Тендерний комітет представляє собою групу фахівців замовника, призначену відповідальною за здійснення процедур закупівель відповідно до положень Закону № 1490.
Відповідно до цього Положення тендерні комітети можуть бути створені:
- в організаціях - головних розпорядників бюджетних коштів;
- в організаціях - розпорядниках бюджетних коштів нижчого рівня;
- в організаціях - одержувачів державних коштів.
При цьому тендерні комітети в організаціях - розпорядниках бюджетних коштів нижчого рівня та організаціях - одержувачів бюджетних коштів створюються на підставі дозволу, отриманого від організації вищого рівня.
Тендерні комітети можуть створюватися як на тимчасовій основі (тимчасові тендерні комітети) для проведення будь-якої конкретної закупівлі, так і постійні тендерні комітети. Останні створюються в разі, якщо організація-замовник планує проведення кількох закупівель протягом фінансового року або якщо організація-замовник проводить також закупівлі від імені підлеглих їй організацій.
Створення тендерного комітету оформляється у вигляді розпорядчого акта керівника організації-замовника (наказ, розпорядження, рішення - в залежності від права керівника замовника торгів видавати той чи інший акт), в якому повинні бути визначені:
- статус тендерного комітету - постійний це тендерний комітет або тимчасовий (в такому випадку в тексті вказується предмет закупівлі);
- персональний склад постійних членів тендерного комітету;
- голова тендерного комітету. Крім того, цим розпорядчим актом також затверджується Положення про тендерномкомітете, яке визначає функції, права та обов'язки тендерного комітету, його голови, секретаря та членів.
Персональний склад тендерного комітету складається не менше ніж з 5 представітелейорганізаціі-замовника.
Членами тендерних комітетів рекомендовано призначати фахівців і посадових осіб економічних, юридичних та фінансових підрозділів, а також підрозділів, що займаються матеріально-технічним та інформаційним забезпеченням організації-замовника.
Члени тендерних комітетів протягом 6 місяців з моменту вступу в такий комітет повинні отримати відповідні сертифікати чи свідоцтва встановленого зразка про проходження навчання чи підвищення кваліфікації з питань організації та проведення процедур закупівель. Повторне підвищення кваліфікації або навчання здійснюється не рідше одного разу кожні два роки.
При формуванні персонального складу тендерного комітету необхідно виходити з обмежень, встановлених ч. 2 і 8 ст. 12 Закону № 1490, згідно з якими членамітендерних комітетів не можуть бути:
- посадові особи, представники учасників, їх близькі родичі, посадові особи об'єднань підприємств, їх представники і близькі родичі
- фахівці, юристи, економісти, консультанти та інші фізичні та юридичні особи, які залучаються до роботи в тендерних комітетах на договірних засадах, і нотаріуси, які посвідчують договори про закупівлю (якщо на вимогу замовника договір про закупівлю підлягає обов'язковому нотаріальному посвідченню).
Крім рядових членів тендерних комітетів, в ньому є як мінімум три посадові особи. Це голова тендерного комітету, його заступник (або заступники) і секретар тендерного комітету.
Голова тендерного комітету призначається на посаду тим же розпорядчим актом, яким затверджується персональний склад тендерного комітету.
В основні функції голови тендерного комітету входить організація його роботи. Він є посадовою особою, має право підписання договорів про закупівлю та несе персональну відповідальність за виконання покладених на тендерний комітет функцій.
Голова тендерного комітету призначає свого заступника (заступників), відповідального секретаря та визначає функції кожного члена тендерного комітету відповідно до п. 4 Положення № 280.
Відповідно до п. 5 Положення № 280 склад, обсяги і джерела покриття витрат на організацію та проведення процедур закупівель можуть визначатися в кошторисі затратпо організації та проведення процедур закупівель, яка складається і підписується головою тендерного комітету і затверджується керівником організації - замовника торгів. При розрахунку такого кошторису враховуються конкретні умови роботи тендерного комітету, його тип (постійний або тимчасовий), обсяг функцій, вид закупівлі, складність проведення торгів та інші аспекти на розсуд голови тендерного комітету та керівника організації-замовника.
Витрати на проведення тендерних торгів можуть частково покриватися за рахунок коштів, отриманих від учасників торгів за тендерну документацію, відповідно до норм Закону № 1490.
Голова тендерного комітету та його члени несуть відповідальність відповідно до чинного законодавства за порушення, допущені ними в процесі підготовки і проведення торгів. У разі виявлення таких порушенні голова тендерного комітету подає письмові пояснення по фактах таких порушень на ім'я керівника організації - замовника торгів.