Велика частина управлінської інформації закріплюється у вигляді документів. Сам процес управління характерний значною різноманітністю і повторюваністю робочих ситуацій і підприємницьких дій по їх вирішенню. Основним напрямком удосконалення документації є уніфікація і стандартизація.
Під уніфікацією розуміється приведення чогось до єдиної системи, формі, однаковості.
Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних в управлінській діяльності документів, типізації їх форм, встановлення однакових вимог до оформлення документів, що створюються при вирішенні однотипних управлінських завдань, зниження витрат на підготовку і обробку документів, досягнення інформаційної сумісності баз даних, що створюються в різних галузях діяльності .
Раціонально організований комплекс взаємопов'язаних документів, створений за єдиними правилами і вимогам і застосовуваний в певній галузі діяльності, називають уніфікованою системою документації (УСД).
Суть стандартизації полягає в зведенні в норму, обов'язкову для застосування, оптимальних правил і вимог з розроблення та оформлення документів, прийнятих в установленому порядку для загального і багаторазового їх застосування в діловодстві. Результати розробки при цьому оформлюються у вигляді міждержавних (ГОСТ), державних (ГОСТР), галузевих (ОСТ) стандартів і стандартів підприємств, установ і організацій (СТП).
Вимоги до розробки уніфікованих форм документів
1) Уніфіковані форми документів розробляються при необхідності формування нових показників для вирішення завдань управління. Не допускається дублювати показники в різних формах документів.
2) Реквізити форм документа розміщують на основі формуляра-зразка, побудованого з урахуванням раціонального вико-вання двох сторін аркуша для форм документів, бланки яких виготовляються друкарським способом. Друга і наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок про-представляються в середині верхнього поля аркуша арабськими цифрами.
3) Змістовну частину форми документа слід оформляти відповідно до стандарту. Допускається оформляти змістовну частину документа у вигляді тексту.
4) Назви реквізитів уніфікованих форм документів повинні відповідати найменуванням, прийнятим в загальноросійських класифікаторах техніко-економічної інформації (ОКТЕІ).
5) У найменуваннях граф, в яких передбачається простановка кодів, слід вказати скорочені найменування використовуваних класифікаторів або прийняту для них ідентифікацію.
6) Постійні реквізити форм документів повинні, як правило, передувати змінним. Перші графи таблиці в зоні, що містить реквізити, повинні стати предметом обробки засобами обчислювальної техніки, повинні бути відведені для реквізитів, що ідентифікують при введенні в ЕОМ інформа-цію, розміщену в рядку.
7) При використанні методу контрольного підсумовування рекомендується для запису контрольних сум, призначених для захисту інформації від випадкових помилок, відводити останній рядок таблиці і (або) її графу з урахуванням вимог обчислювальних засобів, що застосовуються при обробці даних.
8) Вимоги до текстів документів і порядок їх викладу визначаються нормативними документами на організаційно-розпорядчу документацію.
9) Скорочення слів в формах документів повинні відповідати чинним правилам орфографії і пунктуації та скорочень, прийнятим в ОКТЕІ.
Класифікація уніфікованих форм документів
- суб'єктів Російської Федерації;
- форми документів об'єднань, підприємств, організацій.