Система менеджменту якості
Порядок розробки і впровадження, вимоги до побудови, викладу, змісту
і оформлення положення про підрозділ
Система менеджменту якості
Порядок розробки і впровадження, вимоги до побудови, викладу, змісту
і оформлення положення про підрозділ
1.Розроблена І ВНЕСЕНО
відділом rflhjd
2.ВВЕДЕН В ДІЮ
Наказом по ВАТ "Компанія" від "" 20__ р №
1. Область застосування і сфера дії
2. Нормативні посилання
3. Визначення та скорочення
4. Загальні положення
5.Требованія до змісту положення про підрозділ
6.Требованія до оформлення положення про підрозділ
7.Порядок внесення змін до положення про структурний підрозділ
8.Учет і зберігання положення про підрозділ
9.контроль дотримання вимог стандарту
Додаток А "Форма листа реєстрації змін"
Додаток Б "Форма листа ознайомлення зі станом"
Додаток В "Форма першого аркуша положення про підрозділ"
Додаток Г "Форма таблиці службових взаємин підрозділу"
Додаток Д "Форма журналу реєстрації положень про структурні підрозділи"
Додаток Е "Форма журналу видачі копій положень про підрозділи"
Додаток Ж "Форма протоколу перевірки підрозділів"
лист реєстрації змін
1 Область застосування і сфера дії
1.1 Дана інструкція встановлює загальні вимоги до побудови, викладу, змісту, оформлення, порядку розроблення та впровадження, проведення змін Положень про структурні підрозділи.
1.2 Інструкція обов'язкова для всіх підрозділів ВАТ "Компанія", в рамках системи менеджменту якості.
2 Нормативні посилання
3 Визначення і скорочення
3.1 Визначення:
Положення про структурний підрозділ - нормативно-правовий документ, що визначає порядок утворення, організацію роботи, цілі та функції, функціональні взаємини структурного підрозділу.
Структурний підрозділ - відокремлений підрозділ підприємства, наділене власними цілями і функціями.
Мета - загальне призначення підрозділи, бажаний результат діяльності підрозділу, який досягається шляхом успішного здійснення функцій.
Функція - напрям діяльності підрозділу.
Завдання - етапи успішного здійснення функції.
Права підрозділу - можливість вимагати (рекомендувати, забороняти, пропонувати) від інших структурних підрозділів підприємства виконання будь-яких дій або надання даних.
3.2 Скорочення:
СМК - система менеджменту якості;
СТП - стандарт підприємства;
МИ - методичні інструкції;
ОК - відділ кадрів;
ВТК - відділ технічного контролю;
ВАТ - відкрите акціонерне товариство.
4 Загальні положення
4.1 Положення розробляється тільки про самостійні структурні підрозділи, наприклад про цеху, відділі, що мають свої особливі функції і завдання. Положення не розробляється про бюро, що входять до складу більш великого підрозділу (відділу), і службах, які об'єднують окремі структурні підрозділи (наприклад: служба головного інженера і т.д.).
4.2 Положення про структурний підрозділ розробляється і коректується керівником структурного підрозділу в такі строки:
- в разі створення нового структурного підрозділу не пізніше 1 місяця від дати його створення;
- в разі необхідності внесення змін до чинного положення (зміна найменування, цілей, функцій, взаємозв'язків та інших основоположних моментів) не пізніше 2 тижнів від дати вступу в силу змін. Порядок внесення змін визначено у відповідному розділі цієї інструкції.
4.3 Положення про структурний підрозділ узгоджується з керівником відповідної служби, провідним інженером по СМК, начальником юридичного відділу, начальником відділу кадрів, в разі необхідності з керівниками зацікавлених суміжних підрозділів, і затверджується генеральним директором, або його першим заступником. Погоджують підписи розташовуються в кінці тексту положення про підрозділ, обов'язково повинні бути вказані дата підпису, посада і розшифровка підпису.
