Нерідкі випадки, коли працівник, затаївши образу на керівництво, «забуває» повернути гроші або цінності компанії при звільненні. Яким чином вийти з цієї ситуації? Чи потрібно компанії, як податковому агенту, заплатити ПДФО? Є варіанти.
У цьому іншому випадку в залежності від обставин у компанії є три варіанти розвитку подій з різними податковими наслідками: стягнути з зарплати працівника, пробачити або списати як безнадійний борг. Нижче розглянемо уаказанние варіанти докладніше.
Утримання із заробітної плати працівника для погашення його заборгованості роботодавцю можуть здійснюватися:
- для відшкодування невідпрацьованого авансу, виданого працівнику в рахунок заробітної плати;
- для погашення невитраченого і своєчасно не поверненого авансу, виданого в зв'язку зі службовим відрядженням або переведенням на іншу роботу;
- для повернення сум, зайво виплачених працівнику внаслідок лічильних помилок, а також сум, зайво виплачених працівнику, в разі визнання органом по розгляду індивідуальних трудових спорів провини працівника у невиконанні норм праці (п. 3 ст. 155 ТК РФ) або просте (п. 3 ст. 157 ТК РФ);
- при звільненні працівника до закінчення того робочого року, в рахунок якого він вже одержав щорічну оплачувану відпустку, за невідпрацьовані дні відпустки. Утримання за ці дні не виробляються, якщо працівник звільняється з підстав, передбачених підпунктом 8 пункту 1 статті 77 або підпунктами 1, 2, 4 пункту 1 статті 81, підпунктами 1, 2, 5 - 7 статті 83 Трудового кодексу (ст. 137 ТК РФ ).
Недостача цінностей, ввірених працівникові на підставі спеціального письмового договору або отриманих ним за разовим документом, відноситься до випадків повної матеріальної відповідальності (п. 2 ст. 243 ТК РФ).
Організація може стягнути заборгованість з належних працівникові виплат самостійно або звернутися з позовом до суду. Це залежить від розміру суми боргу і від того, чи згоден працівник його повернути.
У першому випадку підставою для стягнення послужить розпорядження керівника, який повинен бути видане не пізніше одного місяця з дня остаточного встановлення розміру заподіяної працівником шкоди. Без суду можна обійтися, якщо сума заподіяної шкоди менше середнього місячного заробітку працівника і він згоден його відшкодувати (ст. 248 ТК РФ).
Далеко не завжди борги повертають добровільно, проте відмовляти працівникові в звільненні, не видавати йому трудову книжку, поки він не поверне борг і т. П. Не можна. У цьому випадку закон порушує керівництво організації (ст. 84.1, 140 ТК РФ).
За згодою роботодавця працівник може передати йому для відшкодування заподіяної шкоди рівноцінне майно (ст. 248 ТК РФ).
Розмір шкоди, заподіяної роботодавцю при втраті майна, визначається за фактичними втратами. Їх розмір визначається, виходячи з ринкових цін, що діють в даній місцевості на день заподіяння шкоди, але не нижче вартості майна за даними бухгалтерського обліку з урахуванням ступеня зносу цього майна, якщо законодавством не встановлений особливий порядок визначення розміру підлягає відшкодуванню шкоди (ст. 246 ТК РФ ).
Необхідно також враховувати, що загальний розмір усіх відрахувань при кожній виплаті не може перевищувати в загальному випадку 20 відсотків, при утриманні за кількома виконавчими документами - 50 відсотків, при стягненні аліментів та відшкодування збитків, завданих злочином. - 70 відсотків заробітної плати (ст. 138 ТК РФ).
Роботодавець має право з урахуванням конкретних обставин, при яких була заподіяна шкода, повністю або частково відмовитися від його стягнення з винного працівника (ст. 240 ТК РФ).
На дату складання акта про недостачу або акта інвентаризації в бухгалтерському обліку запишемо:
- Дебет 01 Кредит 01
- списана первісна вартість втраченого майна;
- Дебет 02 Кредит 01
- списана нарахована амортизація по втраченому майну;
- Дебет 94 Кредит 01
- відображена залишкова вартість втраченого майна.
Якщо працівник згоден повернути цінності добровільно:
- Дебет 70 Кредит 73
- утримана ринкова вартість майна з виплат, належних працівникові при звільненні;
- Дебет 73 Кредит 94
- відображена сума збитку в межах залишкової вартості втраченого майна;
- Дебет 73 Кредит 91-1
- відображено дохід у вигляді різниці між ринковою вартістю майна, утриманої з працівника, і залишковою вартістю майна.
Якщо відшкодувати збиток працівника зобов'язав суд, на дату набрання чинності судового рішення в бухгалтерському обліку запишемо:
- Дебет 76-2 Кредит 94
- відображена сума збитку в межах залишкової вартості;
- Дебет 76-2 Кредит 91-1
- відображено дохід у вигляді різниці між ринковою і залишковою вартістю втраченого майна;
- Дебет 50 Кредит 76-2
- відображена сума грошових коштів, внесених колишнім працівником в касу організації в відшкодування заподіяної шкоди.
