Бізнес юрист> Бухгалтерський облік> Первинні документи> Ставиться печатка на наказах? Про зберігання печаток в організації, правила проставлення
Питання, пов'язані з положенням щодо зберігання і використання печаток для організацій, чітко розглядаються в Єдиній державній системі діловодства. Дані нормативи рекомендовані до застосування всіма установами, які цього вимагають. Відповідну постанову було прийнято досить давно, але воно зберігає актуальність до теперішнього часу.
Друку і основні поняття
Печаткою називають тверду форму кліше, виготовлену з гуми. Цю форму використовують для нанесення відбитків на документах. Інакше перевірити їх справжність не представляється можливим. В одному зі стандартів серії ГОСТ Р викладені вимоги, яким повинні відповідати друку.
Але про практичні правила, за якими використовуються друку, нічого не сказано навіть в текстах стандартів державного рівня. Багато питань викликає те, в якій кількості підприємства повинні зберігати у себе друку. І в яких випадках їх використання обов'язково. Або про призначення несе відповідальність за процес зберігання. Всі ці проблеми має вирішувати особисто керівництво.
Всього виділяють три основні різновиди печаток:
- прості
- мають таке ж значення, що і гербові
- самі різновиди з гербами
Розробка гербових печаток з самого початку велася тільки для держустанов. Їх також застосовують установи, у яких є відповідні повноваження. Це стосується, наприклад, приватних нотаріальних контор.
Що стосується комерційних організацій, то для них характерне застосування печаток, прирівняних до гербовим. Зазвичай такі інструменти зображують фірмову емблему або логотипи. Або на них наносяться найменування. Зазначення номера свідоцтва про державну реєстрацію разом з ІПН обов'язкові для будь-яких організацій.
Приватні підприємці також не здійснюють роботу без своїх власних штампів. Вони прирівнюються до гербовим згідно зі своїм статусом. Але на штампах зображують не герби з емблемами, а ім'я з прізвищем та по батькові підприємця, місцезнаходження, ІПН з реєстраційним номером.
Про місце розташування відбитка печатки
Правила говорять, що відбитки знаходяться тільки в нижній частині. Зазвичай - там же, де свій підпис ставлять директора. Друк може частково закривати позначення посади. Головне, щоб вона не потрапила на підпис разом з розшифровкою.
На документах іноді ставлять позначку, яка зображує місце, де повинна стояти печатка. Це позбавляє фахівців від безлічі клопоту. Букви для позначення такого місця зазвичай займають місце на титульних аркушах в трудових книжках, документах бухгалтерії і посвідченнях.
Для чого саме потрібні друку?
Придбання документами юридичної сили неможливо без печаток. Це інструмент для визначення справжності підписів посадових осіб, відсутність підробок. Але цей реквізит потрібно далеко не для кожного кадрового документа. У чинному законодавстві немає чітких визначень щодо того, коли печатка ставиться, а коли - ні.
Іноді печатками завіряються документи, що оформляються бухгалтерією. Те ж стосується різних угод, колективного трудового договору, установчих документів в компанії.
Є такий перелік паперів, для яких наявність печаток стало обов'язковою вимогою:
На чому ставлять печатки
- трудові книжки
- Правила з інструкціями, описом положень і розкладу штату. І будь-які інші нормативні локальні акти
- Листи на гарантію після доставлених товарів, виконаних робіт
- Довіреності, пов'язані із здійсненням тих чи інших дій
- Довідки та копії, взяті з архіву
- Посвідчення службового типу
- Грамоти і свідоцтва, які створюються спеціально для працівників
- Уявлення і клопотання, які прив'язані до нагороджень
- Обов'язкові для характеристик і рекомендацій з місць роботи
- Для посвідчень про відрядження
- для актів
- При складанні трудових договорів разом з додатковими угодами, цивільно-правових документів, договорів на повну матеріальну відповідальність
Правила завірення документів в діловодстві
Якщо друк буде поставлена на наказі або кадровому листі, нічого страшного не станеться. Вельми плачевні наслідки можливі лише в тій ситуації, коли ви не запевняє документ, який дійсно цього потребує. Наприклад, який-небудь договір. Без друку у нього просто відсутня юридична сила. І в разі судових засідань органи держвлади просто не приймуть документ як доказ.
Тому рекомендується заздалегідь прописати порядок, в якому друк використовується в межах тієї чи іншої організації.
