1. Загальні положення
1.2 У випадку, якщо федеральний шлюб не був знищений протягом 30 днів, то при виявленні партії такого товару на складі Товариства, ФС в праві звернутися в арбітражний суд з вимогою знищити партію забракованого товару, так само в такому випадку виникають ризики відкликання ліцензії на здійснення фармацевтичної діяльності. У зв'язку з цим вкрай важливо стежити за термінами перебування федерального шлюбу на складах Товариства і своєчасно проводити знищення продукції, не поверненою постачальнику після закінчення 30 днів з моменту виходу листа ФС про бракування продукції, перейнявшись отриманням компенсації від постачальника за знищену продукцію.
1.3 Загальний алгоритм дій по роботі з федеральним шлюбом представлений в Додатку 1.
2 Вихід листи ФС про вилучення з обігу серії лікарського препарату.
2.1 Відповідальний співробітник складського комплексу повинен двічі в день проводити моніторинг листів ФС, в разі забракування серії, ставити мітку в Інформаційній системі (ІС), що робить серію недоступною до реалізації.
Листи ФС про бракування серії копіюються з сайту ФС і розсилаються відповідальним співробітникам / менеджерами для подальшої інформації клієнтів, в повідомленні вказує крайній термін 15 днів з моменту отримання інформації від компанії для прийняття повернень забракованої продукції від клієнтів на Центральний Склад. Якщо забракована серія препарату виявлена на складах Товариства, відповідальний співробітник переміщує забракований товар в карантинну зону на центральному складі і складає акти про бракування товару. Після, співробітник виробляє розсилку повідомлення про бракування товару менеджеру із закупівель з актом про бракування у вкладенні і з зазначенням кінцевого терміну перебування товару на складі Товариства / філії. Комерційний менеджер складає Лист постачальнику (див. Додаток 2) для можливості повернення продукції постачальнику. Так само співробітник Складського комплексу вносить дані в звіт по забракування серій і термінів виконання вимог листів ФС про повернення або про знищення забракованої продукції в ІС.
Термін виконання вищеописаних операцій - 1 день з дати виходу листа ФС.
2.2 Лікарські засоби, серії яких визнані Регіональної забракування, Товариство зобов'язане прийняти від клієнтів ТІЛЬКИ тих регіонів, які вказані в листах ФС. Товар підлягає переміщенню в карантинну зону після прийняття повернення для подальшого повернення постачальнику або утилізації (аналогічно ЛЗ, визнаних федеральної забракування).
2.3 ЛЗ, серії яких припинені на підставі листів ФС, вилучаються з продажу, переміщаються в карантинну зону відповідальними співробітниками до особливого розпорядження ФС. Поверненню від клієнтів і філій Товариства даний товар не підлягає. Термін вилучення призупинених серій з продажу і переміщення в карантинну зону - 1 день з дня виходу листа ФС.
3 Складання претензії постачальнику.
Запит постачальнику повинен бути спрямований не пізніше 3-х днів з дня складання акта про бракування товару.
4 Повернення продукції.
4.1 Повернення повинен бути проведений протягом 15 днів з дати виявлення, або надходження забракованого товару на центральний склад Товариства.
У разі, якщо повернення федерального шлюбу з філії не був здійснений протягом 29 днів з моменту виходу офіційного Листи або з моменту отримання повернення від клієнтів, товар списується і утилізується у філії. Витрати несе філія.
4.2 Відповідальний співробітник філії щодня переглядає сайти Росздоровнагляду і стежить за виходом листів федеральної служби. На підставі мітки, поставленої в центральний склад, відповідальний співробітник філії знімає товар з полиці і поміщає в зону карантину, формує запит на повернення товару з філії в ЦС, погоджує повернення і, після узгодження повернення, надсилає товар в ЦС. Термін зняття забракованого товару з продажу та подання запиту на повернення в ЦС - 1 день з дня виходу листа ФС про бракування, або повернення забракованого товару до філії.
5 Утилізація продукції.
5.1 Весь федеральний шлюб, не повернутий постачальнику протягом 30 днів з моменту виходу листа ФС про бракування або з дати повернення федерального шлюбу клієнтом на склади суспільства, передається відділом шлюбу на знищення уповноваженої організації. Складається акт про списання продукції зі складу.
Термін передачі товару на утилізацію - не більше 1 дня з дня закінчення строку зберігання федерального шлюбу на складі Товариства / філії.
5.2 Після процедури знищення компанія-утилізатор надає в ЦС акт про знищення продукції із зазначенням найменування, кількості та серій знищених лікарських засобів. Відповідальний співробітник ЦС надає копії актів про списання і про знищення комерційним менеджерам, а також відсилає копію в ФС.
5.3 Відповідальний співробітник формує звіт в електронному вигляді про стан повернення / знищення / компенсації федерального шлюбу, який знаходиться в загальному доступі всім учасникам процесу.
Алгоритм процесу «Робота з федеральним шлюбом»
Форма запиту постачальнику про виявлення Федерального шлюбу на складах компанії
Доводимо до Вашого відома, що на підставі листа ФС про відкликання продукції № ... від ... року, був знятий з продажу препарат «...», поставлений за договором № ...:
У разі, якщо товар не повернений в зазначений термін, він повинен бути знищений на стороні компанії. Вартість знищення становить в середньому ___ рублів за 1 кг товару.
Просимо Вас прийняти повернення товару в термін до ............. або компенсувати витрати, пов'язані зі списанням та знищенням товару, в разі його неповернення в відведений Постановою термін.