Термін виконання документа - це термін, встановлений нормативно-правовим актом, організаційно-розпорядчим документом або резолюцією керівництва. Терміни виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а вхідний - з дати надходження. Якщо останній день терміну виконання документа припадає на неробочий день, то документ підлягає виконанню не пізніше робочого дня, що передує неробочому дню.
Типові терміни виконання визначаються нормативно-правовими актами [13]. Наприклад, депутатський запит виконується в 15-денний строк з дня його отримання чи інший термін, встановлений Верховною Радою України; звернення народного депутата України та депутата місцевої ради - протягом 10 днів з дня отримання, в разі необхідності додаткового вивчення чи перевірки - не пізніше ніж у місячний термін; бухгалтерський звіт і річний баланс (розгляд, затвердження та повідомлення рішень по ним) - в 15-денний строк з дня отримання; телеграми, що вимагають термінового виконання, - до двох днів, решта - протягом 10 днів; інформаційні запити щодо доступу до офіційних документів і запити щодо надання письмової або усної інформації задовольняються протягом місяця [З, ст. 33].
Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше 30 календарних днів. Якщо завдання (доручення) вимагає термінового виконання, слід вказати конкретний термін виконання.
Якщо в зверненні поставлено питання, не входить до компетенції установи, то воно не пізніше ніж через п'ять днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється заявнику.
Типові терміни можуть встановлюватися відомчими підзаконними актами, наприклад: про надання статистичної та фінансової звітності, про подачу претензій щодо якості продукції, апеляцій на рішення фінансових і судових органів і т.д.
В установі можуть бути встановлені типові для даної установи терміни виконання певних видів документів. Це регламентується інструкцією з діловодства даної установи.
Порядок зміни термінів виконання документів
Індивідуальний термін виконання документа можна змінити тільки за вказівкою посадової особи, яка його встановила.
Якщо керівник, який встановив термін виконання документа, відсутня, змінити термін може особа, яка його заміщає. Термін може бути продовжений, якщо виконавець подасть керівнику обгрунтоване прохання про це не пізніше ніж за три робочих дні до встановленої дати виконання, а для документів, на яких не вказані дати виконання, - за три робочих дні до закінчення граничного 30-денного терміну від дати отримання документа.
Терміни виконання термінових і оперативних доручень не продовжуються. Про всі випадки зміни терміну виконання документів відповідальний виконавець своєчасно інформує групу контролю (секретаря) для внесення змін до РКК (новий термін, дата зміни, підпис).