У наказах по організації прийнято писати термін виконання завдання. Тому їх ми чіпати не будемо і звернемося до терміну виконання завдань по вхідних документів.
Почнемо, як завжди, з визначення термінів. Головний термін сьогодні - «термін виконання документа».
Таким чином, термін виконання документа ми можемо знайти в федеральному законі (наказі, постанові), а можемо самі створити всередині своєї компанії відповідний наказ або інструкцію з діловодства. Крім того, термін виконання документа може призначити керівник у своїй резолюції.
Нагадаю, що згаданий ГОСТ носить рекомендаційний характер. Питання діловодства в комерційних організаціях взагалі дуже слабо врегульовані. Але, якщо ми хочемо працювати грамотно, будемо дотримуватися існуючих документів.
Отже, якщо в резолюції зазначено термін виконання завдання. питань не виникає.
Якщо ж одна комерційна організація отримує лист від іншої комерційної організації, і в цьому листі міститься прохання (або вимога) відповісти в певний термін, цим можна і знехтувати. Як одного разу висловився мій директор, «це їх забаганки, а термін відповіді - 30 днів».
Є також ряд слів, що позначають термін виконання документа:
«Терміново», «негайно», «негайно» - 3 дні
«Оперативно» - 10 днів
Відлік днів починається з моменту підписання документа (резолюції).
Отже, як визначити термін виконання документа?
Якщо термін вказаний в резолюції - виконати в цей термін.
Якщо термін вказаний в листі і в резолюції керівника - виконати в термін, зазначений в резолюції.
Якщо термін вказаний тільки в листі, і цей лист надійшов з вищестоящої або державної організації - виконати в зазначений термін.
Якщо термін вказаний в листі, що прийшов з комерційної організації, а в резолюції терміну немає - виконати протягом 30 днів з моменту реєстрації листи.
Якщо строк не зазначений ні в листі, ні в резолюції - виконати протягом 30 днів з моменту реєстрації листи.
Якщо в резолюції є слова «терміново», «негайно», «негайно» - виконати протягом 3 днів.
Якщо в резолюції є слово «оперативно» - виконати протягом 10 днів.
Якщо перед вами стоїть завдання контролювати виконання документів у вашій компанії, найкраще, спираючись на перелічені мною регламент і закон, прописати терміни виконання документів в якомусь локальному нормативному акті. Не можна контролювати людей, будучи голослівним: якщо ви беретеся відстежувати терміни виконання, будьте готові відповісти на питання «А де написано, що потрібно саме так?». Ідеальний відповідь на нього - «В інструкції з діловодства». Якщо ж її у вас поки немає, підійде і звичайний наказ.
В кінці кожного робочого року готується звіт про виконання поставлених завдань у встановлені терміни.