Складаємо обгрунтування представницьких витрат - зразок

Що являють собою представницькі витрати?

До представницьких відповідно до положень п. 2 ст. 264 НК РФ слід відносити такі типи витрат:

витрати на проведення офіційних заходів за участю представників компанії;
витрати на транспортні, буфетні послуги, замовлені в цілях проведення відповідних заходів;
витрати на послуги перекладача, якщо його допомога необхідна для проведення офіційного заходу.

Представницькі витрати (далі - ПР) можуть бути використані фірмою з метою зменшення оподатковуваної бази - у величині, що не перевищує 4% від витрат з оплати праці (їх перелік визначений в ст. 255 НК РФ).

Для того щоб використовувати ПР з метою оптимізації податків, необхідно їх обґрунтувати.

Як обгрунтувати представницькі витрати в цілях оптимізації податків?

складання наказу директора про проведення заходу, який передбачає вчинення ПР;
складання кошторису витрат з того чи іншого заходу;
складання звіту щодо витрачання грошових коштів в рамках проведення заходу.

Також Мінфін в зазначеному листі рекомендує додатково підтверджувати витрати, відображені, зокрема, в звіті різними первинними документами.

Проте багато сучасних фірм вважають за краще в силу усталених ділових звичаїв збирати на підтвердження витрат представницького характеру саме ті документи, що наведені в більш ранньому наказі Мінфіну. Це часто обумовлене бажанням фірми захистити себе від претензій податкового відомства, а також специфікою внутрішньої звітності і контролю організації.

Крім того, багато фірм з метою підтвердження витрат (не рахуючи форм, рекомендованих Мінфіном), складають такі джерела, як:

акт про здійснення (списання) витрат;
програма проведення офіційного заходу.

Розглянемо специфіку складання перерахованих вище документів докладніше.

Наказ директора про заході

Такий наказ повинен містити:

дату, номер складання документа;
найменування документа (наприклад, «Про проведення ділового сніданку»);
найменування суб'єкта господарювання;
текстовий блок з обґрунтуванням проведення заходу (зі словосполученням «З метою»);
текстовий блок резолютивної характеру ( «Наказую»), в якому відбивається перелік завдань, поставлених перед відповідальними особами в рамках проведення заходу, а також перелік відповідних осіб;
П. І. Б. посаду керівника організації, його підпис.

Даний документ, який використовується з метою підтвердження ПР, може містити:

блок, що відображає факт обмеження доступу до документа директором;
дату складання документа;
найменування документа (наприклад, «Кошторис представницьких витрат в рамках проведення ділового сніданку»);
відомості про заплановане місце проведення заходу;
дані про заплановане кількості учасників заходу в тому чи іншому статусі (організаторів, запрошених, представників фірми, її партнерів);
перелік статей ПР із зазначенням відповідних їм запланованих сум;
загальну суму передбачуваних ПР в рамках заходу;
П. І. Б. та підпис головного бухгалтера фірми;
П. І. Б. посаду керівника фірми і його підпис.

Звіт щодо витрачання грошових коштів

Відповідний звіт за своєю структурою може бути логічним продовженням попереднього джерела - кошторису. Тобто він буде містити:

дату складання, найменування документа (наприклад, «Звіт про представницькі витрати в рамках проведення ділового сніданку»);
відомості про фактичну кількість учасників заходу в тому чи іншому статусі;
відомості про фактичне місце проведення заходу;
перелік статей витрат із зазначенням відповідних їм фактичних сум;
загальну суму фактичних ПР в рамках заходу;
П. І. Б. посади і підписи співробітників, відповідальних за складання звіту.

Первинні документи

Первинні документи, що підтверджують вчинення фірмою ПР, можуть бути представлені в досить широкому спектрі. До них відносяться:

акти виконаних робіт;
рахунки на оплату;
рахунки-фактури;
накладні;
договори з контрагентами на надання послуг.

містити найменування та дату складання;
включати назву господарюючого суб'єкта, що сформував первинний документ;
відображати конкретний факт господарського життя, величину його виміру в грошовому або ж натуральному вираженні із зазначенням тих чи інших одиниць виміру;
включати найменування посад і П. І. Б. відповідальних осіб, які брали участь у правовідносинах, в результаті яких у фірми з'явилися ПР;
містити підписи відповідних посадових осіб.

Відзначимо, що договір з контрагентом на надання послуг, що входять до складу ПР, складається за загальними принципами, встановленими цивільним законодавством. У цьому сенсі він не відрізняється за структурою і правовим статусом від інших угод фірми з будь-якими контрагентами.

Так, наприклад, типовий договір на надання послуг з перекладу, буфетна обслуговування або транспортних перевезень може включати:

преамбулу;
розділ, в якому визначається предмет угоди;
розділ з правами і обов'язками сторін;
розділ з цінами і порядком здійснення розрахунків;
розділ, в якому відбивається відповідальність сторін;
розділ, в якому вказується термін дії угоди;
розділ з іншими умовами;
розділ з реквізитами сторін угоди, їх підписами.

Акт про списання витрат

Розглянутий акт призначений для посвідчення факту вчинення ПР уповноваженими особами. Найчастіше - входять до складу спеціальної комісії з числа представників компанії, яка здійснила ПР.

Відповідний акт може містити:

Програма заходу

Багато фірм вважають за краще доповнювати розглянутий нами комплект документів також програмою офіційного заходу.

Даний джерело може включати:

найменування (наприклад, «Програма ділового сніданку»);
формулювання, що відображають мету проведення офіційного заходу;
дату або період, місце проведення заходу;
переліки учасників заходів з тим або іншим статусом;
переліки партнерських організацій або фізосіб, до яких господарюючий суб'єкт планує звернутися з метою отримання послуг з перекладу, транспортних та інших послуг.
П. І. Б. посади, підписи осіб, відповідальних за проведення заходу.

Положення про представницькі витрати як інструмент їх підтвердження

Розглянуті нами документи, які використовуються з метою підтвердження фірмою ПР, можуть доповнюватися внутрішньокорпоративних положенням про ПР.

Дане положення може бути окремим локальним нормативним актом або частиною облікової політики організації і розроблятися з метою:

Такий стан має сенс стверджувати, якщо фірма проводить ті чи інші офіційні заходи регулярно.

У разі якщо воно затверджено, розглянуті нами документи для підтвердження витрат будуть складатися на основі форм, затверджених в якості додатків до відповідним положенням.

ПР, визначені відповідно до п. 2 ст. 264 НК РФ, можуть бути використані фірмою з метою зменшення оподатковуваної бази в встановлених межах. Для цього вони повинні бути підтверджені.