Презентація цей виступ, іноді супроводжується візуальними образами, спрямоване на те, щоб донести до аудиторії інформацію та / або переконати її зробити певні дії, потрібні організатору презентації. Ефективна презентація, як правило, заздалегідь спланована, добре організована і призначена для певної аудиторії.
Презентації обов'язково складаються з міжособистісного контакту, коли компанія в особі свого представника або представників прямо звертається до своєї аудиторії. Презентації можуть влаштовуватися як для одного-двох чоловік, т. Е. Проходити віч-на-віч, так і для великої групи людей.
Для невеликих презентацій достатньо мати дошку і прості засоби для демонстрації візуальних образів або ж просто роздати матеріали. Для спілкування з великою аудиторією потрібно показ роликів або невеликих фільмів, використання комп'ютерів та інших технічних прийомів.
На сьогоднішній день презентації - обов'язкова складова частина інтегрованих маркетингових комунікацій (ІМК), яка може бути реалізована в найрізноманітніших формах: від зовсім простих до масштабних заходів, до яких залучено безліч людей.
Важливі елементи презентації
День і час презентації. Як правило, на початку тижня презентації взагалі не проводяться, тому що більшість ділових людей в понеділок-вівторок розважальні заходи не відвідують, так само, як і в неділю. Це не відноситься до ділових презентацій, які можна проводити в будь-який робочий день.
Ділові презентації, особливо ті, які супроводжуються бізнес-ланчем, проводять зазвичай в першій половині дня. Інші презентації в робочий час не влаштовують. Пізніше час початку, за винятком презентацій нічних клубів, також не призначають, щоб гості не залишили захід в середині дійства. Ідеальний час для початку більшості презентацій - 18.00-19.00 годин. Для суботніх свят на свіжому повітрі більше підходить денний час.
Ще один важливий і майже обов'язковий елемент більшості презентацій, за винятком простих і ділових - це подарунки для гостей. У подарунковий набір можна покласти самі різні предмети; якими вони будуть, залежить від ідеї та стилістики презентації. До обов'язкових елементів відноситься барвистий буклет компанії або інші друковані матеріали. Крім того, в набір можуть входити зразки продукції (наприклад, пробні флакони з парфумами), запальнички, ручки, краватки, косинки, подарункові пляшки з алкогольними напоями і т. П. Якщо в продукції є відмінності для чоловіків і жінок, то потрібно складати окремо чоловічі та жіночі набори.
Ні в якому разі не можна дарувати речі, наприклад, краватка або запонки, з символікою своєї компанії стороннім. Це, радше, викликає роздратування, т. К. Люди не будуть таку річ носити і навіть не зможуть згодом її кому-небудь передарувати, а викинути - шкода.
організація презентації
Місце презентації. Вибір залежить від презентованих продукту та рівня гостей. Якщо мета презентації - висвітлення її в пресі, то краще за все, якщо приміщення буде незвичайним. Важливо, щоб це приміщення було зручним і в ньому могло розміститися плановану кількість гостей. Крім того, воно повинно знаходитися в зручному місці міста - в центрі або на основному проспекті, куди людям буде легко під'їхати і дорога не займе багато часу з будь-якої точки міста.
Гості. Великий ризик для організаторів - якщо прийде занадто багато народу і буде тісно, і навпаки - якщо прийде занадто мало людей і буде відчуття порожнього залу. І того, і іншого необхідно ізбежать.Целевую аудиторію, як правило, задає замовник презентації. Якщо це ділові партнери та друзі компанії, т. Е. Ті, хто регулярно з нею контактує, то потрібно розіслати трохи більше запрошень, ніж необхідно. Наприклад, якщо передбачається, що повинно бути 200 гостей, то потрібно розіслати 250-280 запрошень. Тоді прийдуть саме 180-200 человек.Еслі ж запрошують відомих людей, розбещених увагою, «світських персонажів», то в цьому випадку треба послати в три рази більше запрошень, т. Е. 500-550. З них прийдуть ті ж 180 чоловік.
