3. Після того як ви привітали співрозмовника увійдіть в йому. Існують два методу уявлення:
- Привітання + назва організації.
- Привітання + назва організації + уявлення людини взяв трубку.
5. Якщо ви самі кому-то телефонуйте не кажіть такі фрази як: «Вас турбує» або «Вас турбує». Якщо ви вимовляєте ці фрази, то у який сказав вам людини може скластися небажане ставлення до вас і вашому дзвінку.
6. Зателефонувавши клієнту, поцікавтеся, чи може він з вами розмовляти. Може людина, якій ви телефонуєте, зайнятий якимись своїми справами і ви можете його відвернути від них. Якщо ви поставите це питання, то ви покажіть співрозмовнику що ви вихована людина і що ви цінуєте його час.
8. Використовуйте функцію утримання. Використання цієї функції дозволить «підвісити» людини, який вам дзвонить на лінії, що не роз'єднавши його. Ця функція використовується тоді, коли вам треба кудись відійти. Якщо ви знаєте що будете відсутні більше хвилини, то не залишайте його на «утриманні». Краще скажіть, що б він вам передзвонив трохи пізніше.
9. Коли запитують відсутнього людини. Якщо подзвонив вам людина цікавиться людиною який не перебувати в даний момент на місці, то ви відразу не кажіть співрозмовнику про це і не кладіть трубку. Краще спробуйте утримати його. Поцікавтеся, може бути ви йому можете допомогти в цікавлять його питанні.
10. Коли ви завершите розмову попрощайтеся з співрозмовником. Перш ніж закінчити розмову запитаєте чи немає у співрозмовника ще якогось питання і тільки після того як ви отримаєте негативний питання, завершіть розмову. Перш ніж ви покладете слухавку попрощайтеся з людиною, який вам дзвонив.
11. Вам бажано підлаштуватися під швидкість мови людини, який вам подзвонив. Якщо співрозмовник говорить з вами повільно, то і ви постарайтеся теж відповідати на його питання повільніше. Якщо людина говорить швидко, значить, він і мислить набагато швидше. І якщо ви будете розмовляти з ним повільно, то це може почати дратувати його.
12. Під час розмови не пийте, не їжте і не курите. Здійснюючи ці дії ви не скроїти від співрозмовника факт їх дії.
13. Ніколи не вибачайтеся перед людиною. який вам подзвонив за те, що ви зайняли його час. Сказавши про це, ви самі наведете його на цю думку. Краще просто подякувати співрозмовника за розмову.
14. Не використовуйте гучний зв'язок без особливої необхідності. Якщо співрозмовник зрозуміє, що ви розмовляєте з ним по гучному зв'язку, то він може насторожитися і відчути дискомфорт. До того ж це може навести його на думку що, ви спілкуєтеся з ним і займаєтеся своїми справами або, що ваша розмова підслуховує. Використовуйте гучний зв'язок, якщо співрозмовник дав свою згоду на її використання.
15. Спілкування з секретарем. Якщо ви телефонуєте в організацію, то ви обов'язково будете спочатку розмовляти з секретарем. Як вам треба вести розмову з секретарем:
-ніколи не принижуйте і не ображайте його.
-поставтеся до нього, так само як і до своїх клієнтів
-побудуйте з ним стосунки.