Виникли проблеми з інвентаризацією? Впровадження таких технологій, як системи штрихового кодування, RFID, Pick-to-Light, часто пропонується як вирішення проблеми неточного обліку складських запасів. Якщо належним чином реалізувати ці технології, можна скоротити кількість помилок.
Однак, жодна з них не дозволить усунути всі помилки. А погано реалізована система може навіть погіршити ситуацію. Тому, перш ніж витрачатися додаткові системи, ви повинні почати з основ - з приведення в порядок своєї системи менеджменту якості (СМЯ).
- Складська політика
- Опис бізнес-процесів
- процедура документування
- Навчання персоналу
- тестування співробітників
- Моніторинг процесів на відповідність
- встановлення стандартів
- відстеження точності
- відповідальність
- Вважайте!
- аудит
Немає нічого революційного в цьому списку «Основи». Це просто ряд кроків, які визначають процес досягнення більш високих рівнів точного обліку запасів. Ваш успіх або невдача буде залежати від конкретної реалізації цих кроків. Це не те, що робиться в поспіху. Наслідки можуть бути руйнівними в довгостроковій перспективі, тому що успіх цього плану вимагає спільних зусиль багатьох людей у вашій організації. Якщо ваша перша спроба виявиться невдалою, буде важче отримати високий рівень співпраці в наступний рази. Витратьте час і зробіть це правильно.
Складська політика
Підтримка точності обліку має бути невід'ємною частиною складської політики організації. Як якість обслуговування клієнтів і безпеки складу, точність повинна бути на відповідальності кожного. Це повинно починатися на найвищому рівні керівництва.
опис процесу
Ви будете змушені наполегливо боротися, щоб домогтися хоч якогось прогресу, якщо ви чітко не опишете в СМК організації процеси, які впливають на управління складом. При описі процесів, ви повинні шукати можливості для здійснення помилок і внесення змін для усунення або зменшення їх. Навіть самі акуратний співробітник робить помилки, тому необхідно передбачити формальні перевірки на місці критичних операцій. Опитайте якомога більше людей, залучених в цю роботу, щоб мати повне і точне уявлення про процеси. Все, що ви пропустили на цьому етапі, пізніше зажадає опису нових процедур і додаткового навчання співробітників. Тому ще раз: «Не поспішайте і зробіть це правильно».
процедура документування
Процедура, описана на цьому етапі, не повинна обмежуватися питаннями точності інвентаризації, вона повинна описувати весь порядок, включаючи якість, фізичні аспекти та безпеку.
Ця документація повинна бути чіткою і всеосяжної, наскільки це можливо. Документація повинна бути написана для конкретної задачі для конкретної посади. Вона повинна включати в себе все, що працівник повинен знати, щоб виконати це завдання і нічого більше. Наприклад, якщо відповідальність співробітника в тому, щоб повідомляти керівнику про будь-яких розбіжностях, це все, що має бути зазначено для цього співробітника, навіть якщо є інші додаткові процедури щодо невідповідності.
Процедури повинні також включати в себе правильний метод для заповнення і обробки документів, послідовність і терміни введення даних і будь-які перевірки, які повинні бути виконані. Якщо є які-небудь виключення в порядку заповнення документації, вони повинні бути вказані в документі, тому що недокументовані виключення знизять ефективність процедури.
Будьте реалістичні, процедури не «список побажань», це документи з вимогами для конкретного завдання. Ви повинні бути готові забезпечити дотримання всіх процедур. Після того як ви завершили з документацією, я пропоную вам спочатку розподілити процедури між декількома ключовими співробітниками, а потім взяти пару тижнів для вас і цих співробітників для контролю поточних операцій, щоб виявити, якщо щось було упущено або якщо щось описано неправильно . Після цього, процедури повинні бути офіційно введені в дію і поширюватися на всіх працівників.
