Техніка роботи з документами

ТЕХНІКА РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ

Рекомендована розмітка тексту

  • Краще застосовувати тільки стандартні шрифти, що йдуть в складі Windows і Office. У ділових документах рекомендується Times New Roman - як самий місткий і нагадує в похилому вигляді рукописний шрифт. Розмір заголовків різного рівня - 12 ... 16 пунктів напівжирного шрифту, основного тексту - 12 ... 14 пунктів. Документи, які готуються для передачі по факсу, повинні бути стійкі до спотворень за рахунок більшого написання.
  • Неприпустимо наводити красу методом р о з р я д к і букв пробілами. Такі фрагменти неможливо буде знайти методом повнотекстового пошуку.
  • Негарно зловживання виділенням фрагментів основного тексту похилим, жирним, підкресленим шрифтом. Людина, яка читає такий текст, відчуває, що його власного розуміння змісту не довіряють. Краще виділяти тільки цитати і підписи.
  • Неприпустимо відокремлювати пробілами знаки пунктуації від слів. Адже при автопереносе слів самотні крапки, коми, лапки, дужки, крапки, знаки оклику та питання будуть сиротливо висіти на початку або в кінці рядків. І навпаки, завжди слід робити пробіл перед і після тире.
  • Щоб ініціали не відривалися від прізвищ, а одиниці вимірювань - від чисел, їх краще відокремлювати «нерозривним пропуском» Ctrl + Shift + Пробіл.
  • Не слід ставити знаки переносу і натискати Enter в кінці рядка. Це не друкарська машинка. Enter натискається в кінці абзацу, причому один раз. Абзац від абзацу візуально відділяється або червоним рядком (відступом на початку першого рядка абзацу), або збільшеним інтервалом між абзацами. Якщо потрібно перейти на новий рядок, не створюючи нового абзацу, натискається Ctrl + Enter.
  • Якщо десь в документі доводиться ставити хоча б два пробілу поспіль, значить, щось робиться неправильно, не використовуються можливості вирівнювання рядків. Хорошим тестом на володіння технікою вирівнювання є типове початок офіційних документів:
Як це зроблено? Таблиця з невидимими кордонами. Це, звичайно, ускладнений випадок. Зазвичай достатньо викотити підготовлений текст на потрібну позицію за допомогою движка лінійки.
  • Щоб мати охайний вигляд, абзаци повинні бути вирівняні по ширині. Не подобаються разновеликие прогалини? Можна встановити можливість перенесення. Але для того, щоб хтось зміг прочитати текст з переносами, йому доведеться теж встановлювати цю можливість, що не завжди доступно.
  • Слід звернути увагу на те, щоб в кінці тексту не висіли порожні рядки. Вони можуть викликати появу додаткових порожніх сторінок при друку на принтері. При натисканні Ctrl + End курсор виявляється в позиції істинного кінця документа.
  • Якщо в документі більше двох сторінок, вони повинні бути пронумеровані. Якщо у такого документа немає явного ознаки його закінчення, наприклад у вигляді підпису, то в колонтитулах краще вказати загальну кількість сторінок.

    • Робота з таблицями

    • Стовпці з цифрами краще сприймаються, якщо вони вирівняні по правому краю.
    • У стовпчиках не слід вказувати одиниці виміру разом з цифрами. Чи не мають розділятися пропуском розряди чисел. Не слід відокремлювати дробову частину точкою замість коми. Не слід залишати порожні клітинки або ставити в них прочерк (краще поставити 0). Все це викликає неправильну роботу механізму автоматичного перерахунку. У Microsoft Word одиниці виміру вказуються в заголовку стовпця. У Microsoft Excel задається відповідний формат осередків, тоді одиниця виміру додається до цифр автоматично і не збиває розрахунки.
    • У Microsoft Word для підсумовування стовпчика чисел можна застосовувати формулу «= SUM (ABOVE)». Але результат автоматично не оновлюється. Після змін в стовпці необхідно натиснути правою кнопкою мишки по полю, який містить формулу, і вибрати пункт «Оновити».

    Безпека зберігання документів

    Схожі статті