Створення звіту в Access можна виконати різними способами. Існує шість способів створення звіту. При цьому використовуються наступні інструменти:
· Конструктор. Найбільш складний спосіб, але він дозволяє створити звіт будь-якої структури.
· Мастеротчетов. Надає зручний спосіб для створення звітів на базі однієї або декількох таблиць.
· Автоотчет: в стовпець. Дозволяє створити звіт, в якому все поля розміщені в одному стовпці.
· Автоотчет: стрічковий. Призначений для створення звіту стрічкового формату, в якому все поля розміщені уздовж друкованого аркуша.
· Майстер діаграм. Створює звіт, що містить діаграму.
· Поштові наклейки. Дозволяє створити звіт, який можна використовувати для роздруківки поштових наклейок.
Режим конструктора являє найбільш ефективним з них, але і найскладнішим в застосуванні. В принципі, для створення більшості стандартних звітів цілком достатньо двох майстрів Access. Найпростіший спосіб створення звіту в Access за-лягає у використанні майстра автозвіта. Цей майстер не задає ніяких питань - він пи-тается самостійно створити максимально підходячи щий звіт.
Більш гнучкою можливістю є використання Майстра звітів. Саме цей Майстер найбільш часто використовується при первинному створенні документа. При будь-якому способі створення звіту спочатку вибирається джерело даних, на підставі якого буде сформований звіт (таблиця, кілька таблиць, запит). Використання Майстра звітів передбачає виконання кількох кроків:
1. Вибирається джерело звіту.
2. Вибираються поля, які увійдуть до звіту. Поля треба вибирати в тому порядку, в якому вони повинні увійти в звіт.
3. Вибираються рівні угруповання. Можна вибрати кілька рівнів.
4. Здається порядок сортування. Можна вибрати кілька полів.
5. Щоб вивести підсумкові значення, треба натиснути кнопку Підсумки. після чого буде виведено діалогове вікно, в якому будуть перераховані поля числового типу, включені до звіту, необхідно вибрати поле і агрегує функцію.
6. Наступні кроки дозволяють вибрати вид і стиль звіту, а також задати його ім'я. Якщо ім'я звіту не задано, то за замовчуванням вибирається ім'я, що збігається з ім'ям таблиці або запиту. Задане ім'я звіту виступає в двох ролях: як ім'я об'єкта-звіту в БД, і як назва документа, що виводиться в заголовку звіту. Якщо перейменувати об'єкт після його створення, то назви документа при цьому не зміниться.
Малюнок 51. Фрагмент звіту, створеного майстром