Документування - запис інформації на різних носіях за встановленими правилами.
Залежно від того, який засіб документування використовується, розрізняють і способи документування.
Текстовий документ: документ, що містить звукову інформацію, зафіксовану будь-яким типом письма або будь-якою системою звукозапису. Текстове документування отримало найширше розповсюдження. З його допомогою документується діяльність державних установ, підприємств та окремих осіб.
Технічне документування є способом фіксації технічної думки. Технічні документи - узагальнююча назва документів, що відображають результат будівельного і технологічного проектування, конструювання, інженерних вишукувань та інших робіт з будівництва будівель і споруд та виготовлення виробів промислового виробництва. Технічні документальні матеріали ведуть записи процесів праці, засобів виробництва (креслення, малюнки, розрахунки, графіки, технічні описи та ін.) Це також документація, пов'язана з геодезією, картографією, гідрометеослужбою.
Фотодокумент - образотворчий документ, створений фотографічним способом. Особливість фотодокументів - виникають в момент подій, тому вони, завдяки точності, наочності, мають велику цінність і знаходять широке застосування в різних областях діяльності людини: в медицині, науці, мистецтві, в судовій практиці, в журналістиці і т.д. За допомогою мікрофотокопіювання виходять копії документів.
Фонодокумент - документ, що містить звукову інформацію, зафіксовану будь-якою системою звукозапису. Аудіовізуальні документи широко застосовуються.
Документи на машинних носіях
Електронне документування. За допомогою спеціальних матеріальних носіїв, на яких дані фіксуються спеціальними умовними позначеннями, створюються документи з інформацією в формі, зрозумілою тільки машині. Щоб людина могла прочитати інформацію, оброблену машиною, її потрібно перетворити на вигляд, придатний для візуального сприйняття. Документ на машинному носії - документ, створений з використанням носіїв і способів запису, що забезпечують обробку його інформацією електронно-обчислювальною машиною.
Поява машинного документування не скасовує попередніх способів запису інформації. Поряд з традиційними видами документів з'являються все більш складні нетрадиційні види документів на новітніх носіях.
Матеріальні носії інформації
Для створення документів використовуються різні матеріальні об'єкти (папір, магнітні та оптичні диски, кіноплівка і ін.), Які служать для закріплення і зберігання на них мовної, звукової чи образотворчої інформації. Одна з можливих класифікацій носіїв інформації може бути представлена наступним чином:
Інформатизація суспільства, бурхливий розвиток мікрографії, комп'ютерної техніки і проникнення її в усі сфери людської діяльності визначили поява документів на новітніх, нетрадиційних, тобто непаперових носіях інформації.
Поняття «новітній» і «нетрадиційний» документ багато в чому умовні і служать для назви групи документів, які на відміну від традиційних, тобто паперових, як правило, вимагають для відтворення інформації використання технічних засобів. До цієї групи належать документи у вигляді фільмів, микрофиш, звукових магнітних записів, а також у вигляді діскетних носіїв для комп'ютерного читання (дисків, дискет) і т.п.
Документи на новітніх носіях інформації відносяться до класу технічно-кодованих, що містять запис, доступний для відтворення тільки за допомогою технічних засобів, в тому числі звуковідтворювальної, проекційної апаратури або комп'ютера.
Документи на новітніх носіях інформації ділять на: