Всім підприємствам доводиться проводити інвентаризацію хоча б раз на рік - перед складанням річної звітності. Але торгові фірми проводять переоблік товарів набагато частіше. При частому проведенні інвентаризацій в магазині необхідно, щоб результати були отримані максимально швидко, адже при високій швидкості обороту товарів дані застарівають моментально. Для цього треба твердо знати, які документи і в якому порядку оформляються, як відображаються результати і що потрібно зробити перед тим, як проводити переоблік.
Як підготуватися до інвентаризації товарів?
Інвентаризацію товарів проводять для того, щоб:
- виявити їх фактичну наявність;
- зіставити фактичну наявність товарів з даними бухгалтерського обліку;
- перевірити, чи правильно встановлені ціни на товари.
Кількість інвентаризацій у звітному році і дати їх проведення встановлює директор торгової фірми. Однак в деяких випадках інвентаризація обов'язкове. Так, зокрема, інвентаризацію необхідно проводити:
- перед складанням річної бухгалтерської звітності;
- при зміні матеріально-відповідальних осіб;
- якщо встановлено факти розкрадання або псування цінностей;
- в разі стихійних лих, пожеж, аварій та інших надзвичайних ситуацій.
Наказом визначаються майно, яке підлягає інвентаризації (в нашому випадку це товари), терміни її проведення, а також створюється інвентаризаційна комісія. До складу комісії входять посадові особи (в тому числі представник бухгалтерії або головний бухгалтер), а також матеріально-відповідальні співробітники.
Зверніть увагу: участь матеріально-відповідальних осіб при проведенні інвентаризації є обов'язковим!
Наказ реєструється в Журналі обліку контролю за виконанням наказів (постанов, розпоряджень) про проведення інвентаризації (форма N інв-23).
Перед тим як почати інвентаризацію, бухгалтеру необхідно встановити, яка кількість товарних запасів числиться в бухгалтерському обліку на дату її проведення.
Тому до початку інвентаризації бухгалтерія повинна отримати всі останні прибуткові та видаткові документи на прийом і відпуск товарів (або товарні звіти). А матеріально-відповідальні особи зобов'язані дати розписки про те, що на момент інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на товари здано в бухгалтерію, всі пропозиції, що надійшли товари оприбутковані, а вибулі списані.
Які документи оформляють при інвентаризації?
Як ми вже говорили, в ході інвентаризації виявляють фактичну наявність товарних запасів, яке потім порівнюють з даними бухгалтерського обліку. Крім того, в процесі інвентаризації перевіряють встановлені ціни на товари.
Результати інвентаризації товарів оформляють в Інвентаризаційного опису товарно-матеріальних цінностей (форма N інв-3).
Товари показують в описи окремо по кожному найменуванню. У ній вказують фактичну кількість, вартість та інші необхідні дані (вид, сорт, інвентарний номер товару і т.п.). В описі товари відображають у тих цінах, в яких вони числяться в бухгалтерському обліку торгового підприємства. Цей документ підписують усі члени інвентаризаційної комісії. В кінці опису матеріально-відповідальні особи дають розписку, в якій підтверджують, що інвентаризація проведена в їх присутності, вони не мають претензій до членів комісії, а перелічені в описі товари знаходяться на їх відповідальному зберіганні.
Якщо через великого асортименту та кількості товарів провести їх інвентаризацію за один день неможливо, то оформляють Інвентаризаційний ярлик (форма N інв-2). Ярлик заповнюють в одному примірнику і зберігають разом з перерахованими товарами. В кінці інвентаризації дані з форми N інв-2 переносять в опис форми N інв-3.
Якщо у торгового підприємства є товари, які прийняті на відповідальне зберігання, то їх теж необхідно перерахувати.
А для того, щоб оформити результати, складають окремий опис за формою N інв-5. Вона називається "Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання". Цю опис оформляють у двох примірниках, один з яких передають в бухгалтерію, а другий залишається у матеріально-відповідальної особи.
Нерідко оптові фірми укладають з покупцями договори, які передбачають особливий порядок переходу права власності на товари. А саме: це право переходить до покупця тільки тоді, коли він сплатить придбані цінності. Значить, до моменту оплати товари числяться у власності постачальника.
Крім того, торгове підприємство може передати товари посередницькій фірмі на реалізацію. І до тих пір, поки торгова організація не отримає звіт посередника про реалізацію, товари також будуть вважатися відвантаженими, але не проданими покупцям.
Відвантажені, але не реалізовані товари враховуються на рахунку 45 "Товари відвантажені". А їх інвентаризацію оформляють Актом інвентаризації товарно-матеріальних цінностей відвантажених (уніфікована форма N інв-4).
