Паспорт громадянина України має вигляд обрізний книжечки розміром 88 x 125 мм, складається з обкладинки і шістнадцяти сторінок, які прошиті спеціальними нитками. Сторінки книги пронумеровані, на кожній з них перфоровано серію і номер паспорта і зображений Державний герб України.
Обкладинка паспорта - синього кольору, має рельєфну поверхню. У верхній частині зовнішньої сторони обкладинки фольгою золотистого кольору відтиснуто напис "УКРАЇНА", в нижній частині - напис "ПАСПОРТ", а в середній - зображення Державного герба України.
У центральній частині внутрішнього лівого боку обкладинки зображено Державний прапор України, нижче - дві однакові написи "Паспорт громадян України". У нижній частині листа вказано підприємство-виробник - "Поліграфічний комбінат Україна". На внутрішньому боці обкладинки надруковано витяг з Положення про паспорт громадян України.
На першій сторінці паспорта в перші три рядки вносяться дані за допомогою комп'ютерного обладнання, а у виняткових випадках від руки, прізвище, ім'я та по батькові громадян в називному відмінку, українською мовою. Дата народження виконується в цифровому вигляді крім назви місяця, яка вказується повністю. У рядку "місце народження" громадян, які народилися на території України, відомості вносяться згідно існуючого адміністративно-територіального поділу, а громадян, які народилися за межами України, - відповідно до поданих документів. У випадках народження: в республіканському та обласному центрах вказується тільки найменування міста; в інших містах - найменування міста і області; у всіх інших населених пунктах - найменування населеного пункту, району, області; за кордоном - відомості згідно свідоцтва про народження або паспорта, що підлягає обміну і т.п. з обов'язковим зазначенням країни народження. Внесено дані скріплюються підписом в графі "Підпис власника паспорта". На першій сторінці паспорта, в певну рамку, вклеюється фотографія особи, якій оформлюється паспорт.
До фотографій, які подаються для оформлення паспортів також встановлено ряд вимог. Вони повинні бути розміром 3,5 х 4,5 см, виконані з одного негативу, із зображенням обличчя в анфас, без головного убору, виготовленими на тонкому білому або кольоровому фотопапері без куточка. Громадяни, які постійно носять окуляри, обов'язково надають фотографії в окулярах. При прийнятті фотокарток, на їх зворотному боці, олівцем вказується прізвище та ініціали власника, а перед вклеювання в бланк, в нижній частині рамки, вказуються прізвище та ініціали власника паспорта. Обрізка до розміру 35х45 мм здійснюється в паспортній службі спеціальним пристроєм - пуансоном.
У перші три рядки другої сторінки паспорта, зазначеними вище способами вносяться дані про особу власника документа, в четвертий і п'ятий рядки - дані про дату і місце народження, в шостому рядку зазначається стать особи в називному відмінку російською мовою. У рядках "ким виданий паспорт" зазначаються відомості про орган, що видав паспорт на двох мовах: українською та російською без скорочень, крім абревіатури відповідного органу внутрішніх справ. Наприклад: "Оболонським РУ ГУМВС України в м.Києві", "Ленінським РВ УМВС України у Вінницькій області".
Після перевірки правильності оформлення паспорта, на вклеєній фото в верхньому правому куті проставляється рельєфний відбиток печатки, а на другій сторінці паспорта в графі "Підпис посадової особи" проставляється підпис начальника територіального підрозділу або відповідного працівника. Підпис скріплюється гербовою печаткою, номер якого повинен збігатися з номером рельєфного відбитка на фотокартці.
Законодавчо закріплено, що перша сторінка або перший аркуш, після внесення в них відповідних записів та вклеювання фотокартки, можуть бути заклеєні плівкою. В такому випадку, дані про власника і фотографія печатками не засвідчують. Як відомо з практики, така норма не використовується.
З моменту досягнення 25-річного або 45-річного віку, особа подає до відповідних органів протягом місяця паспорт і дві фотокартки розміром 3,5 х 4,5 см, відповідні досягнутому віком. Без таких фотокарток паспорт вважається недійсним. Додаткові фотографії вклеюються на третю і п'яту сторінки і завіряються відбитком рельєфного друку та підписом власника у відповідній графі. На четверту і шосту сторінки, вносяться відомості описані нами вище і завіряються містичний печаткою.
У наступні сторінки паспорта вносяться дані вже не за допомогою принтера, а від руки, оскільки такі позначки проставляють різні організації. Якщо ще на сторінках від сьомої по дев'яту, які призначені для особливих відміток, проставляються відмітки, внесення яких до паспортів покладено на службу громадянства, імміграції та реєстрації фізичних осіб (дані про дітей віком до 16 років, про можливість здійснювати будь-які платежі без ідентифікаційного номера , про наявність закордонного паспорта), то відмітки про групу крові, право на безкоштовну приватизацію житла, про ставлення до військової служби і т.д. що вносяться іншими організаціями.
При передачу громадянину України безоплатно у приватну власність земельних ділянок, обов'язково робиться про це відмітка місцевими Радами народних депутатів на останній вільній сторінці паспорта або документа, що його замінює. Відмітка робиться на підставі рішення відповідної місцевої Ради народних депутатів і виконується чітко, чорнилом або тушшю, завіряється підписом голови місцевої Ради народних депутатів і печаткою. Виправлення не допускаються, інакше запис анулюється.
Відмітки про реєстрацію шлюбу вносяться на десятій сторінці, де проставляється відповідний штамп. Штамп про розірвання шлюбу уповноважені проставляти органи РАГСу.
На сторінках від одинадцяти до шістнадцяти проставляються штампи реєстрації місця проживання та зняття з реєстрації місця проживання, які заповнюються відповідно до поданих документів. При обміні паспорта відомості про реєстрацію (зняття з реєстрації) місця проживання переносяться з паспорта, що підлягає обміну. Зазначені штампи не проставляються, якщо оформити реєстрацію одночасно з оформленням паспорта немає можливості.
Законодавчо встановлені наступні випадки, коли паспорти підлягають знищенню або вважаються недійсними: 1) заміна прізвища, імені та по батькові або інших обставин; 2) виїзд громадян на постійне проживання за кордон або втрата ними громадянства України; 3) набуття старого паспорта, замість якого був виданий новий; 4) смерті громадян; 5) пошкодження під час заповнення; 6) оформлення з порушенням законодавства України керівником територіального органу (підрозділу) внутрішніх справ; 7) неотримання паспорта власником протягом півроку.
Недійсні паспорта знищуються через спалення не рідше одного разу на місяць за відповідним актом комісії, призначеної начальником територіального підрозділу внутрішніх справ. В результаті знищення залишається лише серійний номер, який відрізається і зберігається в паспортному підрозділі.
Отже, паспорт громадян України є найважливішим серед документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, тому вимагає значної уваги на стадії виготовлення, оформлення і видачі та надійного зберігання їх власниками, оскільки може потрапити в руки злочинців і сприяти вчиненню злочину.