ТЕКСТОВИЙ ПРОЦЕССОР WORD. ТЕХНОЛОГІЯ СТВОРЕННЯ ФОРМ І ЗЛИТТЯ ДОКУМЕНТІВ
Форми призначені для скорочення трудовитрат на оформлення документів масового застосування за рахунок попереднього створення шаблонів. Форма складається з постійної (незмінної) і змінної (змінної при введенні даних) частин документів.
Форма може включати в себе:
- довільний текст;
- графіку (малюнки, діаграми);
- текстові поля (текст, дати, обчислювані значення);
- поля зі списками (для вибору пропонованих заздалегідь альтернативних значень);
- перемикачі (поля з прапорцями для позначки потрібних значень рядків тексту або запуску макросів).
До всіх цих елементів може, т застосовуватися звичайне форматування.
Змінні поля (текстові, спискові, прапорці) можна налаштовувати шляхом натискання кнопки Параметри поля форми на панелі інструментів Форми. Для поля може бути заданий тип, формат, а також текст, що виводиться в поле за замовчуванням. До полях може підключатися довільний текст довідки, що виводиться в рядку стану або при натисканні клавіші F1, або в обох випадках різні тексти.
Після створення форми слід встановити її захист з метою заборони зміни постійної частини (дозволяється введення інформації тільки В змінні поля). Можна встановити пароль для зняття захисту.
Зони полів шаблону форми на екрані монітора підсвічуються. При друку шаблону форми вони не видно.
Іноді потрібно створити складовою документ, що містить основний текст, без змін або з невеликими змінами призначений деякого числа клієнтів, і джерело, що містить змінний текст, індивідуальний для кожного клієнта. Процес автоматичного створення таких документів називається злиттям документів.
Інформаційна технологія злиття основного документа, що містить постійну інформацію, і джерела - бази даних змінної інформації - зручна при підготовці до друку або розсилці за допомогою електронної пошти або факсу масиву однотипних документів.
- основний документ (бланк, форма, лист, інструкція), в текст якого включені особливі поля підстановки або злиття;
- джерело даних, т. е. файл, який містить персоніфіковану для кожного клієнта інформацію. Джерелом може бути база даних (список) реляційного типу під управлінням різних програмних засобів.
Злиття документів виконується за допомогою команди Злиття меню Сервіс.
Процес злиття виконується в три етапи:
1. Підготовка основного документа. Основний документ може бути підготовлений як:
Основний документ для злиття може бути створений в новому вікні або використати вже існуючий документ Word.
Після виконання команди Злиття на екрані з'являється діалогове вікно. Це ж вікно можна вивести на екран за допомогою команди Створити меню Файл і на вкладці Письма і факси, вибравши Майстер листів. У вікні вибрати Листи для злиття. При виборі останнього з'явиться вікно Злиття.
У вікні Злиття слід натиснути кнопку Створити і по розкрити меню вибрати тип основного документа. Тепер може бути створений основний документ, але без по-- лей злиття, які стануть доступними після створення джерела даних.
2. Підготовка джерела даних.
Джерело даних містить, значення нулів злиття для основного документа. Найбільш часто використовуються вже готові джерела - табличні документи Word, електронні таблиці Excel, бази даних Access і ін. Можна оперативно створювати нові джерела у вигляді текстового документа Word табличнійструктури або за допомогою запиту на мові Microsoft Query.
Після натискання кнопки Отримати дані з розкрився меню слід вибрати джерело даних. При цьому вказується:
- Створити джерело даних - якщо для злиття буде підготовлений новий джерело даних;
- Відкрити джерело даних - якщо буде використовуватися вже існуючий джерело даних.
Нове джерело даних створюється тільки в форматі текстового документа Word.
Якщо в якості джерела даних використовується існуючий файл, вказується ім'я файлу, формат даних, спосіб перетворення файлу.
Якщо при підготовці злиття перший етап був пропущений, тут можна натиснути кнопку Правка, перейти до основного документа злиття і здійснити розміщення в ньому як постійної інформації, так і полів злиття. При виконанні команди виводиться панель інструментів Злиття. За допомогою кнопок цієї панелі, можна коригувати основний документ і джерело даних, а також управляти процесом злиття.
Для виконання об'єднання основного документа з джерелом даних слід натиснути кнопку Об'єднати на панелі інструментів Злиття. Для контролю процесу злиття слід натиснути кнопку Пошук помилок і вказати спосіб перевірки:
- створити тільки звіт про помилки;
- створити складовою документ, повідомляючи про помилки в міру їх, виявлення;
- створити складовою документ і звіт про помилки.
Результат злиття - вид основного документа: друкований документ або файл, повідомлення для електронної пошти, факс - вибирається у вікні Злиття зі списку у вікні Призначення.
Якщо висновок складових документів здійснюється по електронній пошті або через факс, виконується додаткове регулювання параметрів. Відправлення документа злиття може здійснюватися як у вигляді окремого документа Word, вкладеного в повідомлення електронної пошти, так і у вигляді текстового повідомлення електронної пошти.
Для створення складеного документа можна використовувати всі записи або підмножина записів джерела в заданому діапазоні номерів. Можна виконати відбір записів джерела за умовами - кнопка Відбір записів викликає вікно завдання умов. Окремі умови можуть бути пов'язані між собою логічними операторами і / або.
Для упорядкування виведених складових документів на вкладці Сортування записів указуються поля і напрям сортування - за зростанням / спаданням значень зазначених полів.
Основний документ, підготовлений для злиття, допускає і зворотне перетворення - в звичайний документ Word. Для цього в діалоговому вікні Злиття слід вибрати Основний документ і в списку, що розкрився вибрати Перетворити в звичайний документ.
Завдання і тести по темі "Текстовий процесор Word. Технологія створення форм і злиття документів"
Уроків: 2 Завдань: 9 Тестів: 1