Друку для різних документів
Спочатку визначаються з переліком документів. які вимагають наявності печатки в будь-якому випадку. Після чого переходять до складання спеціальної інструкції по використанню. У ній теж пишуть про те, де і коли ставляться печатки та штампи, як правильно ними користуватися. Окремого розгляду заслуговує питання з відповідального за зберігання печаток, самого процесу зберігання.
Оптимальне рішення - зробити подібну інструкцію додатком до загальних правил, які стосуються діловодства компанії. Якщо ж загальні правила відсутні, то інструкцію можна робити самостійним документом, або доповненням для статуту. Керівнику потім буде потрібно видати спеціальний наказ, якщо печаткою треба завірити документ, який в локальному нормативному акті відсутній. Згодом допустимо внесення змін до переліку з документами, які вимагають завірення.
Окремо треба прописати порядок, в якому знищуються застарілі друку.
Трохи про використання та зберіганні
У керівника організаційного відділу зазвичай знаходиться основна печатка, що має круглу форму. Для зберігання її використовується спеціальний сейф. Якщо керівник організаційного відділу відсутній довгий час, друк можуть видавати співробітникам під розписку. Або якщо пристосування необхідно використовувати у вихідні, святкові дні.
Що стосується допоміжних різновидів, то їх дають особисто співробітникам організації, наділеним відповідними повноваженнями.
Спеціальний журнал ведуть для того, щоб організувати облік пристосувань. Цей документ ведеться за загальними правилами, які стосуються суворої звітності. Зберігають такий журнал в шафі, захищеному від загоряння в максимальному ступені.
Постановка печаток на наказах
Друк на наказах
Багато хто цікавиться цим питанням. Накази - це внутрішні розпорядчі документи тієї чи іншої організації. Зазвичай вони не вимагають спеціального запевнення і підтвердження автентичності. Тому і в законодавстві немає ні чітких вимог, ні заборон щодо друку на цих паперах.
Засвідчення печаткою обов'язково тільки для тих наказів. які йдуть в зовнішні організації. Наприклад, це можуть вимагати деякі банки. Взагалі кожна організація має право сама визначити, на яких саме внутрішніх документах друк обов'язково потрібно поставити.
Більше про печатки в діловодстві
Керівник повинен видати окремий наказ, щоб на практиці затвердити список з документами, які вимагають друку. Окремого наказу чи розпорядження вимагає список посадових осіб, у яких є право розписуватися на документах.
Для юридичних осіб друк теж стає обов'язковою. Акти про нещасні випадки на виробництві, журнали і книги, довіреності - ось лише невеликий список паперів, які вимагають застосування даного матеріалу. Використання печаток в діловодстві спрощує ведення бізнесу. Більш того, відсутність печатки ускладнює вирішення безлічі завдань.
Деяким юридичним особам необхідно за законом мати цей інструмент, незалежно від того, чи планується використовувати його на практиці. Для громадських організацій і кооперативів, наприклад, це не обов'язкова вимога. У трудових книжках друку ставляться лише в трьох ситуаціях:
- Коли документ оформляється в перший раз.
- Якщо змінюються анкетні дані співробітника.
- Якщо відбувається звільнення.
Єдина серйозна проблема в даний час - відсутність правил анулювання помилково поставлених печаток.
На печатках дозволяється використовувати товарні знаки і фірмові найменування, якщо це не порушує прав інших осіб. Завдяки цьому у керівництва з'являється додатковий інструмент для індивідуалізації. Це допомагає виділитися на тлі конкурентів. Право на використання товарного знака виникає відразу після того, як завершена його реєстрація. Виготовити печатку для організації можна в будь-якій фірмі, яка подає відповідні послуги. Можливе використання додаткового захисту від створення підробок. Для цього наносять малюнки, які залишаються видимими, або невидимими.
Кожен керівник сам вирішує, використовувати друк, або відмовитися від неї. Деякі нормативні акти обов'язкового використання печатки взагалі не передбачають.
Напишіть своє питання в форму нижче
Я намагаюся ставити печатку на всіх наказах, навіть незначних, щоб потім не було претензій. Особливо, коли потрібно показати співробітникам, адже папірець без печатки не вселяє довіри.
Щодо зберігання печаток, то все красиво тільки на папері. Скільки не доводилося працювати, так друк лежала де попало і ніхто її не закривав, можна було наштампувати чистих аркушів з печатками скільки завгодно.
