Російське законодавство не встановлює, на яких документах на підприємстві друк проставляється в обов'язковому порядку, а на яких немає.
Розглянемо, які бувають друку, а також які документи скріплюються печаткою в законодавчому порядку і на яких проставлення печатки бажана.
Печатка. види друку
Замовити друк в штемпельно-граверної майстерні можна було лише за спеціальним дозволом, який видається органами внутрішніх справ. Для отримання такого дозволу потрібно подати заяву з додатком виписки зі статуту та ескізу самого друку *.
Друк повинна була містити повне найменування організації.
В даний час не встановлені ніякі додаткові вимоги до реквізитів друку і їх виготовлення, крім позначення повного найменування і вказівки місцезнаходження. Однак, як правило, юридичні особи не обмежуються в своїх печатках тільки обов'язковими реквізитами - навпаки, прийнято вказувати якомога більше реквізитів.
Якщо організація вирішує завести «просту» друк для будь-якого структурного підрозділу, в цій друку повинні бути присутніми всі реквізити, які є на «основний» печатки організації. Однак в центрі замість логотипу поміщають напис - назва структурного підрозділу або із зазначенням на конкретний вид документації.
В якості обов'язкових законодавчо встановлені наступні реквізити круглої печатки:- повне фірмове найменування;
- місцезнаходження.
Друк може містити фірмове найменування товариства на будь-якій мові народів РФ і (або) іноземною мовою.
Іноді на друк поміщається товарний знак або інші засоби індивідуалізації (зазвичай в центрі). При їх відсутності в центрі поміщають скорочене найменування юридичної особи.
Порядок використання печатки слід закріпити в положенні про даний структурний підрозділ або іншому локальному нормативному акті організації.
Проставлення відбитка печатки на кадровому документі також має важливе значення. Найпоширеніша помилка: друк закриває повністю особистий підпис посадової особи. Друк повинна захоплювати частина найменування посади, залишаючи відкритою для прочитання особистий підпис посадової особи та її розшифровку.
Неприпустимий також занадто густий або занадто блідий відбиток печатки на документі, а також відбиток з частково відсутнім зображенням (зазвичай буває при слабкому натиску).
Друк в обов'язковому порядку
По-перше, друк як обов'язковий реквізит документа є строго необхідною тільки в трудовій книжці (дивіться нижче).
Таким чином, пряме нормативне вимога мати печатку стосується далеко не всім організаціям: наприклад, про печатки не згадується щодо товариств з додатковою відповідальністю і товариств, але і не заперечується можливість мати друку.
Друку на документах
Друк на наказах непроставляється, оскільки наказ є внутрішнім розпорядчим документом. Уніфікована форма наказу про зарахування працівника на роботу не передбачає реквізиту «М.П.». Однак не слід забувати, що згідно з частиною 2 статті 68 Трудового кодексу (ТК) працівник має право вимагати копію наказу про прийом на роботу, яка, як і інші копії документів, що виходять від організації, вимагають належного запевнення, а це неможливо без проставлення печатки.
Трудовий договір відповідно до статті 67 ТК укладається у письмовій формі, складається у двох примірниках, кожен з яких підписується сторонами. Один примірник трудового договору передається працівнику, інший зберігається в роботодавця. Отримання працівником примірника трудового договору має підтверджуватися підписом працівника на примірнику трудового договору, що зберігається у роботодавця.
Аудитори, як правило, також зауважують, якщо трудовий договір не скріплений печаткою з боку роботодавця. Фактично мова йде про правовий звичай, що склався в галузі трудового права і розпорядчому скріплювати печаткою договори (трудової, про повну матеріальну відповідальність) і додаткові угоди (додатки) до них.
Відповідно до п. 35 Правил при звільненні працівника всі записи, внесені в його трудову книжку за час роботи в даній організації, засвідчуються підписом роботодавця або особи, відповідальної за ведення трудових книжок, печаткою організації та підписом самого працівника.
* На даний момент виготовлення печаток це послуга, якою може скористатися будь-яке підприємство без будь-яких обмежень. Дана послуга надзвичайно доступна в плані своєї вартості. Наприклад, компанія "Ленштамп" пропонує в Санкт-Петербурзі виготовлення сучасних печаток за ціною всього від 400 рублів