У набір технологічної документації для кожного туру обов'язково включаються:
· Технологічна карта туристичної подорожі;
· Графік завантаження туристичного підприємства групами туристів на певний час;
· Інформаційний листок в путівці туристичної подорожі;
· Бланки путівок типової форми ТУР-1 «Туристська путівка»; (Додаток 8)
· Бланки договорів зі споживачами, турагентами (відповідно до Федерального закону «Про основи туристської діяльності в РФ»);
· Договори з партнерами-постачальниками послуг (готелями, транспортними компаніями, екскурсійними бюро);
· Калькуляція і розрахунок вартості туру;
· Графік руху по маршруту;
· Карта-схема маршруту;
· Текст шляховий інформації (для автобусних турів);
· Опис технологічних особливостей туру (пам'ятка про конкретні строки подачі заявок, заявок на транспорт, квитки, екскурсії і на бронювання в готельних підприємствах, підприємствах харчування; бланки заявок; графіки руху транспорту по маршруту; можливі пересади, очікування та ін.);
· Тексти пам'яток для туристів
· Довідкові матеріали по маршруту;
На автобусних турах заповнюється затверджений Міністерством транспорту Росії «Паспорт автобусного маршруту» (в зарубіжному варіанті - «Листки поїздки»), що відображає не тільки схему маршруту і технологію обслуговування, а й технічні дані автобуса, кілометраж і особливості автодоріг, заборони і обмеження автодорожнього руху, придорожні пункти відпочинку та харчування, санітарні стоянки.
Технологічна карта туристичної подорожі - це документ, наочно і лаконічно дає всі необхідні для роботи відомості і дані по туру.
У ряді випадків (в залежності від специфіки маршруту і обслуговування) деякі пункти можуть бути опущені.
Графік завантаження туристичних підприємств за маршрутом відображає реальну завантаження туристських підприємств за маршрутом і дозволяє її відстежувати і контролювати.
Інформаційний листок до путівки туристської подорожі містить розділи обов'язкової та додаткової інформації по маршруту, призначеної для туристів, і є невід'ємним додатком до туристської путівці або ваучеру. Він містить такі дані:
· Опис траси подорожі - пункти перебування, тривалість перебування та умови розміщення в кожному пункті обслуговування (тип будівлі, число місць в номері, його санітарно - технічне обладнання);
· Короткий опис району подорожі (пам'ятки, особливості рельєфу місцевості і т.п.), програми обслуговування в кожному пункті;
· Перелік послуг, що надаються за додаткову плату;
· Наявність спортивних споруд та майданчиків, автостоянок, пасажирських канатних доріг, водойм, атракціонів, дитячих ігрових майданчиків, бібліотек, кінозалів і т.д. і їх коротку характеристику;
У перелік додаткової інформації входять відомості, що залежать від специфіки туру:
· Інформація про вікові обмеження, прийомі батьків з дітьми, сімейних пар;
· Спеціальна інформація для туристських подорожей з походом;
· Інша інформація і рекомендації, що випливають з особливостей і специфіки конкретного туру або напряму.
Туристська путівка (ваучер) містить інформацію про надані відповідно до договору послуги і підтверджує їх оплату.
Договір з клієнтом на придбання туру.
Договору з партнерами - постачальниками послуг (з готелями, авіакомпаніями, автотранспортними підприємствами і ін.) Під-тверждаем можливості надання відповідних послуг.
Калькуляція (розрахунок) вартості туру здійснюється підсумовування третьому собівартостей кожної окремої послуги та нормативно закладений-ного відсотка прибутку (зазвичай становить для туроператора 15-20% собівартості туру).
Опис маршруту складається у довільній формі для зручності роботи менеджерів або супервайзерів по маршруту (або направле-ня), гідів, а також для додатка до договору з турагентом для включення в текст інформаційного листка до путівки.
Графік руху по маршруту складається в табличній формі із зазначенням дат і часу прибуття і відправлення по кожному пунк-ту маршруту.
Карта-схема маршруту складається для лінійних і кільцевих маршрутів з метою наочності шляху слідування.
