Щоб забезпечити збереження документів, їх прошивають, опломбують або скріплюють сургучною печаткою. Неакуратна прошивка або пломбування збільшує ризик втрати або підміни окремих аркушів, а також може послужити причиною відмови зацікавлених осіб взяти документи. У статті ми розповімо онюансах і технології зшивання і опломбування документів.
Документи з тимчасовим терміном зберігання 10 і більше років зшивають, як правило, для внутрішнього використання - при передачі на зберігання в архів організації. Однак існує ряд зовнішніх організацій, за запитом яких документи надаються виключно в прошитому вигляді:
• податкова інспекція;
• нотаріальні контори;
• організації-замовники (за участю в тендері).
ПРОШИВКА ДОКУМЕНТІВ
Технологія прошивки документів включає ряд етапів. Нехтувати будь-яким з них необачно, оскільки може привести до розшивки вже готових пакетів документів.
Підготовчий етап
Цей етап включає наступні кроки:
Шиємо в три проколи
з Основ законодавства Російської Федерації про нотаріат
У разі, якщо зазначені документи виконані на паперових носіях, вони не повинні мати підчисток або приписок, закреслених слів чи інших необумовлені виправлень не можуть бути виконані олівцем або за допомогою легко видаляються з паперового носія барвників. Текст документа повинен бути легко читаним. Цілісність документа, що складається з декількох листів, повинна бути забезпечена шляхом його скріплення або іншим виключає сумніви в його цілісності способом.
Якщо кількість листів в сформованому пакеті документів більше 250, документи формуються в окремі томи. У пачці не повинно бути більше 250 аркушів, товщина - не більше 4 см (п. 3.5.3 Основних правил).
Для надійної прошивки знадобляться:
• суворі нитки (банківський шпагат) або поліефірні нитки ЛШ-210;
• товста голка (шило);
• канцелярський клей.
Класичний і найбільш надійний спосіб зшивання невеликих обсягів документації - за допомогою голки і нитки.
Документи прошивають на 2-4 проколу (п. 2 листа Мінфіну Росії від 29.10.15 № 03-02-РЗ / 623336 «Про надання в податкові органи сшивов витребуваних документів на паперовому носії»).
Прошивати документацію в 3 отвори вимагають для здачі в архів і податкову інспекцію, в 4 - при реєстрації підприємств, в 5 дірок зшивається бухгалтерська документація, термін зберігання якої більше 10 років.
В.С. Туркіна,
секретар-референт