учаснику закупівель
Види тендерного супроводу
З особистого досвіду можу сказати, що існує всього два види супроводу:
- Локальна допомогу на будь-якому етапі участі в тендері;
- Комплексний супровід участі в тендерах.
Локальна допомогу може бути разової або постійної, але спрямованої на рішення окремо взятої задачі, наприклад, допомога в пошуку тендерів або допомогу в підготовці першої частини заявки для участі в електронному аукціоні.
Комплексне ж супровід може включати в себе повний перелік послуг, як то кажуть від "А" до "Я", і залежить від потреб, а також фінансових можливостей конкретно взятого постачальника (учасника закупівель). Про те, які послуги входять в цей перелік, ми поговоримо з вами далі.
Що входить в супровід торгів?
Давайте уявимо собі таку ситуацію. Є якась організація (постачальник), яка ніколи раніше не брала участь в тендерах. І в один прекрасний день керівник організації приходить до думки про те, що непогано б було розширити свій ринок збуту за рахунок участі в тендерах і отримання нових замовлень. Але як бути?
Знань і досвіду в цій сфері у організації немає, кваліфікованих фахівців в штаті теж немає. Навчати своїх фахівців досить довго і витратно. А щоб найняти кваліфікованого співробітника його потрібно спочатку знайти, потім організувати йому робоче місце, регулярно платити зарплату, податки і т.д. І тут на думку спадає ідея про використання аутсорсингу тендерного відділу.
Які ж послуги з супроводу можуть запропонувати такий організації, яку ми взяли за приклад? це:
- Отримання (перевипуск) електронного підпису;
- Акредитація або переакредитація на федеральних і / або комерційних електронних майданчиках;
- Налаштування робочого місця для участі в електронних аукціонах;
- Пошук відповідних тендерів;
- Аналіз тендерної документації;
- Аналіз конкурентоспроможності організації;
- Підготовка документів і подача заявки для участі в тендері;
- Допомога в отриманні тендерних кредитів і банківських гарантій;
- Подача цінових пропозицій та віддалене участь в електронних аукціонах від імені організації;
- Юридичний супровід (підготовка запитів на роз'яснення документації, подача скарг, підписання контрактів);
- Правова підтримка (консультації з юридичних, технічних та організаційних питань участі);
- Представлення інтересів організації в ФАС і суді;
- Навчання співробітників організації участі в тендерах.
У цьому списку я привів повний перелік послуг з супроводу, які можуть бути запропоновані постачальнику. Однак хочу вас попередити, що далеко не всі організації можуть запропонувати своїм клієнтам такий розгорнутий перелік. У кожної компанії комбінація таких послуг буде своя.
Кому підійдуть такі послуги?
Тендерний супровід підійде тим організаціям, які:
Плюси і мінуси тендерного консалтингу
Давайте почнемо з плюсів:
- Професійна і кваліфікована допомога, а також вичерпні консультації фахівців;
- Економія грошей, часу і сил на створення власного тендерного відділу або наймання кваліфікованого фахівця;
- Швидкий старт в підготовці компанії до участі в торгах;
- Оперативне повідомлення про появу нової інформації про проведені закупівлі, а також зміни, що відбулися в уже обраних процедурах;
- Не потрібно розбиратися в нормативних документах, що регламентують проведення закупівель, а також відстежувати зміни в законодавстві;
- Немає необхідності витрачати гроші на навчання і підвищення кваліфікації співробітників;
- Можливість сконцентрувати сили на те, що ви вмієте робити найкраще;
- Супровід можна використовувати тільки тоді, коли в цьому є необхідність, тобто не потрібно щомісяця платити зарплату фахівця, який не завантажено працюй, а також платити податки і відрахування;
- Виняток помилок у підготовці заявок та їх гарантований допуск до участі в процедурах;
- Збільшення результативності участі в торгах і як наслідок відсотка перемог.
Плюси ми з вами розглянули, тепер давайте розглянемо мінуси:
- Гарне супровід коштує дорого;
- Вам все одно необхідно буде залучатися до роботи, вивчати технічні завдання, приймати остаточні рішення, а також координувати і направляти дії співробітників, що займаються супроводом;
- Немає 100% гарантії перемоги в тендерах;
- Не виключений варіант того, що консалтингова фірма буде супроводжувати участь в торгах двох учасників одного і того ж тендеру;
- Співробітники консалтингової компанії займаються супроводом великої кількості організацій, тому їх занурення в рішення ваших завдань буде не повним.
Секрети супроводу участі в тендерах
У цьому розділі статті я хочу поділитися з вами декількома секретам або якщо так можна висловитися "фішками", які допоможуть вам максимально ефективно використовувати цей інструмент у своїй роботі.
Секрет № 1. Перш ніж вдатися до сторонньої допомоги, визначте, який результат вам необхідний.
Зайдіть для початку на офіційний сайт - www.zakupki.gov.ru і подивіться, чи є попит серед державних замовників на ваші товари, роботи або послуги. Визначте, який обсяг нових замовлень вам під силу виконати? У скількох процедурах для цього потрібно брати участь щомісяця? Чи вистачить у вас фінансових коштів для внесення забезпечення заявок і забезпечення виконання контрактів і т.д.?
Секрет № 2. Не віддавайте на аутсорсинг те, що можете добре зробити самі.
