ГРАФІК ДОКУМЕНТООБІГУ В підрядних
БУДІВЕЛЬНОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ: ПРАКТИЧНИЙ ПІДХІД
Наявність або відсутність схеми документообігу є свідченням компетентності головного бухгалтера, якості системи обліку і внутрішнього контролю і, як наслідок, успішної роботи будівельної фірми.
Складання графіка документообігу корисно починати з вивчення нормативних документів. Згідно з Положенням про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затвердженого Мінфіном СРСР 29.07.1983 N 105, під документообігом розуміється створення або одержання від інших підприємств, прийняття до обліку, обробка і передача в архів первинних документів. Рух же первинних документів (надходження від сторонніх організацій та осіб, обробка, прийняття до обліку, здача в архів) в бухгалтерському обліку регламентується графіком документообігу. Такий порядок підтверджений і ст.6 Закону про бухгалтерський облік.
Важливо пам'ятати, що графік документообігу повинен відповідати розробленим на підприємстві з посадовими інструкціями (якщо вони розроблені). Зауважимо, що ці внутрішні документи взаємодоповнюють один одного і також впливають на якість складання та строки подання бухгалтерської звітності.
Розрізняють два види графіків документообігу, кожен з яких використовується для певних цілей:
- у вигляді переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, що виконуються структурними підрозділами організацій, із зазначенням термінів і відповідальних виконавців (статичний);
- у вигляді схеми (динамічний).
Статичні графіки документообігу є порядок обороту кожного виду документа в комерційної організації, починаючи від його отримання або створення, реєстрації, затвердження, передачі, поточного зберігання, постійного зберігання і закінчуючи його знищенням або здачею в архів. У різних організаціях ці графіки відрізняються один від одного тільки складом документів, специфічних для кожної комерційної фірми. Однак статичні графіки документообігу дозволяють визначати загальну сукупність документів, що використовуються в організації. Статичні графіки документообігу можуть складатися окремо по кожному розділу і ділянці бухгалтерського обліку.
У статичному графіку документообігу можна виділити сім основних етапів звернення кожного документа:
1) складання документа в момент здійснення господарської операції згідно з вимогами, що пред'являються до його оформлення;
2) передача документа з відповідного відділу в бухгалтерію, де контролюються своєчасність і повнота здачі його для облікової обробки;
3) перевірка бухгалтером прийнятих документів за формою (перевіряються повнота і правильність оформлення, заповнення обов'язкових реквізитів);
4) перевірка прийнятих документів бухгалтером за змістом (законність задокументованих операцій, логічна ув'язка окремих показників);
5) арифметична перевірка первинного документа;
6) обробка документа в бухгалтерії - здійснюється в три етапи:
- таксування (розцінка) - передбачає переведення натуральних і трудових вимірників у узагальнюючий грошовий вимірник. Наприклад, переданий табель робочого часу, на підставі якого розраховується заробітна плата працівників;
- угруповання - підбір документів, однорідних за економічним змістом (надходження та витрачання товарно-матеріальних цінностей);
- котирування - вказівка в первинному документі кореспонденції рахунків по конкретної господарської операції, яка витікає зі змісту документа;
7) здача і оформлення документів до архіву на зберігання після побудови за ними облікових регістрів.
У Положенні про документи і документообіг в бухгалтерському обліку наведено приклад статичного графіка документообігу. Графік включає чотири розділи: створення документа, перевірка документа, обробка документа, передача документа в архів. Кожен розділ містить специфічні рубрики: в першому вказуються кількість примірників, відповідальний за виписку, відповідальний за оформлення, відповідальний за виконання, термін виконання; у другому - відповідальний за перевірку, хто представляє, порядок подання, термін подання; в третьому - виконавець і термін виконання; в четвертому - виконавець і термін передачі.
