Всім знайома ситуація: кінець робочого дня, цілий день за комп'ютером, і вже замість "молоко" якимось загадковим чином друкується "малок", і навіть найбільша концентрація уваги не допомагає помітити цю помилку. Щоб виключити подібну ситуацію, Excel забезпечений спеціальною можливістю, про яку мова піде нижче. Це списки, що розкриваються значень.
Є певний перелік чого-небудь (найменувань товарів, послуг, виробів, приміщень, прізвищ працівників, посад). У таблицю можна вводити тільки значення з цього переліку, причому написання має збігатися абсолютно. Наприклад, ведеться облік чергування по об'єктах. Обмежений вибір є по черговим і об'єктам. Тоді необхідно виконати наступні операції:
- у вільній від основної таблиці частини листа створіть перелік прізвищ працівників і перелік об'єктів, що охороняються;
- виділіть першу клітинку в стовпці, значення якого потрібно перевіряти і на вкладці Дані відкрийте список у значка Перевірка даних і виберіть перший рядок.
- у вікні, яке відкриється, серед Типів даних виберіть Список. в поле Джерело нічого не вводьте, а виділіть весь перелік прізвищ;
- якщо ви сумніваєтеся, що оператор зрозуміє, що означає з'являється при виборі комірки значок списку, то в цьому ж вікні можна на вкладці Повідомлення для введення скласти міні-інструкцію;
- в цьому ж вікні на наступній вкладці можна задати попередження оператору на випадок його невірних дій;
- щоб не повторювати всю послідовність дій для інших осередків цього стовпчика, скористайтеся маркером автозаповнення. натисніть на нього і простягніть вниз, захоплюючи стільки осередків, скільки вважаєте за потрібне;
- то ж саме потрібно зробити для першого осередку в стовпці об'єктів, але після установки курсору в поле Джерело потрібно виділити комірки з назвами об'єктів.
У цьому способі створення списків, що розкриваються є один недолік: списки знаходяться на той же аркуші, що і основна таблиця. Його можна усунути, якщо використовувати імена діапазонів. Для цього:
- створіть переліки на іншому аркуші;
- виділіть всі прізвища і в поле вгорі ліворуч введіть ім'я діапазону: Спісок1 (без пробілів всередині словом і цифрою);
- виділіть всі назви об'єктів і введіть ім'я Спісок2;
- далі дійте по розібраної вище схемою, тільки і поле Джерело поставте знак рівності і введіть ім'я відповідного діапазону.
- Не перевіряти можна в тому ж вікні Перевірки вводятьсязначень, якщо вибрати Очистити все.
- Перевірка даних при введенні може бути призначена в будь-якої версії програми. Освоївши її, ви позбудетеся від необхідності нудно вводити один і той же, застрахуете себе або своїх підлеглих від безглуздих помилок, в кінцевому рахунку, істотно підвищите ефективність і якість роботи в Excel.