Ця рада більшою мірою відноситься до тих учасників закупівель (постачальникам), які вже мають досвід участі в торгах і хоча б раз пройшли весь шлях від пошуку інформації про проведені тендери до подачі заявки. Якщо це так, то ви вже знаєте, які етапи ви в змозі виконувати самостійно, а які вимагають великих витрат часу і сил. Віддавайте на аутсорсинг лише те, що у вас немає змоги зробити добре чи віднімає велику кількість ресурсів.
Секрет № 3. Ставтеся до тендерного супроводу як до інструменту, а не як до "чарівну паличку", яка забезпечить вас новими замовленнями.
Читаючи комерційні пропозиції більшості консалтингових організацій, у багатьох постачальників складається хибне уявлення про те, що варто звернутися до такої організації, і вам гарантована перемога у всіх тендерах, на який впаде ваш погляд. Хочу вас засмутити. Насправді це не так. Така організація в кращому разі зможе дати вам гарантію правильності підготовки вашої заявки, і що вона буде допущена замовником до самої процедури. Але гарантувати перемогу, на жаль, немає. Є багато факторів, на які не можна вплинути або передбачити.
Секрет № 4. Хочете ви цього чи ні, вам в будь-якому випадку доведеться брати участь в роботі по підготовці заявок і взаємодіяти з фахівцями консалтингової організації.
Якщо ви думаєте, що заплативши гроші за повне тендерну супровід, ви повністю захистите себе від цієї теми, то ви помиляєтеся. Вам в будь-якому випадку доведеться спілкуватися з фахівцями консалтингової організації, надавати їм вихідні дані, приймати рішення про участь в тих чи інших торгах, вивчати технічні завдання, розраховувати цінові пропозиції і т.д.
Секрет № 5. Дешево не означає якісно.
Недарма кажуть, що скупий платить двічі. Тому не піддавайтеся спокусі придбати послугу за копійчаною ціною. Якщо ви ознайомитеся з комерційними пропозиціями декількох компаній, то будете приблизно орієнтуватися в цінах на ту чи іншу послугу. Якщо ж вам пропонують послугу за ціною значно нижче середньоринкової, то і якість у неї буде відповідним.
Секрет № 6. Ретельно вибирайте організацію.
Секрет № 7. Не купуйтеся на гучні обіцянки.
Запам'ятайте, ніхто не в змозі гарантувати 100% перемогу в тендері або перемогу в заданій кількості тендерів за певний період. Якщо ви бачите подібні "гарантії" в комерційних пропозиціях або на сайтах, то знайте - це чистої води лукавство. Я не вірю таким обіцянкам, і вам не раджу.
Ось і всі секрети по тендерному супроводу, якими я хотів з вами поділитися. Давайте рухатися далі.
Договір на тендерну супровід
- Договір на надання послуг з акредитації на ЕТМ - завантажити зразок;
- Договір на надання послуг з комплексного супроводу в тендерах - завантажити зразок;
- Договір на надання послуг з пошуку тендерів - завантажити зразок;
- Договір на надання послуг із супроводу в конкретному тендері - завантажити зразок.
Скільки коштує тендерну супровід?
Розкид цін на подібні послуги в даний момент досить великий. У зв'язку з тим, що ці ціни постійно змінюються, я свідомо не буду приводити в цій статті точні цифри. Можете самостійно зайти в інтернет і ознайомитися з цінами на дані послуги.
Скажу лише наступне, що ціна може залежати від типу обраної послуги (локальна або комплексна), періоду надання послуги, регіону виконавця, а також від його кваліфікації. Як правило, у виконавців розроблені свої власні тарифні плани на подібні послуги з докладним описом того, що в них входить.
Проте кінцева вартість послуг, що надаються може обумовлюватися і в індивідуальному порядку з замовником. Благо конкуренція зараз на цьому ринку досить велика і кожен бореться за залучення клієнтів. Тому користуйтеся цим моментом і обговорюйте кінцеву ціну з виконавцем.
висновки та рекомендації
Давайте з вами підведемо невеликий підсумок усього сказаного вище в цій статті. При правильному використанні супровід в тендерах може стати відмінним інструментом для участі в торгах. Однак потрібно розуміти, що ніяка допомога навіть найбільш кваліфікована не зможе дати вам 100% гарантію перемоги в тендері. Збільшити шанси на перемогу - так, гарантувати допуск вашої заявки до участі в процедурі - так, але гарантувати перемогу - немає. Є чинники, на які неможливо вплинути або передбачити.
Для того щоб отримати дійсно якісні послуги з супроводу вам необхідно гранично уважно підійти до вибору консалтингової організації. Крім цього, вам необхідно буде брати безпосередню участь у взаємодії з фахівцями такої організації: надавати їм необхідні відомості, виконувати розрахунок цінової пропозиції, узгоджувати мінімальний поріг цінової пропозиції і т.д. Тобто без вашої участі тут ніяк не обійтися.
І наостанок, не піддавайтеся на порожні обіцянки, такі як "Ми виграємо для Вас 10 процедур протягом року" або "Ми виграємо для Вас кожен другий конкурс". Це обман чистої води! Не буду згадувати назву цієї компанії в своїй статті, думаю, що мої колеги, які в темі, зрозуміють, про кого я говорю.