4.4 Узгоджувальні підписи означають:
- керівника служби - правильність викладеної в положенні інформації: цілі, функції, завдання, взаємини, права, підпорядкованість підрозділу, відповідальність керівника підрозділу;
- начальника відділу кадрів - відповідність зазначених у положенні найменувань структурних підрозділів, посад, структури підрозділу зі штатним розкладом; виконання вимог до оформлення положення;
- начальника юридичного відділу - відповідність викладеної в положенні інформації з чинним законодавством;
- провідного інженера по СМК - відповідність положення вимогам системи менеджменту якості.
4.5 Термін дії положення - від дати затвердження протягом 5 років, в разі внесення змін - протягом 5 років від дати внесення останньої зміни. Керівники структурних підрозділів зобов'язані перевіряти коректність інформації, що міститься в положенні про структурний підрозділ, не рідше 1 разу на рік і, в разі необхідності, вносити пропозиції щодо її актуалізації.
5 Вимоги до змісту положення про підрозділ
5.1 Ці розділи положення про підрозділ (черговість розділів обов'язкове):
- найменування стану із зазначенням найменування структурного підрозділу відповідно до штатного розкладу;
- загальні положення;
- мети;
- функції і завдання;
- внутрішня структура;
- права;
- взаємини з іншими підрозділами;
- відповідальність керівника структурного підрозділу;
- висновок;
- лист реєстрації змін (форма в додатку А);
- лист ознайомлення зі станом (форма в додатку Б).
5.2 Текст положення про підрозділ повинен бути точним, не допускати різних тлумачень, і логічно послідовним.
5.3 Перший лист положення про підрозділ оформляється згідно з додатком В.
5.4 У розділі "Загальні положення" має бути вказано:
- повне (відповідно до штатного розкладу) і скорочене (відповідно до прийнятих на підприємствами скороченнями) найменування структурного підрозділу;
- характеристика місця підрозділу в організаційній структурі підприємства:
- до складу якої служби входить підрозділ, кому з керівників вищого рівня підприємства підпорядковано підрозділ;
- хто безпосередньо керує підрозділом (найменування посади відповідно до штатного розкладу);
- з якими сторонніми організаціями та підрозділами підприємства співпрацює в процесі діяльності (перелік);
- перелік документів, що регламентують роботу підрозділу.
- перелік основних нормативних документів (сторонніх і внутрішніх), що регламентують роботу підрозділу.
5.5 Розділ "Мета" містить формулювання цілей підрозділу, що направляють діяльність підрозділу, призначення, роль підрозділу в організаційній структурі підприємства. Під метою підрозділу розуміється результат, досягнення якого є необхідним і зумовлює напрямок, характер діяльності підрозділу.
5.6 Розділ "Функції та завдання" є основним розділом положення про підрозділ і містить характеристику цього підрозділу на підприємстві. Функції в більшій мірі орієнтовані на виробничий процес діяльності, функція розкриває шляхи досягнення визначеної мети підрозділи. Завдання повинні бути орієнтовані на кінцевий результат діяльності, більш приватні і конкретні в порівнянні з функціями. Доцільно при описі завдань орієнтуватися на послідовність операцій в процесі функціонування стосовно до даного підрозділу. Формулювання кожної функції і завдання повинно бути:
- предметним - тобто, визначати яка діяльність здійснюється і яких об'єктів стосується;
- унікальним - тобто, характерним для даного конкретного підрозділу;
- визначеним у просторі - тобто, містити дані про те, якої ділянки діяльності стосується дана функція або завдання і хто є її виконавцями.
5.7 У розділі "Внутрішня структура" повинні міститися такі відомості:
- перелік, повні і скорочені (відповідно до штатного розкладу) найменування складових частин підрозділу (ділянки, бюро);
- найменування посад (відповідно до штатного розкладу) керівників кожного з складових частин підрозділу і вказівку кому безпосередньо вони підкоряються.
5.8 Розділ "Права" включає перелік прав, якими користується керівник підрозділу, його співробітники по відношенню до інших підрозділів підприємства.
5.9 Розділ "Взаємовідносини з іншими підрозділами" включає характеристику як вхідної, так і вихідної інформації, якою даний підрозділ обмінюється з іншими підрозділами підприємства. При відображенні інформаційних зв'язків доцільно здійснювати угруповання документів (і робіт) по 4 позиціям:
- базова інформація (директивно-командна, нормативні дані);
- планово-звітні;
- оперативна;
- інша інформація.
