Табель обліку робочого часу є первинним обліковим документом, який має вести кожна організація. Незважаючи на те, що існують уніфіковані форми табеля, у роботодавців виникають деякі питання щодо їх заповнення. Також багато кадровики запитують, чи можна для обліку робочого часу в бюджетній установі застосовувати табель за формою Т-13, чи зобов'язаний роботодавець вказувати в табелі час переробки при ненормований режим робочого часу, що робити, якщо не може бути вибраний в табелі відповідне умовне позначення. Відповіді на ці та інші питання представлені в даній статті.
Табель: для кого який?
Нагадаємо, що існують два види табеля: табель обліку робочого часу і табель обліку робочого часу і розрахунку заробітної плати. При цьому в залежності від форми власності організації застосовуються різні уніфіковані форми первинної облікової документації, в тому числі табелів.
До відома. Розрізняють такі форми власності організацій:
- приватна - організація створюється громадянином або юридичною особою (ІП, ТОВ, ВАТ, ЗАТ і ін.);
- державна або муніципальна - установа знаходиться у власності РФ, суб'єкта РФ чи муніципального освіти (ст. 120 ЦК України).
- Наказ про прийом на роботу (ф. Т-1);
- Особова картка працівника (ф. Т-2);
- Особова картка державного (муніципального) службовця (ф. Т-2ГС (МС));
- Штатний розклад (ф. Т-3).
На відміну від вищевказаних форм, форми документів з обліку робочого часу і розрахунків з персоналом по оплаті праці поширюються на всі організації, за винятком бюджетних установ. До цих документів відносяться в тому числі:
- Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці (ф. Т-12);
- Табель обліку робочого часу (ф. Т-13) (далі - Табель за формою Т-13);
- Розрахунково-платіжна відомість (ф. Т-49).
- на органи державної влади (державні органи);
- на органи місцевого самоврядування;
- на органи управління державними позабюджетними фондами;
- на державні академії наук;
- на державні (муніципальні) установи.
Наказом наказом N 173н затверджено дві форми табеля:
- Табель обліку робочого часу за формою N 0301008 (далі - Табель (ф. 0301008)), яка раніше була затверджена Постановою N 1 (Табель за формою Т-13);
- Табель обліку робочого часу та розрахунку заробітної плати за формою N 0504421 (далі - Табель (ф. 0504421)).
Для обліку робочого часу та розрахунку заробітної плати державні (муніципальні) установи повинні використовувати Табель (ф. 0504421). Однак до прийняття нової форми табеля обліку робочого часу для державних (муніципальних) установ може застосовуватися і Табель за формою Т-13.
Навіщо потрібен табель?
Табель обліку робочого часу необхідний:
1) для дотримання встановлених співробітникам норм робочого часу. Робочий час - час, протягом якого працівник відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку і умов трудового договору повинен виконувати трудові обов'язки. Нормальна тривалість робочого часу становить 40 годин на тиждень. При цьому ТК РФ і іншими федеральними законами працівникам можуть встановлюватися скорочена тривалість робочого часу, режим неповного робочого часу, а також робота за межами передбаченої тривалості (понаднормова робота);
2) для обліку і контролю фактично відпрацьованого і (або) невідпрацьованого робочого часу. Перш за все, обов'язок роботодавця вести облік фактично відпрацьованого співробітниками робочого часу встановлена ст. 91 ТК РФ. Він може вести:
- поденний облік - коли у працівника однакова тривалість робочого дня;
- щотижневий облік - коли тривалість щоденної роботи співробітника різна, але за тиждень становить тривалість, встановлену ТК РФ або іншими нормативно-правовими актами;
З метою контролю за відпрацьованим співробітником часом роботодавець повинен фіксувати час відсутності співробітника на роботі в періоди відпустки, лікарняного, відрядження, відсторонення від роботи, прогулу і т.д .;
3) для розрахунку середньої заробітної плати та оплати праці працівника. Однією з основних обов'язків роботодавця, встановлених ТК РФ, є виплата в повному розмірі належної працівникові заробітної плати в терміни, передбачені відповідно до ТК РФ, колективним і трудовим договорами, правилами внутрішнього трудового розпорядку (ст. 22 ТК РФ). Заробітна плата працівнику встановлюється відповідно до діючих у роботодавця системами оплати праці.