Навчання персоналу
Видача опису процедури «під розпис» не є навчанням персоналу. Важливо пройти всі процедури з групами співробітників. Витратьте стільки часу, скільки необхідно, щоб переконатися, що всі вони мають повне розуміння процедури. Дайте ясно зрозуміти, що дотримання процедури є єдиним способом для виконання їхньої роботи. Якщо Ви зробили свою роботу по опису процесів і документування процедур правильно, ви не повинні зіткнутися з сюрпризами під час навчання.
тестування співробітників
Необхідно проводити тестування співробітників на знання процедури. Це єдиний спосіб дізнатися, чи розуміють вони їх (або навіть читали вони їх). Будьте готові, що тестування злякає ваших співробітників. Не робіть тести занадто складними. Запропонуйте їм кілька запитань з можливістю вибору готових варіантів відповіді. Вам також може знадобитися тестування, яке вимагає від працівника практичного виконання деяких робіт. Корисно повторно вносити в тест питання, з якими були проблеми в минулому. Але не повинно бути ніяких штрафів за неправильні відповіді. Будь неправильну відповідь на питання має обговорюватися з цим співробітником, щоб він зрозумів правильну відповідь. Можливо, буде потрібно вжити додаткових заходів для проведення усного тестування працівників з недостатніми навичками читання або знання мови.
Моніторинг процесів на відповідність
Ви повинні відразу почати моніторинг процесів на відповідність процедурам. Будь-які дії, які не відповідають письмовою процедурою, повинні бути вирішені негайно відповідальним працівником. Як зазначалося раніше, письмові процедури є єдиним способом для виконання роботи. Надання працівникам права «зробити це по-своєму» (навіть якщо їх варіант є кращим) унеможливить забезпечити дотримання інструкцій з інших питань, а також створить проблеми при внесенні змін до процеси. Якщо у них є кращий спосіб, після внесення змін у встановленому порядку, він стане «єдиним способом».
встановлення стандартів
Корисно встановлювати виробничі стандарти точності, коли це можливо. Зробіть дослідження, щоб забезпечити стандарти досить високими, але все ще досяжними. Ви повинні забезпечити дотримання цих стандартів, що вкрай важливо, щоб налаштувати їх правильно. Якщо ви сумніваєтеся, встановіть стандарти нижче, ви завжди можете збільшити їх пізніше. Якщо ви встановите їх занадто високо, ви поставите себе в скрутне становище, коли справа дійде до їх реалізації. Стандарти повинні бути встановлені для конкретного завдання. Встановлення стандартів вимагає стеження за точністю і продуктивністю виконуваних завдань. Це робить стандарт більш життєздатним, якщо у вас є кілька людей, що виконують однакові завдання.
відстеження точності
Точність повинна завжди бути виміряна у відсотках від загального числа транзакцій. Відстеження точності у вигляді кількості помилок ставить ваших більш продуктивних працівників в невигідне становище. Крім того, на організаційному рівні такі показники можуть бути спотворені через варіативності (наприклад, сезонності) бізнесу.
Інформація повинна доводитись до персоналу в позитивному ключі, це важливий інструмент для поліпшення процесів і людей. Просте відстеження показників і передача цієї інформації співробітникам дозволяє негайно скорочувати помилки, навіть якщо стандарти не встановлені. Справа в тому, що всі ми хочемо бути точними. Проблема в тому, всі ми думаємо, що ми точні, і це завжди інша людина робить все помилки.
відповідальність
Люди повинні нести відповідальність за дотримання документованим процедурам. Ви витратили час, щоб задокументувати процедури, забезпечити навчання і тестування. Якщо хтось не працює відповідно до процедур, до нього повинні застосовуватися відповідні дисциплінарні заходи. Це дуже просто. Ви можете бути здивовані, як багато всього одна людина, що не наступний процедурі, може зіпсувати. Якщо ваші співробітники не несуть відповідальності, ви даремно виконали всі попередні етапи. Помилки іноді робить кожен. Однак, помилка не повинна бути наслідком свідомого рішення працівника зробити свою роботу всупереч процедурі.