Зверніть увагу: слід розділяти товари, термін оплати яких ще не настав, і товари, не оплачені в строк покупцями. На ці групи цінностей складають різні акти форми N інв-4. При цьому в графі "Примітка" на товари, що не сплачені в строк, записують найменування покупця.
Акт повинен бути в двох примірниках: один - для бухгалтерії, інший - для матеріально-відповідальних осіб.
Якщо в ході інвентаризації буде виявлено відхилення фактичної кількості товарних запасів від їх кількості за даними бухгалтерського обліку, то складається Порівняльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (форма N інв-19). У ній відображають розбіжності між кількістю товарів, які відображені в обліку, і їх кількістю, виявлених під час інвентаризації. У порівнювальної відомості показують як надлишки, так і нестачі товарів. Вони відображаються в тих цінах, в яких на фірмі ведеться облік товарів.
Крім того, в порівнювальної відомості показують пересортицу товарів.
Пересортиця - це поява надлишків одного сорту і недостачі іншого сорту товарів одного і того ж найменування.
Причинами її виникнення можуть бути:
- відсутність порядку приймання та зберігання товарів на складі, а також порядку документообігу;
- недостатній внутрішній контроль руху товарів;
- халатне ставлення матеріально-відповідальних осіб до своїх обов'язків і ін.
Відповідно до Методичних вказівок допускається взаємний залік надлишків і нестач, що утворилися в результаті пересортиці.
Однак такий залік можливий тільки:
- за один і той же період, що перевірявся;
- у одного і того ж матеріально-відповідальної особи;
- щодо товарів одного і того ж найменування і рівної кількості.
Матеріально-відповідальні особи повинні представити докладні пояснення інвентаризаційної комісії про допущену пересортицю. Рішення про взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортиці приймає керівник підприємства.
У порівнювальної відомості відображають результати проведеного заліку, тобто в ній показують суми недостач, покритих надлишками. Також у відомості вказуються суми надлишків і недостач, що залишилися після проведення заліку.
Слічітельнуювідомість складають також в двох примірниках. Результати інвентаризації та висновки комісії (про списання товарів, притягнення винних осіб до відповідальності і т.п.) оформляються наказом директора торгового підприємства.
Приклад. Магазин ТОВ "Гендер" торгує товарами побутової хімії.
Наказ директора (форма N інв-22) був зафіксований в Журналі обліку контролю за виконанням наказів (постанов, розпоряджень) про проведення інвентаризації (форма N інв-23, Додаток 2).
До моменту інвентаризації в бухгалтерію нещодавно надсилали прибуткові та видаткові документи на прийом і відпуск товарів.
Матеріально-відповідальною особою була складена розписка про те, що всі документи на товари здано в бухгалтерію, всі пропозиції, що надійшли товари оприбутковані, а вибулі списані.
Облік товарів в ТОВ "Гендер" ведеться в купівельних цінах.
- засіб для миття посуду "Фейрі" в кількості 1000 штук за ціною 20 руб. на суму 20 000 руб .;
- очищуючий гель "Комет" в кількості 5000 штук за ціною 15 руб. на суму 75 000 руб .;
- пральний порошок "Аріель" в кількості 300 штук за ціною 30 руб. на суму 9000 руб .;
- засіб для миття вікон "Містер Мускул" в кількості 400 штук за ціною 10 руб. на суму 4000 руб.
За даними інвентаризації на складі ТОВ "Гендер" є наступні товари:
- засіб для миття посуду "Фейрі" в кількості 1000 штук за ціною 20 руб. на суму 20 000 руб .;
- очищуючий гель "Комет" в кількості 4700 штук за ціною 15 руб. на суму 70 500 руб .;
- пральний порошок "Аріель" в кількості 310 штук за ціною 30 руб. на суму 9300 грн .;
- засіб для миття вікон "Містер Мускул" в кількості 400 штук за ціною 10 руб. на суму 4000 руб.
Таким чином, фактичний залишок товарів на складі магазину складає:
20 000 руб. +70 500 руб. + 9300 руб. + 4000 руб. = 103 800 руб.
Отже, в ході інвентаризації було виявлено:
- недостача миючого гелю "Комет" в кількості 300 штук (5000 - 4700) на суму 4500 руб. (300 шт. X 15 руб.);
- надлишки прального порошку "Аріель" в кількості 10 штук (310 - 300) на суму 300 руб. (10 шт. X 30 руб.).
При інвентаризації були оформлені такі документи:
- "Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей" (форма N інв-3, Додаток 3);
- "Порівняльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей" (форма N інв-19, Додаток 4).
