Загальні положення по службовому діловодства та службового листування
Основним методом керівництва та управління військами (силами) є особисте спілкування посадових осіб військових частин безпосередньо, з використанням засобів зв'язку, електронно-обчислювальної техніки та інших технічних засобів.
Службове листування слід застосовувати лише у випадках дійсної необхідності, коли немає умов для здійснення особистого спілкування, неможливо використовувати технічні засоби зв'язку або коли чинним законодавством передбачено складання письмового документа.
Робота зі службовими документами в військових частинах регулюється законодавством Російської Федерації, наказами Міністра оборони Російської Федерації і цією Інструкцією.
Службове листування з різних питань службової діяльності ведеться між військовими частинами по підпорядкованості, військовими частинами, не підпорядкованими один одному, а також з громадськими організаціями та громадянами.
Ведення службової переписки між підрозділами військової частини, між відділами і службами в армії, на флотилії і нижче, а також всередині управлінь, напрямків, відділів і служб забороняється.
Службове листування в Збройних Силах ведеться російською мовою.
Командири (начальники) військових частин несуть відповідальність за організацію діловодства та зобов'язані:
а) Визначати порядок роботи зі службовими документами у військовій частині на підставі рішення командира частини;
б) Знати фактичний стан діловодства і вживати необхідних заходів щодо скорочення службового листування, забороняючи ведення переписки з таких питань, які можуть бути вирішені шляхом особистого спілкування або шляхом переговорів з технічних засобів зв'язку та інформаційних систем, якщо чинним законодавством не передбачено складання письмового документа;
в) Правильно організувати ведення діловодства, постійно утримувати його в готовності до виконання поставлених завдань, контролювати роботу підлеглих органів і посадових осіб, відповідальних за ведення діловодства;
г) Своєчасно доводити до особового складу надходять службові документи, контролювати їх облік та виконання;
д) Забезпечувати готовність до порятунку службових документів в разі пожежі, стихійного лиха та інших надзвичайних ситуацій;
ж) Вимагати від підлеглих своєчасного виконання отриманих документів (доручень, вказівок);
з) Вживати заходів щодо вдосконалення діловодства, якісному підбору особового складу для роботи зі службовими документами, забезпечення книгами, журналами, бланками, передбаченими Інструкцією з діловодства в ВС РФ, впровадження оргтехніки та автоматизованих технологій обробки службової інформації;
і) Забезпечувати правильне користування дійсними та умовними найменуваннями військових частин при виготовленні і відправці службових документів, звертаючи особливу увагу на правильність ведення переписки з громадськими установами та організаціями;
к) Своєчасно організовувати роботу з відбору та знищення службових документів з простроченим терміном зберігання, не потрібних для практичної роботи, що не підлягають архівному зберіганню і не мають історичної та наукової цінності, і звільняти від цих документів діловодства військових частин;
л) Приймати практичні заходи по наведенню належного порядку в діловодстві;
м) Забезпечувати своєчасну здачу в архіви службових документів з постійними і тривалими (10 років і більше) термінами зберігання. Не допускати знищення службових документів, що підлягають здачі в архіви;
н) Строго виконувати вимоги, встановлені Настановою з діловодства, бути пильним і не допускати будь-яких порушень, які можуть призвести до розголошення відомостей службового характеру або втрати службових документів і вимагати це від підлеглих, а також припиняти дії (бездіяльність) інших осіб, які можуть привести до таких наслідків;
Забороняється вимагати від підлеглих подання відомостей і документів, не передбачених табелями термінових донесень, наказами і директивами Міністра оборони Російської Федерації і директивами Генерального штабу Збройних Сил.
