Етапи формування бюджету закупівлі можна розділити на три етапи:
1. Прогноз продажів, визначення показників ефективності асортименту і обчислення товарного запасу на сезон. важливо:
- де відбувається розрахунок сумарних показників;
- деталізація на групи асортименту і коригування на залишки здійснюється на етапах 2 і 3 і має на увазі копіткі розрахунки по групах асортименту.
2. Деталізація товарного запасу і прогноз залишків по асортиментної матриці.
3. Обчислення деталізованої асортиментної матриці і товарного запасу до закупівлі, розрахунок потрібного бюджету закупівлі.
Наведений алгоритм - це схема розрахунків ключових кроків, він може бути розширений і ускладнений в залежності від специфіки бізнесу.
Прогноз продажів, визначення показників ефективності асортименту і обчислення товарного запасу на сезон.
Цей етап дозволяє подивитися на свій бізнес «зверху» і, в кінцевому рахунку, зрозуміти, чи варто взагалі працювати з даної торгової точкою, чи потрібно планувати для неї закупівлі, рентабельна вона чи ні.
Для розрахунку суми товарного запасу до закупівлі, попередньо Ви повинні знати:
- план продажів на сезон (планована виручка в рублях);
- торгові націнки на початок сезону - mark up (сумарно);
- розміри знижки від початкової роздрібної ціни;
- норму залишку на кінець сезону.
Це входить інформація для розрахунку товарного запасу, на підставі якої розраховується фактична націнка з урахуванням знижок (mark on), а також показник валового прибутку.
Найбільш часто зустрічається помилка - вести планування не для кожної торгової точки, а для всієї мережі цілком. В цьому випадку ми не отримуємо об'єктивної картини, а лише заміряємо «середню температуру по лікарні». Тим часом кожен об'єкт бізнесу має на увазі індивідуальні умови для успішних продажів: кліматичні особливості, смакові переваги регіонів, різна «прохідність», місце розташування, площа магазина, структура споживачів, цінова сегментація і інші чинники, які необхідно враховувати.
Деталізація товарного запасу і прогноз залишків по асортиментної матриці.
Тут важливо коректно вказати структуру асортименту. Важливо розглядати не тільки показники структури продажів, але і структуру прибутковості груп асортименту. Показник структури товарного запасу в fashion-індустрії небезпечно на 100% брати виключно на підставі статистики. Також обов'язково потрібно включити експертизу і зважити додаткові якісні критерії. За основу можна взяти структуру валового прибутку за класифікатором асортименту і далі порівняти її зі структурою закупівлі по з / с і пропустити кількісні показники через фільтр якісних факторів продажів: вдалість закупівлі моделей, конкурентна пропозиція асортименту біля магазину, зміна тенденцій в купівельному поводженні і інші.
Далі після формування коректної структури товарного запасу відбувається розрахунок (рознесення) суми планового товарного запасу за структурою асортименту. Розрахований товарний запас для групи асортименту потрібно поділити на прогнозовану собівартість (с / з).
Для планування асортименту на наступний сезон Вам знадобиться розрахувати, скільки залишків перенесеться з попереднього сезону. У практиці є магазини, які не враховують залишки попередніх сезонів, а рахують кожну закупівлю індивідуально.
Найбільш часто зустрічається помилка при розрахунках вручну - не враховувати залишки при формуванні асортименту на сезон, або враховувати їх загальну суму по всьому асортименту без деталізації. Такий підхід призводить до того, що неможливо визначити, які саме асортиментні позиції є в наявності, а які потрібно посилити в закупівлі, їх просто не видно. Як наслідок - присутній на складі асортимент доповнюється новим, утворюючи ще більші залишки на кінець сезону, асортимент ж, який дійсно потрібен для виконання плану продажів, представлений недостатньо. Очевидні нецільове використання бюджету, захаращення складів, а також недостатні показники прибутковості компанії в цілому.
Обчислення деталізованої асортиментної матриці і товарного запасу до закупівлі, розрахунок потрібного бюджету закупівлі.
На цьому етапі магазини зможуть планувати кількість штук товару до закупівлі і перетворити їх в бюджет закупівлі.
Структура ТЗ індивідуальна для кожної компанії і базується на унікальній статистикою продажів. Якщо компанія виділяє в своєму асортименті лінії або групи ризиковості, закуповує більше одного бренду або має складну систему поставок, то розрахунок розширюється для обліку всіх потреб управління асортиментом. Тоді структура ТЗ розглядається у вигляді окремої матриці. При розрахунках обов'язково враховуються розмірні ряди, розмір ТЗ в закупівлі представляється у вигляді кількості моделей, які потрібно закупити.