Якщо суд приймає сторону працівника, на дату набрання чинності судового рішення в бухгалтерському обліку залишкова вартість втраченого майна з рахунку 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей» списується на рахунок 91-2 «Інші витрати»:
Прощення боргу. Судові тяжби - це завжди додаткові фінансові втрати, час і трудовитрати. Найчастіше, сам процес обходиться дорожче, ніж втрачені цінності, і роботодавець не бажає його починати. Тут бухгалтеру потрібно бути дуже уважним до дат і до того, що саме не повернув працівник: підзвітну майно і гроші, позика для особистих потреб або аванс.
Роботодавець має право звернутися до суду по спорам про відшкодування працівником заподіяної шкоди протягом одного року з дня його виявлення (ст. 392 ТК РФ). Якщо пробачити борг звільненого працівника до закінчення цього терміну, то у нього виникне законне право на присвоєні цінності, прощена сума буде витлумачена як дарування (п. 1 ст. 572 ЦК України). Таким чином, у викрадача виникне дохід, оподатковуваний ПДФО (ст. 210, 211 НК РФ).
Обчислити і утримати ПДФО потрібно при фактичній виплаті працівнику доходу (п. 4 ст. 226 НК РФ). Перерахувати його до бюджету - не пізніше дня фактичного отримання у банку готівкових грошових коштів на виплату доходу (п. 6 ст. 226 НК РФ). Підставою для прощення боргу стане письмове розпорядження, наказ керівника або договір дарування; дата, зазначена в цьому документі, стане днем отримання звільненим працівником доходу. Фірма як його податковий агент зобов'язана утримати і сплатити до бюджету податок з цієї суми за ставкою 13 відсотків (п. 1, 2 ст. 226, ст. 224 НК РФ).
За договором дарування одна сторона (дарувальник) безоплатно передає або зобов'язується передати другій стороні (обдаровуваному) річ у власність або майнове право (вимога) до себе або до третьої особи або звільняє або зобов'язується звільнити її від майнового обов'язку перед собою або перед третьою особою (п . 1 ст. 572 ЦК України).
Не обкладаються ПДФО подарунки, вартість яких не перевищує 4000 рублів за рік (п. 28 ст. 217 НК РФ). Якщо прощена сума більше, то людина повинна відняти від неї 4000 рублів і заплатити податок з різниці.
При прощення боргу на дату розпорядження керівника в бухгалтерському обліку запишемо:
- Дебет 91-2 Кредит 94
- відображена залишкова вартість втраченого майна;
- Дебет 99 Кредит 68 субрахунок «Постійне податкове зобов'язання»
- відображено постійне податкове зобов'язання.
Борг за авансом і позикою
Обставини, при яких можна стягнути з працівника зайво виплачену йому заробітну плату, названі в статті 137 Трудового кодексу:
- рахункова помилка;
- якщо органом по розгляду індивідуальних трудових спорів визнана вина працівника у невиконанні норм праці (п. 3 ст. 155 ТК РФ);
- простий (п. 3 ст. 157 ТК РФ);
- якщо заробітна плата була зайво виплачена працівнику в зв'язку з його неправомірними діями, встановленими судом.
Матеріальна відповідальність настає за шкоду, заподіяну роботодавцю в результаті винного протиправного дії або бездіяльності працівника, якщо інше не встановлено федеральним законодавством (ст. 233 ТК РФ).
Що стосується ПДФО в цій ситуації, то податок вже втримали при видачі авансу. Те ж саме, якщо працівник відгуляв відпустку авансом і звільнився, не повернувши відпускні, і керівництво фірми вирішило пробачити цей борг. У цьому випадку ПДФО було утримано при фактичній виплаті відпускних (ст. 136 ТК РФ).
У випадку з прощення позиковими коштами деякі фахівці радять зробити договір позики безстроковим і не вимагати його повернення, тоді обов'язку сплатити ПДФО не виникає взагалі.
Суми безнадійних боргів і борги, не покриті за рахунок коштів резерву, можна визнати позареалізаційними витратами (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Безнадійними боргами (нереальними до стягнення) визнаються ті зобов'язання, за якими минув встановлений термін позовної давності, а також ті борги, за якими відповідно до цивільного законодавства зобов'язання припинене внаслідок неможливості його виконання, на підставі акту державного органу або ліквідації організації (п. 2 ст. 266 НК РФ).
Особливу увагу слід звернути на те, що не всі безнадійні борги можна списати у позареалізаційні витрати в цілях оподаткування прибутку. Так, розраховуючи податок на прибуток, не можна визнати позареалізаційних витрата, що виник через те, що колишній працівник не повернув позику на особисті потреби. Економічно такий витрата не виправданий (п. 1 ст. 252 НК РФ). Якщо ж нереальні до стягнення гроші, видані працівникові під звіт, списуємо їх сміливо на підставі підпункту 2 пункту 2 статті 265 Податкового кодексу.
На закінчення рекомендація аудиторів: який би варіант списання боргу працівника ви не вибрали, уважно стежте, щоб кожне рішення і кожна операція були документально підтверджені.