Маршрут - заздалегідь намічений шлях туристського походу, подорожі, екскурсії. Маршрут повинен містити перелік всіх географічних пунктів і місць, послідовно відвідуваних у вре-мя подорожі, із зазначенням видів транспорту, використовуваних турис-те для пересування між пунктами зупинок (перебувань) на маршруті. Вихідною і кінцевим пунктом маршруту є пункти початку і закінчення подорожі. Початок маршруту - місце надання туристу першої туристської послуги, обумовленої в договорі, кінець - місце надання останньої туристської послуги.
Залежно від переміщення по шляху проходження на маршруті розрізняються лінійні, кільцеві, радіальні та комбіновані види маршрутів.
Лінійний маршрут-маршрут, початок і закінчення которо-го відбуваються в різних географічних пунктах перебування, напри-мер Гельсінкі - Москва.
Кільцевий маршрут - шлях проходження, початком і закінченням ко-торого є один географічний пункт перебування, наприклад тур «Америка» (Нью-Йорк - Вашингтон - Атлантік-Сіті - Філа-Дельфах - Нью-Йорк) або тур «Золоте кільце Росії» ( Москва - Сергієв Посад - Ростов-Ярославський - Ярославль - Кострома - Іваново - Суздаль - Володимир - Москва).
Радіальний маршрут - шлях проходження, початок і закінчення ко-торого знаходяться в одному географічному пункті перебування, распо-лагаясь в якому турист здійснює подорожі в інші пункти перебування, повертаючись в пункт початку подорожі.
Комбінований маршрут - шлях проходження, який містить елементи лінійного, кільцевого і радіального маршрутів в тій чи іншій комбінації.
Опис технологічних особливостей туру - це пам'ятка про терміни подачі заявок на транспорт, квитки, екскурсії в музеї, бронює-вання місць в готелях, харчування, а також нагадування про терміни і правила оформлення віз і страховок, пересадках, очікуваннях, про ро- ті гідів на прийомі або зарубіжних представників, гідів сопровож-дення і т. п. Для зручності роботи виготовляються спеціальні бланки заявок на перераховані послуги. Все це необхідно для оперативно-ної роботи персоналу, який контролює проведення даного туру.
Тексти пам'яток для туристів складаються в особливих, необхід-мих випадках, наприклад при організації спеціалізованих турів (пригодницьких, спортивних - по спорядженню, збереженню здо-ровья і безпеки під час подорожі і т.д.) або в разі на-правління туристів в екзотичні країни. Кожному туристу, Виез-жающему в країни, неблагополучні зважаючи на наявність там небезпечних інфекцій (чуми, холери, жовтої лихоманки, ВІЛ-інфекції, маля-рії), видаються індивідуальні пам'ятки, завірені підписом туроператора і печаткою фірми. Наявність таких пам'яток у туристів в обов'язковому порядку перевіряється при митному огляді в аеро-портах «Шереметьєво», «Внуково» і ін.
Прайс-листи - один з найважливіших робочих документів будь-туроператорської компанії. Тому, наскільки лаконічно і грамотно викладена в ньому інформація, багато в чому залежить успіх співпраці з турагентами. Прайс-листи можуть мати форму листівок, буклетів і каталогів (розгорнуті цінові пропозиції). У будь-якому випадку це інформація про ціни на різні туристські послуги.
У листівках інформація викладається стисло, а ціни турпакетів вказані лише на невеликий термін. В окремих випадках - це спеціальні пропозиції турфірм на один або на кілька вильотів.
Розгорнуті цінові пропозиції являють собою об'ємні видання (каталоги, буклети) і включають не тільки повний перелік сезонних розцінок пропонованих турів, а й додаткову ін-формацію рекомендаційного та роз'яснювального характеру: переч-ні необхідних документів для оформлення туру, правила оформлення візи і бронювання (з додатком листа бронювання), розклад авіаперельотів, інформацію про розцінки, умови арен-ди автомобілів і особливості готелів.
Всі технологічні документи комплектуються в «папку туру» або в «папку маршруту» для забезпечення безперебійної роботи туро-ператора на даній ділянці і дотримання принципу «гнучкості» ту-рістского продукту, щоб кожен працівник фірми міг з легкістю і кваліфіковано замінити відсутнього з будь небудь причин менеджера напрямку. [9]