Військовослужбовці та особи цивільного персоналу, що працюють зі службовими документами, зобов'язані:
а) знати і строго виконувати вимоги, встановлені Інструкцією з діловодства;
б) бути пильними, не допускати порушень, які можуть призвести до розголошення відомостей службового характеру або втрати службових документів, а також припиняти дії (бездіяльність) інших осіб, що можуть призвести до таких наслідків;
в) знайомити зі службовими документами інших осіб і передавати службові документи іншим виконавцям тільки з дозволу свого безпосереднього начальника;
г) передавати службові документи з одного відділу (служби) в інший тільки через особа, яка здійснює діловодство, під розписку у відповідних журналах обліку. Допускається передача службових документів військовослужбовцям та особам цивільного персоналу для тимчасового користування під розписку в реєстрі. У цьому випадку виконавець зобов'язаний отримати службові документи назад під розписку в цьому ж реєстрі. Підписи за отримання службових документів необхідно розшифровувати;
д) давати довідки по службових документів і повідомляти відомості, що містяться в них, особам, які не мають відношення до цих документів, тільки з дозволу командира (начальника) військової частини або начальника штабу військової частини;
е) негайно повідомляти своєму безпосередньому начальнику про втрату або недостачу службових документів, посвідчень, перепусток, ключів від приміщень, сховищ, сейфів, в яких зберігаються службові документи, особистих печаток, а також про факти виявлення зайвих і неврахованих службових документів;
ж) при вибутті з військової частини в зв'язку зі звільненням із займаної посади (звільнення з військової служби або роботи, переклад до нового місця служби або роботи), при вибутті у відпустку, на лікування, у відрядження вчасно здати всі значаться за ним службові документи та видання особі, що веде діловодство;
з) своєчасно здавати в діловодство документи, потреба в яких відпала;
і) пред'являти всі значаться за ними службові документи та видання представникам діловодства на їх вимогу.
Особам, які працюють зі службовими документами, забороняється:
а) повідомляти усно або письмово службові відомості про характер виконуваної роботи, що проводяться військовою частиною заходах, дійсні найменування та пункти дислокації військових частин особам, які не мають за родом військової служби (роботи) відносини до цих відомостей;
б) звертатися куди-небудь з особистими проханнями, викладеним на бланках з найменуванням військової частини;
г) виготовляти блокноти, записні книжки, зошити, бланки, візитні картки, не передбачені Інструкцією з діловодства в ВС РФ з найменуванням військової частини або військової посади командира (начальника);
У виняткових випадках (при відсутності централізованого постачання) виготовлення і закупівлю зазначеного майна здійснюють військові частини.
Безпосередня відповідальність за організацію діловодства та контроль за його веденням покладаються на начальника штабу військової частини, а де ця посада штатом не передбачена, - на одного із заступників командира (начальника) військової частини.
Загальне керівництво з організації та ведення службової переписки і діловодства в Збройних Силах здійснюється Управлінням справами Міністерства оборони Російської Федерації.
Робота зі службовими документами у військових частинах в неробочий час допускається тільки з дозволу командира (начальника) військової частини або начальника штабу військової частини.
Робота зі службовими документами та зберігання їх за межами службових приміщень військових частин, як правило, забороняються. Таку роботу має право дозволити командир (начальник) військової частини або начальник штабу військової частини. Несекретні службові видання (крім видань з поміткою «Для службового користування») військовослужбовці та особи цивільного персоналу можуть брати з дозволу безпосереднього начальника для роботи в домашніх умовах на термін не більше 10 діб.
Несекретні службові видання (крім видань з поміткою «Для службового користування») можуть видаватися для самостійної роботи офіцерам запасу та у відставці з дозволу командира (начальника) військової частини або начальника штабу військової частини через діловодство під розписку в картці видачі.
Офіцери запасу і у відставці можуть знайомитися з несекретними службовими документами і виданнями з дозволу командира (начальника) військової частини або начальника штабу військової частини.
При реєстрації в готелях, санаторіях, будинках відпочинку, на туристських базах і т. П. Військовослужбовці вказують прізвище, ім'я, по батькові, рік і місце народження, серію, номер, дату видачі паспорта громадянина Російської Федерації або службового паспорта і орган, що видав цей паспорт , а при відсутності паспорта - серію, номер, дату видачі посвідчення особи (військового квитка) і військову частину, яка видала його.
Військовослужбовці, особи цивільного персоналу військових частин, дислокованих за межами Російської Федерації, вказують умовні найменування військових частин без пунктів дислокації.
ДЕЛОПРОІЗВОДСТВООснови службового діловодства та службового листування в військових частинах і підрозділах