телеграма
Телеграма - документ, що виділяється з інших, способом передачі (по телеграфу). Швидкість передачі буває необхідна, якщо інший, більш повільний спосіб сповільнить виконання.
Телеграми можуть бути послані з декількома текстами в один пункт, або з однаковим текстом - в різні пункти. Існують різновиди телеграми: фототелеграмма, схема-телеграма, телеграма з завіреної підписом, телеграма-доручення, телеграма з оплаченою відповіддю, що посилається на спеціальному бланку, і т.д.
Телеграму будують з двох частин, розділений межею. Першу частину (над рискою) передають по телеграфу (її оплачують), другу частину (під рискою) по телеграфу не передають і не оплачують.
Перша частина телеграми містить такі реквізити:
Друга частина телеграми містить такі реквізити:
- підпис особи, від імені якого телеграма виходить (вказівка посади);
Текст телеграми повинен бути гранично коротким (рис.26)
Сполучники, прийменники, займенники і розділові знаки в тексті опускають, якщо при цьому не спотворюється зміст. У разі потреби знаки пунктуації вказують словами або за допомогою абревіатури: точка (точка), кома (кома), двтч (двокрапка), КВЧ (лапки). Тільки словами вказують знаки: тире, знак, знак питання, знаки арифметичних дій (плюс, мінус, розподіл), знак відсотка, параграф, номер (можливо скорочення - НР).
Цифрові дані, в тому числі, дати, в тексті часто вказують словами, щоб уникнути спотворень при передачі.
У другій частині телеграми (під рискою)
Обов'язково завіряються печаткою організації або спеціальною печаткою «Для телеграм».
Телеграми підписуються керівником організації або його заступниками (за належністю питання).
Дата підписання телеграми має відповідати даті її відправлення.
У спільних телеграмах, що належать кільком відправникам, печатками запевняють кожен підпис.
При відправці телеграм в рахунок внесеного авансу на ній повинна стояти спеціальна авансова друк або відмітка про номер авансового рахунку.
Телеграму друкують на чистому аркуші паперу чи на бланку в трьох примірниках на одній стороні аркуша (перший примірник передають на телеграф, другий підшивають у справу канцелярії, третій передають в бухгалтерію).
При наявності телетайпа телеграму оформляють у двох примірниках і в бухгалтерію не передають.
міжнародні телеграми
- передавати тільки коротку і термінову інформацію;
- перевіряти правильність запису повторним читанням;
- не передавати складні тексти (текст повинен містити не більше 50 слів);
- не використовувати важко вимовляються і рідкісні слова;