Рекомендується даний розділ представляти у вигляді таблиці з заголовками "Підрозділ передає", "Підрозділ отримує"; в графах таблиці вказується найменування підрозділів, вид документа, термін, періодичність (форма таблиці в додатку Г). Можливо також розкрити взаємовідносини підрозділи через перерахування підрозділів, сторонніх підрозділів, функціонально пов'язаних з ним, і перерахуванням за якими саме питань відбувається взаємодія. Найменування всіх структурних підрозділів повинні відповідати штатним розкладом.
5.10 Розділ "Відповідальність начальника підрозділу" включає характеристику основних позицій, за якими керівник підрозділу несе персональну відповідальність перед вищим керуючи-ством. Наприклад, недостовірність підготовлених підрозділом документів, неправильне застосування нормативних документів, що регламентують роботу підрозділу. У разі необхідності підкреслюється також ступінь відповідальності - повна або часткова.
5.11 Розділ "Висновок" повинен містити:
- перелік нормативних документів, відповідно до яких складено даний положення про підрозділ;
- список посадових осіб, які мають право вносити пропозиції про його зміну.
6 Вимоги до оформлення положення про підрозділ
6.1 Розділи положення про підрозділ можуть ділитися на пункти, пункти при необхідності можуть ділитися на підпункти. Розділи, підрозділи, пункти і підпункти слід нумерувати арабськими цифрами (наприклад, 5, 5.1, 5.1.1).
6.2 Заголовки розділів друкуються з великої літери, які не підкреслюються, виділяються напівжирним шрифтом.
6.3 Всередині пунктів і підпунктів можуть міститися перерахування, перед кожною позицією переліку ставлять дефіс або малу літеру, перед якою ставиться дужка (наприклад, а), б)).
6.4 Для текстової частини положення про підрозділ використовується шрифт Times New Roman № 14, полуторний міжрядковий інтервал.
6.5 Всі листи положення про підрозділ повинні бути пронумеровані. Нумерація аркушів розташовується в нижньому правому куті листа.
7. Порядок внесення змін до положення про структурний підрозділ
8. Облік і зберігання положення про підрозділ
8.1 Затверджене положення про підрозділ, його електронний варіант передається до відділу кадрів для реєстрації не пізніше 7 днів від дати затвердження. Відповідальний - керівник структурного підрозділу. У разі непередачі відділу кадрів електронного файлу, положення про підрозділ не реєструється і не приймається на зберігання.
8.2 Реєстрація положення проводиться відділом кадрів в спеціальному журналі (форма в додатку Д). Кодифікація положення проводиться за принципом: ХХ - ААА, де ХХ - номер структурного підрозділі-ня, ААА - реєстраційний номер.
8.3 Після реєстрації оригінал положення про підрозділ зберігається у відділі кадрів, копія передається відділом кадрів в підрозділ під розпис в журналі видачі копій (форма в додатку Е) не пізніше 7 днів з дати реєстрації.
8.4 Документи, що втратили силу положення про підрозділ зберігаються у відділі кадрів протягом 1 року, потім передаються на зберігання до архіву підприємства з оформлення опису та акту передачі.
9. Контроль за дотриманням вимог стандарту
9.1 Контроль за дотриманням вимог цієї методичної інструкції покладається на відділ кадрів.
9.2 З метою контролю відділ кадрів проводить перевірки підрозділів не рідше 1 разу на рік з оформленням протоколу перевірки (протокол включає в себе дані про дотримання вимог МІ СМК 5-001 і МІ СМК 5-002, форма в додатку Ж).
9.3 Результати перевірок підрозділів доводяться до відома керівника відповідної служби.
9.4 У разі необхідності відхилення від вимог даної методичної інструкції повинні бути усунені керівником підрозділу не пізніше дати, зазначеної в протоколі перевірки. У разі недотримання термінів усунення зауважень можливе накладення дисциплінарного стягнення на керівника структурного підрозділу.
Директор по економіці
Начальник юридичного відділу
Провідний інженер по СМК