Так чи так уже прав бухгалтер, провідний кадрову документацію.
Сподіваємося, що такий порівняльний погляд на одні і ті ж речі з різних точок зору допоможе кадровику відстояти необхідність орієнтуватися в кадровій роботі не на позицію бухгалтерії, а на вимоги трудового законодавства, а роботодавцю - зрозуміти, що немає в кадровій справі дрібниць, і доручати бухгалтеру вести кадрове діловодство так само самогубство, як доручати бухгалтеру займатися, наприклад, проектуванням або будівництвом доріг. Кожен повинен бути на своєму місці і займатися своєю справою.
Спрощену систему оподаткування (далі - ССО) застосовують в основному фірми з невеликим штатом. Співробітники тут зазвичай поєднують кілька обов'язків, і діловодство найчастіше випадає на долю бухгалтера. Цим і викликаний інтерес нашого журналу до даної теми.
Грамотний роботодавець ніколи не буде доручати ведення кадрового діловодства нікому, крім фахівця-кадровика. Навіть якщо він обмежений у коштах і / або кількість працівників така невелика, що введення окремої штатної одиниці - кадровик (як би він не називався) не логічно, куди краще навіть самому генеральному директору займатися кадрами, ніж віддавати це на відкуп бухгалтеру, що застосовує свої принципи і норми, часом діаметрально протилежні принципам і нормам ведення кадрового обліку і діловодства.
Див. П. 2 ст. 346.16 НК РФ.
Тому якщо у бухгалтера вчасно виявляться необхідні документи, до того ж вони будуть правильно оформлені, то проблем з урахуванням буде, звичайно, менше.
Розглянемо основні документи, які знадобляться практично всім фірмам.
Документи по кадрам, як і по оплаті праці, повинні бути абсолютно у всіх організацій і індивідуальних підприємців. Більшість таких документів має тривалий термін зберігання (75 років або постійний), тому до них потрібно ставитися особливо уважно.
Які ж з них є обов'язковими? Звернемося до нашого законодавства.
На замітку. Створення власних форм документів
Перший документ кадрового обліку, який розглядається в Трудовому кодексі, - це трудовий договір. Однак хоча документ і названий за необхідне, він носить скоріше рекомендаційний характер.
Згідно ст. 67 трудовий договір, навіть заповнений невірно (що рівнозначно тому, як якщо б він був відсутній), вважається укладеним. Обов'язковою умовою прийому на роботу є лише те, що людина приступив до роботи з відома або за дорученням роботодавця. Тобто начебто трудовий договір можна і не оформляти. Але з іншого боку, наявність такого документа забезпечує визнання більшості витрат на оплату праці.
Досвід показує, що багато питань, наприклад розпорядок або посадові обов'язки, краще позначити в трудовому договорі.
Трудовий розпорядок детально повинен бути прописаний в Правилах внутрішнього трудового розпорядку, що затверджуються роботодавцем. А в трудовому договорі детально прописується трудова функція (якщо опис трудової функції занадто велике або роботодавець хоче що-небудь конкретизувати).
Отже, що потрібно вказати в трудовому договорі? Обов'язковими реквізитами будуть прізвище, ім'я, по батькові працівника та найменування роботодавця. Головні розділи наступні:
- дата початку роботи;
- найменування посади (спеціальності, професії);
- права і обов'язки працівника;
- права і обов'язки роботодавця;
- характеристика умов праці, компенсації і пільги;
- режим праці і відпочинку (якщо він відрізняється від загальних правил, встановлених в організації);
У трудовому договорі часто містяться пункти про випробувальний термін, відпрацювання після навчання, про нерозголошення таємниці і т.д. Термін, на який людина приймається тимчасово, повинен бути зафіксований, інакше договір вважається безстроковим. Роботодавець може вписати і інші, важливі на його погляд, умови.
Вражає моторошна безграмотність. Ні в трудовому праві поняття випробувальний термін. Це спадкоємиця імперії Періс Хілтон (як і будь-який інший чоловік, засуджений умовно до кримінального покарання з випробувальним терміном) не витримала випробувального терміну і відбула покарання у вигляді позбавлення волі строком на 45 діб. У трудовому праві є поняття - випробування на термін. А таке вільне поводження з термінологією призводить до численних порушень, в тому числі і по оплаті праці. Також не буває і безстрокових договорів. Всі договори в сфері регулювання трудових відносин термінові, тільки у одних термін визначений настанням будь-яких подій або конкретною датою, а у інших - не визначений нічим.
А про те, що стосується обов'язкових і додаткових умов, див. Ст. 57 ТК РФ.
Ми не рекомендували б керуватися зазначеною Інструкцією, тому що вона багато в чому суперечить положенням Трудового кодексу РФ. Тому юридично вірним буде вносити в трудову книжку формулювання, які відповідають положенням Кодексу, а не "винаходів" А.П. Починка (під час перебування якого міністром праці і була прийнята ця Інструкція).
Все це відноситься тільки до організацій. Індивідуальні підприємці не заводять працівникам трудових книжок, а в наявних нічого не записують. Документом, що підтверджує роботу у фізичної особи, є тільки трудовий договір.
Така вказівка дано в ст. 309 ТК РФ.
Інші кадрові документи
В черговий раз - гра слів. Втім, це цілком зрозуміло, якщо вважати, що прийом на роботу можливий "колгоспом" і трудовий договір може бути колективним. Тоді і форми Т-1а і Т-8а застосовні. Насправді трудовий договір завжди індивідуальний, і тільки в силу цієї обставини зазначені форми Т-1а і Т-8а застосовуватися не можуть.
