Яке почуття ви відчуваєте, коли, відкривши свою поштову скриньку для перевірки пошти, ви виявляєте в ньому лист від колеги на англійській мові? У більшості людей це викликає паніку. Далеко не всі вміють грамотно складати листи англійською мовою. Якщо під рукою є хтось знає і володіє англійською, то можна передоручити йому ознайомитися з листом і підготувати відповідь. Але скільки можна платити іншим за те, що ви можете навчитися робити самі?
Перш за все, давайте ознайомимося з ключовою лексикою по цій темі:
Будь-які повідомлення, тим більше ділове, повинно починатися з привітання.
Англійською роль вітання грає слово Dear. але в цьому контексті воно перекладається не як "дорогий", а як "шановний":
Dear Mr Smith,
Dear Sally,
Dear Sir or Madam,
Якщо ваш лист призначається для групи людей, то ви можете почати його так:
Dear all,
Dear team,
Dear colleagues,
Після звернення ставиться кома і лист продовжують писати з нового рядка з великої літери.
Тепер, забігаючи трохи вперед, хотілося б сказати пару слів про те, як закінчувати лист. Як не дивно, закінчення листа може залежати від вітання, яке ви використовували на початку. Якщо ви звертаєтеся до людини по імені на початку листа, то в кінці ви повинні написати Yours sincerely. (Щиро Ваш. ). Якщо у вашому привітанні ви пишете Dear Sir or Madam. то закінченням буде Yours faithfully. (Щиро Ваш. ). Звичайно ж, існують і інші варіанти закінчення листи, але про них пізніше.
We wish to inform you of (our new discounts). - Ми хотіли б повідомити вам (про наших нових знижки).
I am writing concerning (your latest statement). - Я пишу в зв'язку з (вашим останнім заявою).
I am writing with regard to (the latest news). - Я пишу в зв'язку з (останніми новинами).
I am writing to remind you about (the meeting next Monday). - Я пишу, щоб нагадати вам про (зустрічі наступного понеділка).
I am contacting you in connection with (the increased popularity your new product). - Я пишу вам в зв'язку (із зростанням популярності вашого нового продукту).
Використовуючи ці фрази, ви зможете без праці пояснити причину, по якій ви зв'язуєтеся з людиною.
With reference to (your recent letter) I want to know. - Посилаючись на ваше недавній лист, я хотів би знати.
We understood from your letter that (you are going to organise a trade fair). - Як ми зрозуміли з вашого листа, (ви збираєтеся організувати виставку-продаж).
We were glad to receive your (invitation). - Ми раді отримати (запрошення від вас).
I would like to apologize for (the delay in delivery). - Я хотів би принести вибачення за затримку з доставкою.
I am writing to you in response to (your enquiry). - Я пишу у відповідь (на ваш запит).
У разі, якщо ви пишете не від власного імені, а за чиїмось дорученням або від імені колективу, використовуйте фразу On behalf of.
I am writing on behalf of the association of shareholders. - Я пишу вам від імені асоціації акціонерів.
On behalf of Mr Black, I would like to invite you to take part in our annual conference. - Від імені містера Блека, я хотів би запросити вас взяти участь в нашій щорічній конференції.
Після того, як написано вітання та мета, вам необхідно переходити безпосередньо до основної частини (body, main part). Залежно від мети вашого листа буде відрізнятися структура і вибір засобів написання його основної частини. Виділяють наступні функції ділових електронних листів:
- Inviting - запрошення
- Apologizing - вибачення
- Informing - інформування
- Requesting / Enquiry - запит
- Complaining - скарга
- Thanking - подяку та інші
Кожен тип письма має свою структуру, спеціальну лексику та набір фраз. На сторінках нашого сайту ми будемо розглядати особливості складання і написання кожного з перерахованих вище типів ділових листів, так що слідкуйте за оновленнями!
Не забувайте розділяти основну частину листа на абзаци, використовуючи маркери:
Firstly. - В першу чергу.
First of all. - Насамперед.
Secondly. - По-друге.
Thirdly. - По-третє.
Finally. - На закінчення.
Коли основна частина написана, вам залишається тільки написати заключну частину (closing). Вона в деякій мірі залежить від основної частини і від мети вашого листа. У ній зазвичай ще раз дякують за інформацію, запрошення, допомога:
Thank you again for the invitation, I am pleased to be invited to the ceremony. - Спасибі ще раз за запрошення, я радий, що ви запросили мене не церемонію.
I appreciate your help. - Я ціную вашу допомогу.
I am grateful for your assistance in the project. - Я вдячний за вашу допомогу в проекті.
Можна висловити бажання і готовність надати додаткову інформацію, допомогу, консультацію:
Please, contact me if you need further information. - Будь ласка, зв'яжіться зі мною, якщо ви потребуєте подальшої інформації.
Feel free to contact me if you need my help. - Не соромтеся зв'язуватися зі мною, якщо вам потрібна допомога.
You can count on me when you need a consultation. - Ви можете розраховувати на мене, якщо вам потрібна консультація.
Часто посилаються на майбутній контакт і висловлюють побажання з приводу якнайшвидшого відповіді:
I am looking forward to your reply. - Я буду чекати Вашої відповіді.
Please deal with this issue urgently. I expect information from you tomorrow. - Будь ласка, терміново розберіться з цим питанням. Я очікую інформації від вас завтра.
Якщо ви надсилаєте щось у вкладенні, то додайте пару слів про це:
See files attached to this message. - Подивіться файли у вкладенні.
You can find the pictures in the attached files. - Ви знайдете фотографії у вкладенні.
Нарешті, висловлюють певні надії (на співпрацю, на взаємодопомога, на корисність наданої інформації):
I hope the information was helpful for you. - Я сподіваюся, що інформація вам у пригоді.
I hope our response has answered your enquiry. - Я сподіваюся, що наша відповідь прояснив ваше запитання.
Але існує ще ряд фраз, середнього рівня формальності, якими закінчують ділові листи:
Best wishes,
Best regards,
Kind regards,
Sinсerely,
Many thanks,
All the best,
Best regards,
Maria Ray
Administrative Officer
UNFT
tel. + 112233445566
[email protected]
Слідкуйте за нашими оновленнями, приєднуйтесь до нас Вконтакте. Instagram і Facebook!
Якщо вам потрібна кваліфікована допомога у вивченні бізнес-англійської, наші досвідчені викладачі готові розробити для вас індивідуальний курс навчання і зовсім скоро ви побачите результат! Залишайте заявки на безкоштовне вступне заняття і починайте інтенсивно вивчати англійську по Cкайп прямо зараз!
Олена Сертифікати: CELTA (PASS A), FCE, CAE, TKT, TOEFL.
Олена викладає розмовний курс, бізнес-англійська та проводить підготовку до міжнародних іспитів.
John Certificates: CELTA (PASS A).
Людмила Сертифікати: ITEFL (PASS A), IELTS.
Будучи студенткою брала участь в програмі "Work and Travel" і мала можливість жити, працювати і спілкуватися з носіями мови, а так само вивчити їх культурні особливості.
Інна використовує багато сучасні підходи на своїх уроках, наявність сертифіката TKT, підтверджує її знання методики викладання іноземних мов.
Досвід викладання у Наталії - більше 15 років. Для неї англійський - третій рідна мова, а англійська культура і історія - частина її життя.
Вікторія навчає англійської мови учнів різного віку, представників різних професій і навіть національностей, проводить підготовку до здачі міжнародних іспитів і закордонним поїздкам.
Ольга успішно пройшла навчання в Лондоні, де удосконалила знання англійської мови.