Документ, який допомагає взаємодіяти працівникам з керівництвом компанії і іншим співробітниками - це службова записка. Тобто її значення важко переоцінити. Для того щоб вийшло скористатися цим зручним інструментом, слід знати якою має бути службова записка, приклад написання.
Навіщо вона потрібна, цілі написання
Даний документ використовується для вирішення різного роду організаційних і виробничих питань. Подібна внутрішня переписка вважається офіційною, часто форма її стандартизована, але в залежності від мети її написання у неї буває різний організаційно-правовий характер.
Важливо! Залежно від змісту і піднімається питання, дані документи повинні зберігатися в архіві компанії протягом 1, 3, 5 років, а деякі навіть постійно.
Метою написання записки є узгодження і пояснення окремих ділових питань. Пов'язані вони можуть бути з роботою іншого відділу або всього одного співробітника. Створюється вона в тому випадку, якщо необхідно зафіксувати на папері факт спілкування. Службові записки не містять наказів або розпоряджень так як є допоміжними документами діловодства в компанії, на підприємстві.
Складаються службові записки у довільній формі, що можна побачити в запропонованих прикладах - стандартної форми для них немає. При написанні варто дотримуватися правил ділового спілкування.
Правила написання
Хоча чітких обмежень, щодо написання даного документа немає, все ж певні норми ділового спілкування потрібно дотримуватися, серед них:
Важливо! У процесі створення записки слід все реквізити вказувати правильно і дотримуватися послідовність.
Серед інших особливостей:
- Дотримання вимог ділового листування.
- Уникати складних мовних зворотів, довгих речень.
- Емоційний відтінок і власну думку тут неприйнятні.
- Обов'язково такі записки, слід фіксувати в журналі вихідної кореспонденції, із зазначенням ідентифікаційного номера.
Необхідність чи формальність
Такий тип ділової кореспонденції не настільки поширений як інші, наприклад, пояснювальні. На невеликому підприємстві службові записки практично не використовуються, адже їх написання займе більше часу, ніж просто поводження з конкретним питанням до того чи іншого співробітника, керівництву.
Що стосується великих підприємств, на яких є поділ на структурні відділи, то в них без подібної письмової кореспонденції просто не обійтися. Саме вона забезпечує взаємодію.
Важливо! Незнання як складати подібний документ і нехтування правилами в великих компаніях загрожує неприємними наслідками. У тому числі збоєм системи роботи, виробничими нестикування.
Електронні службові записки
Так як більшість підприємств сьогодні комп'ютеризовані, часто діловодство ведеться без фізичної роздруківки і написання різних офіційних документів. Такий бланк як службова записка можна, без будь-яких ускладнень, створювати в електронному вигляді і в такому ж форматі відправляти в необхідний структурний відділ за допомогою внутрішньої електронної пошти.
Для полегшення цього процесу розробляється спеціальне програмне забезпечення. У програмі працівники реєструються за допомогою унікального логіна і пароля, який надає найчастіше відділ кадрів. Все що потрібно при подібній системі - це заповнити поля в спеціальній формі «Службова записка».
Серед суттєвих переваг даної системи:
- Автоматичне привласнення номера вихідної кореспонденції.
- Всі документи розсортовані по роках створення і зберігаються в комп'ютері. Такий варіант набагато зручніше, адже не потрібно відводити спеціальне місце для зберігання паперового бланків.
- Відшукати необхідний документ легко.
Службові записки все ж таки не дуже часто використовуються у внутрішньому спілкуванні в компанії. Але подібний інструмент зручний, адже то що записано на папері або відправлено за допомогою електронної пошти має куди більший «вагу» ніж усне погодження чого-небудь.