А форма Т-8 - це не тільки наказ про звільнення, але і наказ про припинення і наказ про розірвання трудового договору. Проте 99% "користувачів" переконані, що відмінності в цих термінах немає ніякого. Хоча звільнення - це покарання, припинення трудових відносин - це витікання терміну його дії, а розірвання - це припинення відносин достроково з ініціативи однієї зі сторін або за будь-яких обставин.
При прийомі, звільненні, відхід у відпустку і будь-яких кадрових переміщеннях співробітники повинні подавати заяви (в довільній формі), які будуть зберігатися на фірмі.
Обов'язковий документ кадрового обліку - особова картка працівника (форма N Т-2). У неї заносяться всілякі відомості: дата і місце народження, освіта, знання іноземної мови, склад сім'ї, відпустки, переміщення по роботі та ін.
Приклад 1. ТОВ "Сніг" недавно зареєстровано. Застосовуваний режим - ССО. Штат фірми становить п'ять осіб: директор, головний бухгалтер, оператор, який виписує накладні, і два менеджери з продажу (один працює за сумісництвом). Кадровий облік доручено головному бухгалтеру. Які документи по кадрам йому буде потрібно забезпечити?
1. Всі працівники повинні написати заяви про прийом на роботу.
2. На весь штат, крім директора, потрібно скласти наказ про прийом на роботу. Директора призначають засновники, і це фіксується в протоколі їх ради.
3. Не пізніше п'яти днів після видання наказів і протоколу слід внести записи до трудових книжок всіх працівників, за винятком сумісників.
Це не рекомендація, а вимога Трудового кодексу РФ. А ось в наказі про прийом на роботу (форма Т-1) є пряма вказівка на те, що підставою виникнення трудових відносин є не заява, а трудовий договір, підписаний сторонами трудових відносин, - завжди індивідуальний (остільки, оскільки колективних трудових відносин немає і бути не може за визначенням) і набув чинності.
5. На всіх працівників потрібно заповнити особисті картки.
6. Штатний розклад складати необов'язково. Можна почекати, поки штат фірми не збільшиться.
7. Інші документи (наприклад, графік відпусток) потрібно буде оформляти в процесі роботи.
Документи по заробітній платі
Табель обліку робочого часу
Щоб розрахувати зарплату, необхідно знати, скільки часу відпрацював кожен співробітник. Такі відомості записують в табель обліку робочого часу (форма N Т-13).
За табель, як правило, відповідає начальник підрозділу. В кінці місяця документ здається в бухгалтерію. Якщо його заповнює сам бухгалтер, він може використовувати об'єднану форму N Т-12 - табель обліку робочого часу і розрахунку оплати праці. Правда, вона досить громіздка.
Відомість для нарахування заробітної плати
У розрахункової відомості (форма N Т-51) бухгалтер вказує кількість відпрацьованих днів (годин), нараховану зарплату, утримання і суму, яка працівнику належить.
Але зарплата видається за іншим документом - по розрахунково-платіжної відомості (форма N Т-49). У ній фіксуються тільки нарахування і виплати, а в останній графі співробітники розписуються в отриманні. На наш погляд, використовувати розрахунково-платіжну відомість незручно: люди можуть дізнатися про чужих заробітках, а все-таки в цивілізованому світі особисті доходи вважаються конфіденційною інформацією.
Основним утриманням із зарплати є ПДФО, однак можуть бути і інші, наприклад повернення позики.
По-третє, відомість відомістю, але вже років десять як в розрахунках з персоналом активно застосовуються можливості перерахування зароблених коштів на рахунок працівника в банку і отримання заробітної плати шляхом використання можливостей банкомату. Де в цьому випадку повинен розписуватися працівник і як все це повинен враховувати бухгалтер - багато суперечок. Але це не наша тема.
Особовий рахунок (форма N Т-54) заводиться на кожного працівника. Це зведений документ, за яким можна відстежити всю інформацію про заробітну плату. У ньому вказують відпрацьований час, нарахування, утримання, що надаються пільги, посадові зміни, відпустки і т.д.
Якщо в фірмі облік заробітної плати ведеться на комп'ютері, особові рахунки в принципі не потрібні, якщо ж ні - без них не обійтися. Але в будь-якому випадку це зручний документ. Можна налаштувати програму, щоб вона, наприклад, один раз на місяць формувала особові рахунки, і періодично їх роздруковувати.
Уніфіковані форми розроблені і для розрахунку інших видів нарахувань, наприклад записка-розрахунок про надання відпустки працівнику (форма N Т-60), записка-розрахунок при звільненні (форма N Т-61). Їх заповнюють у міру необхідності.
Примітка. Первинні документи, форма яких законодавчо не затверджена
Законодавчо затверджені не всі форми документів, що описують господарську діяльність організацій. Тим часом вимога Закону N 129-ФЗ і Податкового кодексу РФ про документування всіх господарських операцій дотримуватися необхідно.
Про вимоги до документів, форма яких законодавчо не затверджена, було розказано в розділі "Загальні правила оформлення документів". Розглянемо деякі з таких документів.
На акті ставлять печатки організацій (поряд з підписами керівників).
Уніфікована форма N Т-73
Форма по ОКУД │0301053│
________________________________________________ по ОКПО │ │