Сторінки ділового листа нумеруються, крім першої, арабськими цифрами.
Ширина поля з лівого боку має бути не менше 2 см. Текст друкується через півтора - два інтервали. Абзац починається з відступом п'яти інтервалів від поля. У діловому листі слід уникати переносу слів.
Для відправлення листа може бути використаний стандартний конверт, але якщо Ваша організація досить солідна, то буде розумним випустити конверт з логотипом вашої фірми. Фірмові конверти, безумовно піднімуть престиж Вашого підприємства в очах будь-якого партнера.
Щоб скласти діловий лист, не обов'язково володіти літературним талантом.
Мета ділового листа - роз'яснити або переконати в чому-небудь Вашого партнера по бізнесу, тому в даному випадку високий стиль абсолютно недоречний.
При написанні ділового листа використовується офіційна мова. Він відрізняється точністю і ясністю. Існує цілий набір кліше, штампів, стандартів, за допомогою яких складається діловий лист.
Зразки етикетних фраз, які широко вживаються при листуванні, наведені в таблиці №8.
- Повідомляємо (Вам), що.
- Ставимо Вас до відома, що.
- Доводимо до Вашого відома, що.
- Нам приємно повідомити (Вам), що.
- З жалем повідомляємо, що.
У російськомовній практиці після вступного звернення ставиться знак оклику, в міжнародній - кома.
Якщо Ви пишете не перший лист вашому партнерові, то його слід почати з ввічливою посилання на останнє отримане від нього лист.
Підпис ставиться на правій стороні аркуша під заключною формою ввічливості. Прізвище відправника друкується на машинці або комп'ютері під його особистим підписом.
Ділові листи можуть бути різних видів: подай-тільні, лист-замовлення, виставляння рахунку, відповідь на запит партнера, вибачення за затримку виконання зобов'язань, запрошення і т. П. Кожна організація має свій бланк ділового листа. Прості ділові листи пишуться на раз-них етапах ділових відносин між організаціями.
Шановні панове! Надсилаємо Вам два оригінали та одну копію контракту №. на придбання (найменування това-ра). Велике прохання підписати контракт і вислати нам один оригінал.
Сподіваємося на швидку відповідь.