Коли необхідно висвітлити презентацію в ЗМІ, то, перш за все, треба запросити лідерів громадської думки, які потенційно можуть скористатися презентованих продуктом. Якщо це магазин спортивного одягу або марка спортивних товарів, то важливо, щоб на презентацію прийшло якомога більше знаменитих спортсменів. Якщо це магазин модного одягу - то як можна більше багатих людей, артистів, телеведучих та ін. Наявність таких гостей дасть журналістам необхідну «зачіпку» для репортажу.
Окремо запрошують представників влади і особливо важливих гостей. Їх особисто обдзвонює керівник компанії не пізніше, ніж за 10 днів до презентації, згідно з міжнародним етикетом. Після отримання згоди прийти високопоставленим гостям обов'язково надсилають два запрошення. Найбільшим чиновникам і самим важливим і бажаним гостям потрібно зателефонувати напередодні презентації, щоб ще раз про неї нагадати.
Стилістика. Після усього іншого продумують ідею і стилістику презентації, яка може бути найрізноманітнішою. Від самої вишуканої - коли всі приміщення оформлене квітами, грає класична музика, суворо одягнені офіціанти підносять дорогі вина і шампанське, від гостей потрібні вечірні костюми і сукні; до авангардної - де все в джинсах, по стінах розвішані рвані плакати, гостей пригощають пивом і хот-догами. Презентацію можна оформити в спортивному стилі, національному стилі, ретро-стилі і т. Д. - все залежить від фантазії організаторів. Але головне - щоб стилістика була витримана від початку і до кінця. Не може бути гарною безідейної презентації: подія має бути придумано і організовано так, щоб всім хотілося про нього розповісти і написати. У відповідності зі стилістикою роблять запрошення, складають меню, вибирають музику, запрошують артистів, продумують подарунки та їх упаковку: все це є складовими елементами стилю.
Запрошення. Запрошення повинно відповідати стилістиці презентації: воно може бути, наприклад, надруковано на дорогому папері з золотими вензелями або ж написано на картонці плакатним шрифтом. Але в будь-якому випадку краще, якщо воно іменну і на ньому стоїть прізвище та підпис від руки керівника компанії. На крайній випадок можна використовувати факсиміле або в макеті запрошення закласти підпис синього кольору, щоб її надрукували в друкарні разом з текстом запрошення.
Оформлення місця презентації. Завжди краще, якщо вхід місця презентації святково оформлений. В останні роки модно оформлення повітряними кулями, крім того, можна використовувати квіти, прапорці і т. Д. Перед входом може грати оркестр чи звучати музика з динаміків. Всі разом це налаштовує гостей на святковий лад.
Красиві презентаційні матеріали (буклети, листівки, альбоми та ін.) Потрібно розкласти на видних місцях, щоб гості могли їх взяти. Якщо є місце, то потрібно виставити зразки товарів. Якщо передбачається роздача зразків продукції або презентаційних матеріалів, то для цього зазвичай запрошують моделей з модельних агентств.
Програма презентації. Презентація починається, як правило, через 10-15 хвилин після заявленого часу, щоб встигло зібратися більшість гостей, або після приїзду самого важливого гостя, який обіцяв обов'язково приїхати.
Після офіційної частини гостей запрошують до столу. Іноді це буває фуршет, іноді буфет, іноді гостей обслуговують офіціанти. Добре, якщо одночасно з частуванням відбувається якесь шоу або дію. Воно може бути будь-яким - концерт, виступ дітей, циркових артистів, спортсменів, гумористів і т. Д.
Всіх співробітників, що працюють на презентації, попередньо треба нагодувати, щоб під час презентації вони працювали, а не їли.
Закінчується презентація врученням подарунків гостям. Якщо є різниця в подарунках для чоловіків і жінок, то це потрібно враховувати при роздачі.