішити ряд завдань, список яких в укрупненому вигляді наведено нижче:
- оптимізація транспортних систем, в тому числі створення, оцінка транспортних коридорів і ланцюгів;
- планування транспортних процесів на різних видах транспорту, вибір оптимального рішення у випадках змішаних перевезень;
- вибір виду і типу транспортного засобу;
- визначення і узгодження транспортних тарифів.
Крім того, слід враховувати і те, що перевезення МТР є одним з ключових елементів витрат в діяльності компанії і нею необхідно управляти з метою мінімізації витрат при збереженні необхідних параметрів транспортних послуг. Основним фактором при визначенні вибору тієї чи іншої транспортної ланцюжка є необхідний термін поставки МТР, далі йдуть транспортні витрати, надійність і якість обслуговування, розмір поставки, час перевезення, тип перевозяться МТР, можливість псування і набір послуг, що надаються.
Для раціонального управління запасами важлива і організація контролю їх стану. Отримана інформація повинна відповідати наступним вимогам:
- своєчасно відображати відомості про величину запасів і відхилень від норм;
- включати всі необхідні дані про стан процесу руху кожного матеріалу, що входить в МТР (надходження, видаток);
- вартість збору і обробки необхідної інформації повинна бути мінімальною.
Поведемо підсумок сказаному вище. Недолік запасів часто призводить до порушення ритмічності виробництва, зниження продуктивності праці, перевитрати матеріальних ресурсів через вимушені нераціональних замін і підвищення собівартості продукції, що випускається, не дозволяє забезпечити безперебійний процес відвантаження готової продукції (що відповідно зменшує обсяги її реалізації), знижує розмір одержуваного прибутку і призводить до втрати потенційних покупців. У той же час наявність невикористовуваних запасів сповільнює оборотність оборотних коштів, відволікає з обороту матеріальні ресурси, знижує темпи відтворення і веде до великих витрат з утримання самих запасів. Функціонування підприємства при відносно високому рівні у нього запасів стає просто неефективним, адже в цьому випадку зростають додаткові витрати з утримання запасів, збільшується собівартість продукції і знижується її конкурентоспроможність. В умовах ринкової економіки питання раціональної та ефективної організації процесів управління і контролю руху МТР набувають особливої актуальності. Правильний підхід до їх вирішення необхідний для оптимізації рівня і ефективного використання запасів, для мінімізації вкладених в них оборотних коштів, а отже, для підвищення прибутковості функціонування будь-якого підприємства.