Уніфікована форма N інв-22
ПРО ПРОВЕДЕННЯ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ
Для проведення інвентаризації _на_складе_магазіна_битовой ____
призначається робоча інвентаризаційна комісія у складі:
Голова комісії _діректор_ _Козарез_Александр_Андреевіч ____
посада прізвище, ім'я, по батькові
Члени комісії: _бухгалтер_ _Скорікова_Анна_Ніколаевна ______
посада прізвище, ім'я, по батькові
посада прізвище, ім'я, по батькові
посада прізвище, ім'я, по батькові
Інвентаризації підлягає _товарние_запаси_на_складе ___________
найменування майна, зобов'язання
Причина інвентаризації _контрольная_проверка _________________
контрольна перевірка, зміна
матеріально відповідальних осіб, переоцінка і т.д.
Матеріали по інвентаризації здати в бухгалтерію
Керівник _діректор_ _Козарез_ _Козарез_А.А .______________
посада підпис розшифровка підпису
Уніфікована форма N інв-23
ОБЛІКУ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ НАКАЗІВ
(Постанов, РОЗПОРЯДЖЕНЬ) ПРО ПРОВЕДЕННЯ
Закінчено "__" __________ ____ р
Особа, відповідальна за ведення журналу _бухгалтер_ _Ольга_Вікторовна_
посада прізвище, ім'я,
За даним зразком друкувати всі парні сторінки журналу за формою N інв-23.
За даним зразком друкувати всі непарні сторінки журналу за формою N інв-23.
Уніфікована форма N інв-3
вид товарно-матеріальних цінностей
у власності організації, отримані для переробки
До початку проведення інвентаризації всі видаткові та прибуткові
документи на товарно-матеріальні цінності здані в бухгалтерію і
всі товарно-матеріальні цінності, що надійшли на мою (нашу)
відповідальність, оприбутковані, а вибулі списані за видатками.
Матеріально відповідальна (і) _кладовщік_ _Волков__Волков_В.С .____
особа (а): посада підпис розшифровка
________ _______ ___________________
посада підпис розшифровка підпису
Вироблено зняття фактичних залишків цінностей за станом на
2-я і 3-я сторінки форми N інв-3
Разом по сторінці:
а) кількість порядкових номерів _четире _____________________
б) загальна кількість одиниць фактично _шесть_тисяч_четиреста_
в) на суму фактично _сто_трі_тисячі_восемьсот_руб._00_коп.
За даним зразком друкувати вкладний лист в форматі 2А4 з
написом "Вкладний лист до форми N інв-3".
4-а сторінка форми N інв-3
а) кількість порядкових номерів _четире _____________________
б) загальна кількість одиниць фактично _шесть_тисяч_четиреста_
в) на суму фактично _сто_трі_тисячі_восемьсот_руб._00_коп.
Всі ціни, підрахунки підсумків по рядках, сторінкам і в цілому по
інвентаризаційного опису товарно-матеріальних цінностей перевірені.
Голова комісії _діректор_ _Козарез__ _Козарез_А.А ._________
посада підпис розшифровка підпису
Члени комісії: _бухгалтер_ _Скорікова_ ____ Скорікова_А.Н ._______
посада підпис розшифровка підпису
_бухгалтер_ _Мухоріна__ ____ Мухоріна_О.В .________
посада підпис розшифровка підпису
_кладовщік_ _Волков ____ ____ Волков_В.С .__________
посада підпис розшифровка підпису
Всі товарно-матеріальні цінності, пойменовані в цьому
інвентаризаційного опису з N _1__________ по N _4_________,
комісією перевірені в натурі в моїй (нашій) присутності і внесені
до опису, в зв'язку з чим претензій до інвентаризаційної комісії не
маю (не маємо). Товарно-матеріальні цінності, перераховані в
опису, знаходяться на моєму (нашому) відповідальному зберіганні.
Особа (а), відповідальне (і) за збереження товарно-матеріальних
_кладовщік_ _Волков ____ ____ Волков_В.С .__________
посада підпис розшифровка підпису
___________ _______ ______________________________
посада підпис розшифровка підпису
___________ _______ ______________________________
посада підпис розшифровка підпису
Зазначені в цій опису дані та розрахунки перевірив
_бухгалтер_ _Мухоріна__ ____ Мухоріна_О.В .________
посада підпис розшифровка підпису
Уніфікована форма N інв-19
РЕЗУЛЬТАТІВ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ ТОВАРНО -
Проведена інвентаризація фактичної наявності цінностей,
знаходяться на відповідальному зберіганні
посада прізвище, ім'я, по батькові
посада прізвище, ім'я, по батькові
При інвентаризації встановлено таке:
2-а сторінка форми N інв-19
Бухгалтер _Мухоріна__ _Мухоріна_О.В .___________
підпис розшифровка підпису
3-тя сторінка форми N інв-19
З результатами звірення ознайомлений:
відповідальне (і) особа (и) _кладовщік_ _Волков_ _Волков_В.С .______
посада підпис розшифровка підпису
___________ ________ __________________
посада підпис розшифровка підпису
Підписано до друку