При будь-якому режимі роботи розрахунок середньої заробітної плати працівника провадиться виходячи з фактично нарахованої йому заробітної плати і фактично відпрацьованого ним часу за 12 календарних місяців, що передують періоду, протягом якого за працівником зберігається середня заробітна плата (ст. 139 ТК РФ).
Розрахунок заробітної плати співробітника також проводиться на підставі даних про фактично відпрацьований ним часу, зазначених у табелі (ф. 0301008) або Табелі (ф. 0504421).
Оскільки витрати на оплату праці становлять одну з основних статей кошторисів доходів і видатків, правильність нарахування та виплати заробітної плати відіграє велику роль і є одним з основних об'єктів перевірок контролюючих органів, тому слід серйозно підходити до оформлення внутрішніх документів, пов'язаних з оплатою праці, в тому числі до складання табеля.
Правила заповнення табеля
Перш за все зазначимо, що ведення табеля в установі може доручатися як певного працівникові, так і іншим особам. Як правило, ця робота здійснюється співробітником відділу кадрів, а в деяких установах - бухгалтером. Однак, якщо організація досить велика, обов'язок щодо ведення табеля може покладатися на начальників підрозділів і відділів, їх заступників або інших осіб. У медичних установах, наприклад, табель ведуть старші медичні сестри.
Обов'язок із ведення табеля прописується в посадовій інструкції працівника, який повинен бути ознайомлений з нею під час вступу на роботу.
Якщо ж при прийомі співробітника на роботу цей обов'язок не була вказана в посадовій інструкції або трудовому договорі з працівником, слід укласти з ним угоду до трудового договору. Це робиться або відповідно до ст. 60.2 і 151 ТК РФ, коли працівникові за його письмовою згодою пропонується виконувати додаткову оплачувану роботу, або на підставі ст. 72 ТК РФ (зміна умов трудового договору).
Згідно Вказівок обов'язок по веденню табеля покладається на працівника шляхом оформлення відповідного наказу керівника.
Табель відкривається щомісячно за два - три дні до початку розрахункового періоду на підставі табеля за минулий місяць.
Зверніть увагу! У більшості установ табелі заповнюються один раз на місяць. Однак, оскільки в силу ст. 136 ТК РФ заробітна плата видається не рідше ніж кожні півмісяця, табель рекомендується складати також два рази в місяць.
УказаніяміУказаніямі встановлено, що запис в табель працівників установи, їх виключення з табеля виробляються на підставі документів з обліку праці та її оплати (з обліку кадрів, використання робочого часу та розрахунків з персоналом по оплаті праці). Документами з обліку кадрів в першу чергу є накази по особовому складу.
Примітка. При працевлаштуванні кожному співробітнику присвоюється табельний номер. Якщо особа працює на умовах внутрішнього сумісництва, йому присвоюється другий табельний номер.
Документами, що підтверджують режим роботи співробітників, можуть бути також заяви працівників, накази роботодавця, графіки змінності тощо Відмітка про неявку працівника також вноситься в табель на підставі документів: довідки про виконання працівником державних або громадських обов'язків, листка непрацездатності, наказу про надання працівнику відпустки або його відсторонення від роботи і ін. А в разі прогулу - акта про відсутність співробітника на робочому місці в протягом робочого дня (зміни) або понад чотири години, пояснювальної записки працівника, наказу керівника.
Табель заповнюється методом відхилень від нормального використання робочого часу, встановленого правилами внутрішнього трудового розпорядку. У верхній половині рядка по кожному працівнику, у якого були відхилення від нормального використання робочого часу, записуються години відхилень, а в нижній - умовні позначення відхилень. У нижній частині рядка вказуються також годинник роботи в нічний час.
Якщо у працівника установи присутні два види відхилень в один день (період), нижня частина рядка записується у вигляді дробу, чисельник якого - умовне позначення виду відхилень, а знаменник - години роботи. При наявності більше двох відхилень в один день прізвище працівника в табелі повторюється. Зразок заповнення табеля наведено в доданому файлі