Динамічні графіки документообігу є організаційну структуру конкретної організації з накладеною на неї схемою обміну документами. Складання динамічних графіків документообігу вимагає скрупульозного вивчення руху документів від виконавця до виконавця і фіксації цього руху. Динамічний графік документообігу відрізняється від статичного тим, що документи, що формуються фахівцем одного підрозділу і не використовуються фахівцями іншого підрозділу, в ньому не вказуються. Наприклад, інвентарна картка обліку основних засобів типової уніфікованої форми ОС-6 буде присутній в статичному графіку документообігу, але не буде вказана в динамічному графіку.
Сутність динамічного графіка документообігу представлена у вигляді зразка наказу умовної підрядної будівельної організації. В її керівництво входять:
- генеральний директор, який здійснює загальне керівництво будівельною фірмою;
- заступник генерального директора, відповідальний безпосередньо за організацію будівельного процесу;
- виконавчий директор, який займається організаційною роботою в підрядної будівельної організації (кадри, постачання і т.п.);
- головний бухгалтер, провідний бухгалтерський облік;
- виконроби будівельних ділянок, які здійснюють крім основних обов'язків по керівництву робітниками, облік матеріально-виробничих запасів, що надходять на будівельні об'єкти.
Для нормальної роботи фірми і правильної організації документообігу всім відповідальним особам здавати звіти по своїй діяльності згідно із затвердженим графіком.
1. Заступник генерального директора:
- до 5-го числа кожного місяця представляє для затвердження генеральним директором підрядні договори з замовниками і генпідрядчиками, а також з субпідрядниками;
- до 5-го числа кожного місяця здає головному бухгалтеру підписані Акти про приймання виконаних робіт форми N КС-2 і Довідки про вартість виконаних робіт і витрат форми N КС-3;
- до 10-го числа кожного місяця здає головному бухгалтеру затверджені підрядні договори;
2. Виконавчий директор:
- щодня здає генеральному директору на візування отримані рахунки з придбання матеріально-виробничих ресурсів; щотижня здає генеральному директору звіт про роботу фірми;
- до 5-го числа кожного місяця представляє для затвердження генеральним директором договори і контракти з постачальниками будівельних матеріалів і обладнання, трудові договори з новими співробітниками, договори про матеріальну відповідальність та інші документи;
- до 10-го числа кожного місяця здає головному бухгалтеру документи на співробітників, прийнятих на роботу протягом останнього місяця.
3. Головний бухгалтер:
- до 5-го числа кожного місяця здає генеральному директору звіт про сплачені податки;
- до 5-го числа кожного місяця здає генеральному директору звіт про податкові платежі, необхідних до сплати в наступному звітному періоді;
- до 5-го числа кожного місяця здає генеральному директору звіт про видані підзвітних сумах;
- до 10-го числа кожного місяця здає генеральному директору звіт про рух грошових коштів в касі фірми;
- до 10-го числа кожного місяця здає генеральному директору звіт про рух грошових коштів на розрахунковому рахунку.
- щодня здає виконавчому директору заявки на придбання необхідних будівельних матеріалів, інструментів, господарського інвентарю;
- щотижня здає генеральному директору звіт про результати будівельного процесу;
- до 5-го числа кожного місяця здає головному бухгалтеру табель робочого часу;
- до 5-го числа кожного місяця здає в виробничо-технічний відділ форму N М-29, а в бухгалтерію - матеріальний звіт.
Виконавці (виконроби, майстри, табельщики, працівники бухгалтерії, постачання, комірники, підзвітні особи та ін.), Отримавши виписку з графіка документообігу, створюють і представляють документи, що відносяться до сфери їх обов'язків. Контроль за дотриманням графіка документообігу здійснює головний бухгалтер.
Наявність графіка документообігу не тільки сприяє взаємодії інформаційних систем будівельної організації, але і є одним з доказів наявності (відсутності) системи внутрішнього контролю. Крім того, графік раціонального документообігу сприяє оптимізації кількості підрозділів і числа виконавців, які впливають на якість обліково-аналітичної інформації, і, як показує практика, покращує всю облікову і контрольну функції системи управління будівельним бізнесом.
Статичний графік документообігу
первинних облікових документів
в підрядної будівельної організації